ABC der Geschäftsreise

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Flug: Cross Ticketing in der Y-Klasse

Airline-Allianzen: Luftfahrt-Bündnisse. Die meisten Fluggesellschaften haben sich aus Kostengründen einer der drei Allianzen angeschlossen: Star Alliance (um Lufthansa), Skyteam (um Air France) und Oneworld (um British Airways). Gut für Passagiere: aufeinander abgestimmte Angebote wie Vielflieger- und Firmenprogramme. Schlecht: die wachsende Marktmacht der Allianzen (Ticketpreise!).

Code Sharing: Verfahren, bei dem sich mehrere Fluglinien einen Flug teilen. Das heißt, jede Gesellschaft führt den Flug zwar unter eigener Flugnummer durch, tatsächlich fliegt aber nur eine der beteiligten Linien. In Europa muss diese schon bei der Buchung angegeben werden („Operated by ...“). Reisende profitieren, da sie bei „ihrer“ Airline mehr Flüge buchen können.

Corporate Net Fare: Firmenrate , die zwischen Unternehmen und Airline ausgehandelt wurde. Sie liegen deutlich unter dem Normalpreis (Full Fare). Lohnt sich für Langstrecken-Business-Class. Bei Economy und Kurz-/Mittelstrecke ist der Marktpreis (Published Fare) oftmals günstiger.

Cross Ticketing: Reisebüros koppeln geschickt Termine einer geplanten und fiktiven Reise, um Ticketpreise zu sparen. Das heißt, es werden mehrere preisgünstige Hin- und Rückflugtickets gebucht, von denen aber nicht alle genutzt werden. Kann Probleme ergeben, wenn der Fluggast nur das Rückflugticket verwenden möchte: Manche Airlines verbieten das ausdrücklich.

Nicht geflogen? Die Gebühren gibt’s zurück

Sie haben ein günstiges Flugticket gebucht und sind am Ende doch nicht geflogen? Zwar lassen sich diese sogenannten restriktiven Flugscheine meist weder stornieren noch umbuchen – doch die darin enthaltenen Steuern und Gebühren können Sie sich zurückholen! Oftmals weisen Fluggesellschaften nicht von sich aus auf diese Möglichkeit hin, deswegen müssen Sie oder Ihr Reisebüro aktiv werden. Zum Teil kommen hier hohe Summen zusammen.
Pferdefuß: Manche Airlines wollen dies unterbinden und nehmen für die Gebühren-Rückzahlung so hohe Gebühren, dass sie kaum mehr lohnend ist.

Direct Connect: Umgehung der Reservierungssysteme durch direkte Anbindung an die Airline.

Feeder: Zubringerflug.

Firmenförderung: Bonuskonzept analog der Vielflieger-Programme. Im Gegensatz zu diesen profitiert jedoch das Unternehmen. Belohnt werden alle Flüge, die Mitarbeiter mit der betreffenden Airline unternehmen.

Interline Agreement: Airlines, die bei der Ticketausstellung kooperieren: Reisende können ein einziges Ticket für verschiedene Gesellschaften benutzen, etwa für den Weiterflug nach Umsteigen. Damit ist eine Weitertransportgarantie gegeben.

Low Cost Carrier: Billigflieger. Extremform sind die No Frill Carrier: Bei ihnen muss jede Zusatzleistung extra bezahlt werden, und sie sind ausschließlich über ihre eigene Internetseite zu buchen (nur Ryanair und Wizzair). Easyjet und Germanwings haben Elemente der National Flag Carrier (Linienfluggesellschaften) wie reservierte Sitzplätze, Buchbarkeit über Reservierungssysteme (siehe GDS) und Firmenförderprogramme übernommen. Air Berlin gilt als Hybrid Carrier (Mix Billig- und Linienflieger).

Minimum Connecting Time: Mindestzeit, die ein Reisender benötigt, um umzusteigen. Wird sie bei der Buchung unterschritten, entfällt die Weitertransportgarantie!

PAX: Passagier.

PNR: Passenger Name Record, deutsch: Passagiernamensregister. Hier finden sich alle Daten des Fluggastes rund um seine Buchung, darunter Adresse, Hotel am Zielort, E-Mail und spezielle Essenswünsche. Seit den Terrorattacken verlangen die USA vermehrt persönliche Daten, was zu einem Konflikt mit EU-Datenschützern geführt hat.

Y-Klasse: Y, M, B und H sind die traditionellen Buchungscodes für die Economy Class, während C, D, J, Z, I für Business und F für First Class stehen. Allerdings gibt es inzwischen eine Vielzahl von Codes, die ab und zu auch mal wechseln. So kann sowohl L als auch M für Economy stehen, die Preise unterscheiden sich jedoch.

YQ TAX: Zuschläge für Sicherheitsgebühren und Kerosinsteuer, die auf dem Flugschein getrennt ausgewiesen werden.

Hotel: BAR, LRA – MfG!

BAR: Best Available Rate, zu Deutsch: der zum Buchungszeitpunkt günstigste Übernachtungspreis. Diese Rate verändert sich ständig – je nach Auslastung des Hotels. Statt fester Firmenpreise vereinbaren Unternehmen und Hotels manchmal eine dynamische Firmenrate: Rabatte von 5 bis 15 Prozent auf die BAR.

Brutto oder netto: Darüber streiten Travel Manager: Sollen Sie mit den Hotels Nettopreise (also für die reine Übernachtung) oder Bruttoraten (samt Mehrwertsteuer, Bettensteuer und Frühstück) vereinbaren? Momentan scheint eine Mischform aktuell: Es werden zwar Bruttopreise verhandelt, im Vertrag stehen jedoch darauf basierende Nettoraten. So können Hoteliers ohne großen Aufwand erhöhen, wenn etwa Steuererhöhungen anstehen.

City Limit: Für Städte, in denen es keine Vertragshotels gibt, wird Mitarbeitern eine Kostenhöchstgrenze gesetzt, unter der sie ihr Hotel nach Wunsch buchen dürfen. Diese umfasst Übernachtung und Frühstück und liegt in vielen Firmen bei 80 bis 100 Euro für Deutschland. Die Mitarbeiter müssen sich jedoch an den vorgeschriebenen Buchungsweg halten (etwa über ein Hotelportal).

Feste Budgets statt Preisgrenzen

City Limits von 80 oder 100 Euro pro Nacht für Städte, in denen die Firma keine Hotelverträge abgeschlossen hat, sind heute weitverbreitet. Die Alternative sind feste Budgets. Dieses System nutzt die Erkenntnis, dass Mitarbeiter beim Sparen viel kreativer sind, als es manch Vorgesetzter oder Travel Manager wahrhaben will. Gibt man feste Ausgabenbudgets pro Abteilung oder Mitarbeiter vor statt starrer Preisobergrenzen, so kann dies zum Sparen anregen. Im Rahmen ihres Budgets dürfen sich Mitarbeiter ihre Hotels dann selbst aussuchen.
Motto: Je günstiger sie buchen, desto häufiger können sie unterwegs sein.

Deposit: Vorauszahlung, die Hotels bei größeren Tagungen erheben. So hat das Haus die Sicherheit, dass es nicht auf den Kosten der unvermieteten Zimmer sitzen bleibt, wenn die Veranstaltung kurzfristig platzt. Unternehmen sollten jedoch versuchen, einen eigenen Rahmenvertrag mit einheitlichen Deposit- und Stornobedingungen zu formulieren, um nicht von den unterschiedlichsten AGB abhängig zu sein.

Floating Rate: dynamische Firmenrate. Statt eines Festpreises erhalten Unternehmen einen vereinbarten Rabatt auf den tagesaktuellen Preis (siehe BAR). Vorteil: Travel Manager vermeiden Konflikte mit Reisenden, falls die BAR mal niedriger als die Firmenrate sein sollte. Nachteil: Hotelkosten lassen sich nur schwer im Voraus kalkulieren.

Hotelportale: Mittlerportale wie HRS, hotel.de oder ehotel, über die Unternehmen ihre gesamten Hotels buchen. Im Gegensatz zur Direktbuchung bieten die Portale Preisvergleiche und gewährleisten ein umfassendes Reporting. Zudem lassen sich Firmenzugänge einrichten, in die Unternehmen ihre eigenen Firmenraten einpflegen lassen können. Hotels zahlen für jede Buchung Provision ans Portal, bei HRS zum Beispiel 13 Prozent.

LRA: Last Room Availibility, zu Deutsch: das Zugriffsrecht aufs letzte freie Zimmer. Oft ist eine solche LRA im Ratenvertrag zwischen Unternehmen und Hotel festgelegt. Das heißt, die Firma erhält das Zimmer zu ihrem Spezialtarif, obwohl der Tagespreis sehr viel höher ist. Doch Vorsicht: Meist gilt die LRA nur für Zimmer der vereinbarten Kategorie.

No Show: Erscheint der Gast nicht, ohne rechtzeitig zu stornieren, wird meist dennoch der gesamte Zimmerpreis fällig (bei einer Nacht, sonst 80 Prozent). Wird ohne Kreditkarte gebucht, verfällt die Buchung häufig nach 18 Uhr.

Ratenparität: Ziel aller Hotels: derselbe Zimmerpreis in allen Buchungskanälen.

REVPAR: Revenue Per Available Room. Eine wichtige Kennziffer für Hotels: Für sie ist der Erlös, den sie pro verfügbarem Zimmer erzielen, wichtiger als der Umsatz. So kann eine niedrigere Auslastung des Hauses mitunter besser sein als eine hohe, wenn der Zimmerpreis hoch ist.

Serviced Apartment: Alternative zum Hotel für Geschäftsreisen ab vier Nächten. Die Gäste können Serviceleistungen nach Wunsch buchen; das Zimmer enthält eine Küchenzeile.