So reist Vattenfall

Foto: Vattenfall

Für Vattenfall ist es ein Megaprojekt: Europas größter Wärmeerzeuger stellt sich neu auf – europaweit statt länderspezifisch. Ein Schritt, „von dem natürlich auch das Travel Management betroffen ist“, erzählt Peggy Gabriel, die im Einkauf den Bereich Geschäftsreisen leitet. Und mehr noch: „Wir hatten im Konzern eine Vorreiterrolle und gehörten zu den Ersten, die die neue internationale Struktur gelebt haben.“

Seither reist die Berlinerin selbst ab und zu in jene Staaten, in denen Vattenfall vertreten ist – ins Heimatland Schweden, nach Holland, England oder Dänemark. Denn auch wenn sie international „den Hut aufhat“, besucht sie ihre Teamkollegen vor Ort, um mit ihnen die neuen internationalen Strukturen im Travel Management zu besprechen. „Bei einem solchen Projekt ist das direkte, persönliche Gespräch mit den Kollegen in den anderen Ländern der Schlüssel zum Erfolg“, sagt sie. Selbst dann, wenn es mal in Regionen Nordschwedens geht, in denen Temperaturen von minus 35 Grad herrschen.

Karte verschlankt Verwaltung

Und: Übers Knie gebrochen wird bei Vattenfall nichts. „Wir gehen Stück für Stück vor“, betont Gabriel. Zunächst stand die Suche nach einem europaweit einheitlichen Reisebüro an, das die zuvor sechs Agenturpartner ablöste – das wurde mit BCD gefunden. Mit zwei Mietwagenanbietern schloss sie Verträge, „die Hotelkonsolidierung läuft“, so Gabriel, „und auch das Kreditkartenthema wird mit Sicherheit in Kürze auf europäischer Ebene diskutiert“.

Vorher

Die Geschäftsreiseplanung ist seit 2003 dem Einkauf zugeordnet, ihre Organisation ist länderspezifisch. Europaweite Kooperationen gibt es zwar bereits seit 2006, jedoch im Rahmen spezieller Projekte zur Kosteneinsparung.

Nachher

Im Zuge der Europäisierung der Vattenfall-Strukturen wird auch das Travel Management neu organisiert. Es wird von Berlin aus geleitet, jedoch mit festen Ansprechpartnern in den einzelnen Ländern. Vattenfall formuliert eine einheitliche Reiserichtlinie, und die sechs Reisebüro-Partner werden durch einen einzigen ersetzt.

In Deutschland hatte Peggy Gabriel die Kreditkarten bereits 2008 umgestellt, „nachdem wir seit 2002 fast sämtliche Anbieter und Modelle durchhatten“, schmunzelt sie. Für optimal hält sie die Kombination aus zentralen Reisestellenkarten, über die das Reisebüro Flüge, Bahnfahrten und teilweise Mietwagen bucht, und den etwa 2000 Mitarbeiterkarten, die Vattenfall in Deutschland ausgegeben hat.

„Dadurch hat sich unser Verwaltungsaufwand enorm verschlankt“, sagt sie: Einzelne Rechnungen müssen nicht mehr geprüft werden, stattdessen geht eine Sammelabrechnung direkt an die Buchhaltung. Zudem fällt die gesamte Belegführung weg, Kostenstellen werden automatisch zugeordnet, und weil der Stromkonzern mit rein elektronischen Rechnungen arbeitet, „vereinfacht dies unsere Prozesse zusätzlich“.

Noch unterhalten die meisten Länder, in denen der Konzern Töchter hat, zwar lokale Kreditkartenverträge. Doch, so Gabriel: „Wir wollen das Schritt für Schritt harmonisieren.“ Weitere Ziele hat sich die Managerin längst gesetzt. „Wir schauen uns international derzeit sehr genau unsere Eventausgaben an“, sagt sie. Und auch die Kohlendioxid-Kompensation – für ein schwedisches Unternehmen wie Vattenfall längst ein Thema – versucht sie zu vereinfachen. Möglicherweise direkt über die Kreditkarte.

Europas fünftgrößter Energieversorger

Vattenfall: Der Stromkonzern, der dem schwedischen Staat gehört, ist mit 7,8 Mill. Strom- und 2,1 Mill. Gaskunden die Nummer 5 in Europa. Aktiv ist der Erzeuger in Schweden, Holland, Belgien, Dänemark, Finnland, Polen und England. In Deutschland übernahm er HEW, Bewag, Laubag und VEAG. Vattenfall hat 38.000 Mitarbeiter.

Geschäftsreisen: Die jährlichen Reiseausgaben bewegen sich im zweistelligen Millionenbereich, Firmenverträge gibt es mit gut einem Dutzend Fluggesellschaften und (noch) mehreren Hundert Hotels.

Peggy Gabriel: Seit 2003 verantwortet die Berlinerin, zuvor bei einem Reiseveranstalter und in der Hotelbranche tätig, das Reisemanagement bei Vattenfall. Erst deutschlandweit, seit 2011 auf Europaebene. Musik und Laufen sind ihre Hobbys.