Verträge mit Event-Agenturen

Genaue Prüfung: Verträge mit Dienstleistern sollten so genau wie möglich abgefasst sein. Das sorgt auf beiden Seiten für Sicherheit!
Foto: BrandX

Das nennt man Wildwuchs. Für seine rund 3000 Veranstaltungen im Jahr arbeitet Kosmetikhersteller L’Oreal in Deutschland bislang mit etwa 600 Eventagenturen zusammen. Die Verträge mit den Dienstleistern werden dabei von den einzelnen Fachabteilungen abgeschlossen. Entsprechend unter­ schiedlich fallen die Vertragswerke aus. Viel Arbeit also für die Hausjuristen des in Köln ansässigen Unternehmens. Doch damit ist ab 2011 Schluss. „Wir reduzieren die Zahl der Stammagenturen auf etwa 20“, sagt Travel Manager Jürgen Theel. Außerdem wird es für alle Dienstleister einen festen Rahmenvertrag geben.

Ohne Regeln geht es nicht

In dem wird unter anderem geregelt, dass sich die Agenturen auf ihre kreative Arbeit konzentrieren sollen und nicht mehr in Eigenregie Flüge oder Hotels buchen dürfen. Diese Leistungen würden in Zukunft zentral über L’Oreal beschafft. Auch die Zahlungsabwicklung über Airplus wird hier festgelegt. Die Einzelheiten und Inhalte der Veranstaltungen werden dann in separaten Verträgen zwischen den Fachabteilungen und den Eventagenturen fixiert.

Verträge, egal ob Rahmen­ oder Einzelkontrakte, sind eine komplexe Angelegenheit. Unternehmen sollten bei der Abfassung mit großer Sorgfalt vorgehen: „Je ausführlicher solch ein Vertrag im Vorfeld einer Veranstaltung gestaltet ist, desto weniger Ärger hat man hinterher“, sagt Gerhard Bleile, Vorsitzender des Verbandes Deutscher Veranstaltungsorganisatoren.

Auch Rüdiger Krenz, Travel Manager eines großen deutschen Finanzdienstleisters aus Köln, plädiert für klare Spielregeln: „Wichtig ist, dass beide Seiten wissen, worauf sie sich einlassen, und das geht nicht ohne eine schriftliche Vereinbarung.“

Er selbst hat einen Standardvertrag für den Eventbereich entwickelt, der die Grundlage jeglicher Zusammenarbeit ist. „Wir geben die Bedingungen vor und verlassen uns nicht auf das Kleingedruckte der Agenturen“, betont Krenz. So werden in dem Vertrag genau die Rechte und Pflichten beider Seiten festgehalten. Dazu gehören unter anderem die Leistungen, die eine Agentur zu erbringen hat. Krenz: „Das können schon mal bis 25 Einzelpositionen sein.“ Unverzichtbar ist auch ein genauer Budget-, Kosten- und Zahlungsplan für die jeweilige Veranstaltung sowie eine klare Regelung der Honorierung.

Was passiert mit Provisionen?

So besteht Krenz bei der Bezahlung der Agentur auf einem zuvor festgelegten Pauschalbetrag. Von einem prozentualen Aufschlag auf die gebuchten Veranstaltungsleistungen hält er nichts: „Das erschwert die Kostenübersicht.“ Wer nach Stunden oder Tagen abrechnet, sollte dagegen regeln, wer aufseiten der Agentur welche Aufgaben übernimmt, andernfalls drohen mitunter unnötig hohe Kosten. Gerhard Bleile: „Ein Projektleiter zum Beispiel muss keine Rechnungsdaten eingeben, dass kann auch ein Assistent.“ Bei der Vereinbarung eines Tagessatzes sollte zudem geklärt werden, ob dieser auf acht, neun oder zehn Stunden basiert.

Unbedingt in einen Vertrag gehören auch Stornierungsfristen und die je nach Zeitpunkt der Absage gestaffelten Stornogebühren. Ebenso wichtig ist die Absicherung möglicher Vorauszahlungen an die Agentur, zum Beispiel durch eine Bankbürgschaft des Dienstleisters. Fehlt eine solche Regelung, sind die Gelder im Falle einer Agenturinsolvenz weg. Vertraglich regeln sollte man ebenfalls den Umgang mit möglichen Provisionen und Rabatten von Hotels und anderen Leistungsträgern. Rüdiger Krenz beansprucht die für das eigene Unternehmen: „Die Agentur wird ja schon von uns bezahlt.“

Klare Vorgaben für eine gute Zusammenarbeit

Die Fachgruppe Travel im Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) hat sich ebenfalls mit dem Thema Einkauf von Veranstaltungsleistungen beschäftigt und zu diesem Thema einen 60 Seiten starken Leitfaden herausgebracht (anfordern bei: carsten.knauer@bme. de). Er enthält auch Empfehlungen zur Vertragsgestaltung mit Dienstleistern im Eventbereich. Folgendes sollte laut BME-Fachgruppe geregelt werden:

Vertragsgegenstand: Die Vertragsinhalte und -partner müssen klar benannt werden. Das Verhältnis von Auftraggeber, Auftragnehmer und weiteren Dienstleistern muss geklärt werden. Dies gilt auch für den Umgang mit Rabatten und Provisionen sowie für das Vorgehen bei Abweichungen vom ursprünglich vereinbarten Konzept. Vertragliche Änderungen bedürfen der Zustimmung beider Vertragsparteien und sind stets und unbedingt schriftlich festzuhalten.

Haftung/Gewährleistung: Agentur und Kunde müssen klären, inwieweit die Agentur für Fehler bei lediglich „vermittelten“ Dienstleistungen haftet. Wie umfangreich ist die Haftung der Agentur insgesamt? Ab wann liegt höhere Gewalt vor?

Geheimhaltung/Datenschutz: Alle Datenrechte sollen beim Auftraggeber verbleiben. Auch eine Exklusivitätsklausel für die jeweilige Veranstaltung gehört für die Travel-Fachgruppe in den Vertrag hinein.

Zahlungsfristen/Abrechnung: Der BME empfiehlt unter anderem, dass alle Rechnungen zwecks Kontrolle an den Auftraggeber gehen.

Laufzeit/Kündigung: Die Möglichkeit einer fristlosen Kündigung muss in jedem Fall erlaubt und vertraglich geregelt sein.