Vorteile und Nachteile von Firmenkreditkarten

1. Braucht mein Unternehmen überhaupt Firmenkreditkarten?

Mit sogenannten Corporate Cards können Reisende ihre Geschäftsausgaben unterwegs schnell und problemlos begleichen.
Foto: iStockphoto

Der Autoteilehersteller Hella hat seit 1992 die Reisestellenkarte im Einsatz, und 2500 Mitarbeiter besitzen Einzelkarten (Corporate Cards). Doch auch für kleinere Firmen lohnt sich das Plastikgeld. „Bei diesen und bei mittleren Unternehmen ist die Reisekostenabrechnung oft in der Chef-Verwaltung angesiedelt“, sagt Hella-Travel-Manager Uwe Hoffmann: „Warum sollte nicht auch sie sich entlasten, was lästige Bargeldvorschüsse und Abrechnungen angeht?“ Und: „Firmenkreditkarten sorgen für bessere Übersicht, davon profitieren auch Mittelständler“, fügt der Travel-Management-Berater Sebastian Freiherr von Stein an. „Das kann sich schon ab fünf Karten positiv bemerkbar machen.“

2. Karten für jeden Mitarbeiter oder besser nur eine Reisestellenkarte?

Es handelt sich um zwei verschiedene Ansätze: Die Reisestellenkarte wird als eine Art virtuelle Karte von der Reisestelle oder dem Reisebüro verwendet, die Corporate Card hingegen dem Mitarbeiter als eigene, tatsächlich vorhandene Plastikkarte ausgehändigt. „Die Reisestellenkarte ermöglicht dem Travel Management unkompliziertes Bezahlen von Flugtickets, Bahnfahrkarten und Mietwagen. Ihr großer Vorteil ist der regelmäßige Überblick über alle Reisekosten der Firma“, erläutert Michael Fürer, Vertriebschef bei Marktführer Airplus. Mit der Corporate Card hingegen können Geschäftsreisende während der Reise dienstliche Ausgaben begleichen. Airplus empfiehlt die Kombination beider Kartentypen: „Sie ist die effektivste Lösung“, so Michael Fürer. „Die Reisestellenkarte bietet ein zentrales Konto mit großer Transparenz, mit der Corporate Card in der Tasche sind die Reisenden unterwegs stets liquide.“

3. Wer sollte eine Karte erhalten?

„Wer viel reist, bekommt die Karte“, erklärt Sylvia Wilhelm, die beim Autoteilehersteller Litens fürs Travel Management zuständig ist. „Zurzeit sind etwa 25 Karten unterwegs, bei Bedarf lassen sich schnell weitere nachschieben.“ Anders bei Hella: „Wenn eine Dienstreise anstand, hat der Mitarbeiter automatisch den Kartenantrag bekommen, ihre Benutzung wurde sofort in den Reiserichtlinien verankert“, erzählt Hoffmann. Auch Thomas Nau von American Express empfiehlt die Karte für alle Mitarbeiter, „die geschäftlich verreisen oder im Einkauf tätig sind“.

4. Was ist, wenn ein Kollege eine negative Schufa hat?

„Grundsätzlich kein Problem“, beruhigt Fürer von Airplus, „wenn sich die Firma bereit erklärt, für die getätigten Umsätze zu haften. Das muss der Mitarbeiter mit seinem Travel Management oder der Geschäftsführung klären.” „Der Kreditkartengeber drückt hier auch mal ein Auge zu“, weiß auch der Berater von Stein. „Die Karte sollte ja nicht für private Ausgaben genutzt werden. Auch wenn das Konto des Mitarbeiters mal nicht gedeckt sein sollte, wird das normalerweise locker aufgenommen.“ Tipp: bei solchen Problemen am besten kurz Kontakt zum Kreditkartenanbieter aufnehmen.

5. Abrechnung übers Firmenkonto oder über die Privatkonten?

Das ist eine Frage der Unternehmsphilosophie. „Bei uns wird zentral übers Firmenkonto abgerechnet“, so Sylvia Wilhelm von Litens, „Disziplin im Umgang mit der Karte ist daher sehr wichtig. Im Großen und Ganzen funktioniert das aber bestens.“ Hella wiederum rechnet über die Privatkonten der Mitarbeiter ab. „Interne Kommunikation ist da zentral“, so Hoffmann. „Wir haben das Thema frühzeitig angesprochen. Als kleinen Anreiz gab’s auf Wunsch eine kostenlose Private Card.“ „Kommunikation ist alles“, bestätigt von Stein: „Und der Betriebsrat muss einbezogen werden. Man muss erklären, wie es funktioniert und warum man es macht, dann geht es meist einfach.“ Corporate Cards haben ein Zahlungsziel von 4 Wochen – das heißt, das Geld ist schon wieder auf dem Konto des Mitarbeiters, bevor die Kartenfirma es abbucht.

6. Wie ergibt sich durch die Karte Transparenz bei den Reisekosten?

„Firmen ohne diese Karten können oft nicht steuern oder die Reisekosten kontrollieren, da sie über die dafür nötigen Daten nicht zentral und übersichtlich verfügen“, erklärt Bob Gottinger, Geschäftsführer beim Anbieter Corporate World. „Die Transparenz liegt vor allem in der detaillierten Abrechnung, die die Unternehmen beim Einsatz von professionellen Bezahllösungen erhalten“, betont auch Michael Fürer von Airplus. „Anhand der Rechnungsinformationen können Firmen sehr genau sehen, für was wo welche Kosten angefallen sind. Das ermöglicht jederzeit die volle Kostenkontrolle.”

7. Und dadurch wird gespart?

Thomas Nau sieht durch die detaillierten Abrechnungen Einsparpotenziale „sowohl bei den direkten Reisekosten, aber auch bei den oft vernachlässigten Verwaltungskosten.“ „Die Reportingdaten dienen als Grundlage für Verhandlungen mit Leistungsanbietern und können zudem als Benchmark herangezogen werden”, fügt Gottinger von Corporate World hinzu.

8. Und was kostet das Ganze?

Die Firma Litens zahlt derzeit „um die 40 Euro pro Karte“, so Sylvia Wilhelm. „Aber das ist umsatzabhängig. Ab einer bestimmten Summe fällt keine Gebühr an, das wird jedes Jahr geprüft.“ Auch die von Hella genutzen Airplus-Karten sind „faktisch kostenneutral“, sagt Uwe Hoffmann.

9. Wie finde ich die passende Karte?

„Da gilt es, die Leistungen und Mehrwerte genau zu vergleichen“, rät von Stein: „Nicht jede Firma braucht jedes Angebot.“ Und: „Oft sind Reiseversicherungen enthalten, aber da liegt die Tükke im Detail: Meistens müssen die entstandenen Kosten komplett mit der Karte vorgestreckt worden sein, damit sie greift.“ Airplus bietet – ohne Bedingungen – eine Mietwagen-Vollkasko-Versicherung, und Corporate World hält eine Online-Software zur Buchung von Flügen, Bahn und Hotels bereit.

10. Welche Anbieter gibt es?

Sowohl Reisestellenkarten als auch Corporate Cards bieten vor allem Airplus (Visa) und American Express an. Eine Gesamtlösung mit Kreditkarten (Mastercard), Online-Buchungssoftware und Reisekostenabrechnung für den Mittelstand offeriert Corporate World. Die Reisebürokette BCD hält für ihre Kunden eigene Karten bereit (American Express), die Santander Consumer Bank setzt auf Visa (ehemals die Karte der Royal Bank of Scotland). In jedem Fall ist wichtig: Für die Einführung sollte man sich viel Zeit nehmen. Hilfe zur Überzeugungsarbeit bei den Beschäftigten bieten die Kreditkartenfirmen selbst an.