Meetings-Management der Deutschen Post

Wolfgang Suchetzki ist oberster Geschäftsreise-Einkäufer der Deutschen Post DHL.
Foto: DHL

Die „Travel Days“ waren der Renner. „Sie sind sehr gut bei unseren Mitarbeitern angekommen“, freut sich Wolfgang Suchetzki, oberster Geschäftsreise-Einkäufer der Deutschen Post DHL: „Daher werden wir sie in jedem Fall fortführen.“ Eine simple Idee mit toller Wirkung: Als sich die Post vor knapp zwei Jahren entschieden hatte, nach den Einzel-Übernachtungen auch die Tagungshotels zentral einzukaufen und zu buchen, war „Kommunikationsbedarf nötig“, wie es Suchetzki formuliert.

Die Idee der „Travel Days“ war geboren. In eigens einberaumten Veranstaltungen wurde den Sekretariaten das Thema Online-Buchung nahegebracht. Damit ließen sich drei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Neben dem Fachwissen, das Suchetzki und sein Travel-Management-Kollege Gunter Walter auf diese Weise vermittelten, wurde den Fachabteilungen von Anfang an die Angst vor einem möglichen Kompetenzverlust genommen: Sie sind nicht „Verlierer“, sondern aktiv Beteiligte der neuen Lösung. Und „weil wir dadurch ihre Unterstützung gewonnen haben, konnten wir das Maverick Buying, also den wilden Einkauf an uns vorbei, wirkungsvoll einfangen“, erläutert Wolfgang Suchetzki.

Vorher

Bis 2006 gab es bei der Deutschen Post weder eine Veranstaltungsrichtlinie noch Standards in den Hotelverträgen. Die Gesamthöhe der Meetings-Ausgaben war nicht bekannt, da jede Abteilung eigenständig und unabhängig voneinander buchte. Die Buchung war nicht automatisiert, und es wurde nicht auf bevorzugte Partner gesteuert.

Nachher

Über das Online-Hotelportal HRS buchen die Abteilungen neben ihren Einzelhotels nun auch Tagungen. Dank dieser zentralen Lösung gibt es erstmals eine Übersicht über die gesamten Veranstaltungsausgaben (Reporting). Zudem lässt sich gezielt auf Partner steuern, mit denen finanzielle und rechtliche Rahmen ausgehandelt wurden.

Hilfe statt Kompetenzstreit

„Tagungsbuchung gehört zu den Aufgaben, die gern von Sekretariaten erledigt werden“, sagt auch Gunter Walter: „Wir haben ihnen nun Instrumente an die Hand gegeben, die ihnen diesen Job erleichtern – und keinesfalls wegnehmen.“ Die Instrumente, das sind: erstens ein zentrales Online-Portal, über das sich Veranstaltungshotels bequem buchen lassen, und zweitens ausgehandelte Tagespauschalen und einheitliche Vertragskonditionen für Deposit und Storno. Und um der Einfachheit willen entschied sich die Post für einen „One-Stop-Shop“. Soll heißen: Über das bisherige Individualhotel-Portal HRS werden nun auch Tagungen gebucht.

Berater für die Abteilungen

Ergebnis: Der Konzern gewinnt dank der zentralen Lösung erstmals eine Übersicht über die Veranstaltungsausgaben. Durch die Automation lassen sich zudem Zeit und Geld sparen. „Dabei verstehen wir uns als eine Art interner Berater“, sagt Suchetzki: „Denn auch die einzelnen Abteilungen, also die Budget-Halter, profitieren durch Transparenz und bessere Konditionen.“ Und durch eine neue rechtliche Sicherheit. War es im Krisenjahr 2009 immer wieder zu Diskussionen über Stornokosten gekommen, ist dies durch die Rahmenvereinbarungen nun geklärt. „Wir können den Sekretariaten sagen: Wenn ihr über uns bucht, klappt alles“, so Walter.

Mit Erfolg: Die Zahl der Online-Buchungen hat seit 2010 „extrem zugenommen“, so Suchetzki, der den Nutzungsgrad seiner Lösung nun auf Europaebene erhöhen will.

Porträt

Weltgrößter Post- und Logistikkonzern

Deutsche Post DHL: Mit mehr als 470.000 Mitarbeitern in 220 Ländern ist die Deutsche Post DHL der weltgrößte Post- und Logistikkonzern. Das börsennotierte Unternehmen macht einen Jahresumsatz von gut 50 Mrd. Euro. Hauptsitz ist Bonn.

Travel Management: Als Vice President Corporate Category Management Travel & Entertainment ist Wolfgang Suchetzki für den globalen Geschäftsreise- und Mice-Einkauf verantwortlich. Für das Travel Management der Post sorgt Gunter Walter.