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IKEA-Travel-Management im Porträt

Strategie 2020, so nennt der Möbelkonzern ein Konzept, das auch das Travel Management betrifft. Es stärkt virtuelle Meetings und setzt auf vereinfachtes Buchen.

von Oliver Graue, 20.05.2016, 09:00 Uhr
Mit 50 Läden ist IKEA in Deutschland vertreten.
Foto: Inter IKEA systems

Networking und stete Veränderung zählt Anika Schmitt zu den Herausforderungen, die sie ganz besonders schätzt. Beides passt zu dem Arbeitgeber, für den sie seit inzwischen neun Jahren tätig ist: Treffen haben für IKEA einen hohen Stellenwert, und wie sich diese am besten gestalten lassen, das hat der schwedische Möbelkonzern gerade in seiner „Strategie 2020“ definiert.

„Wir reisen, um uns zu treffen“, nennt Anika Schmitt den Basisgedanken. Und das Ziel solcher Treffen sei es, zum Erfolg des Unternehmens beizutragen: ein Grund, den reinen Spargedanken nicht in den Vordergrund zu stellen. Zwar sei die Kostenfrage wichtig, daneben stünden aber weitere Säulen wie Umweltschutz und Gesundheit der Mitarbeiter. „Daher sind wir zum Ergebnis gekommen, das Travel Management im Personal aufzuhängen“, sagt die 36-Jährige, deren Bezeichnung denn auch „Meeting & Travel Manager“ lautet. Schließlich gehe es am Ende um den Menschen, in den man investiere.

Niedrige Reisekosten gehören zur IKEA-Philosophie

Dabei sind bei dem Möbelhaus, das mit niedrigen Preisen wirbt, niedrige Reisekosten natürlich auch ein Thema. So sind bei Ausschreibungen immer die Kollegen aus der Einkaufsabteilung mit von der Partie; zudem werden fast alle Verträge global geschlossen. Dabei kommt dem Travel Management die prägende Philosophie des Unternehmens entgegen: „Unsere Mitarbeiter – vom Verkäufer bis zum Landeschef – reisen so, wie die Menschen reisen würden, die bei uns einkaufen“,erklärt die Reiseexpertin: „Selbstverständlich fliegen wir in der Economy Class und fahren höchstens VW Kombi. Daher müssen wird den Kollegen auch in wirtschaftlich guten Zeiten keine strikten Reiserichtlinien schmackhaft machen, denn sie handeln immer so, weil es eben zu unseren Werten gehört.“

„Die Frage, wozu und wie wir uns treffen, ist ein wichtiger Teil unserer Strategie 2020“, erläutert Anika Schmitt. Eine Übersicht über alle Meetings gehöre ebenso dazu wie der Mix aus echten und virtuellen Treffen. Derzeit hält der Möbelgigant eine Hybridform für möglich: Es könnten Hubs geschaffen werden, aus denen sich Teilnehmer virtuell zu einer klassischen Sitzung dazuschalten. Weniger echte Reisen – darüber freue sich nicht nur das Controlling, sondern auch die Mitarbeiter, die für eine möglicherweise kurze Besprechung nicht mehr den Stress einer langen Dienstreise auf sich nehmen müssten.

Egencia neuer Reisebüro-Partner

In Deutschland kümmert sich Anika Schmitt, die ihr Büro in der Zentrale in Hofheim-Wallau hat, um alle strategischen Fragen im Meeting und Travel Management. Eine Kollegin sorgt für das operative Geschäft, eine weitere kümmert sich in Dortmund um die Belange der Mitarbeiter, die für die Lagerstandorte arbeiten. Als Pilot bei neuen Projekten im Travel Management fällt die Wahl unter den Top-5-Ikea-Ländern meist auch auf Deutschland – wegen seiner starken Betriebsräte und erfahrenen Reisenden. „Wir haben die Erfahrung gemacht, dass alles, was hier funktioniert, meist auch anderswo klappt“, so die einstige TUI- und Airtours-Managerin.

Ein größeres Projekt steht gerade an: der Wechsel des Reisebüros. Neuer IKEA-Partner ist die Online-Agentur Egencia: „An ihn wollen wir möglichst große Teile des operativen Bereichsabgeben“,nennt Anika Schmitt einen Grund für diese Wahl. Ein anderer: „Reisenden sollen sich aus einem One-Stop-Shop bedienen können, statt für jede einzelne Leistung die Kanäle wechseln zu müssen.“ Und es soll – eine weitere IKEA-Philosophie – alles so simpel sein wie nur möglich: „Am besten ist es, wenn bei der Buchung erst gar keine Fragen aufkommen.“

Anika Schmitt
Foto: privat

Travel Management bei IKEA

Für IKEA, 1943 von Ingvar Kamprad in Schweden gegründet, arbeiten heute 155.000 Menschen, davon 16.800 in Deutschland. Genau 50 der weltweit 328 Einrichtungshäuser befinden sich hierzulande und tragen 4,4 Mrd. Euro (+ 7,7 % gegenüber 2014) zum Gesamtumsatz von 31,9 Mrd. Euro bei. 2015 machte IKEA einen Gewinn von 3,5 Mrd. Euro. Die deutsche Hauptverwaltung mit etwa 300 Mitarbeitern sitzt in Hofheim-Wallau.

Die Kosten für Reisen aus Deutschland heraus liegen bei etwa 15 Mio. Euro jährlich. Am meisten wird innerdeutsch zwischen den Standorten gereist sowie nach Kopenhagen/Malmö zur Zentrale. Travel Arranger in den 50 Stores unterstützen bei Buchungen; die meisten Mitarbeiter buchen selbst.

Anika Schmitt kümmert sich seit neun Jahren um die Geschäftsreisen bei IKEA. Die gelernte Reiseverkehrskauffrau hatte zuvor beim Veranstalter Airtours und dann bei TUI für den Bereich Incentives & Events mit Schwerpunkt Motorsport gearbeitet.

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