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Travel Management bei Kärcher

Im Zuge der Globalisierung hat das schwäbische Unternehmen seine Geschäftsreiseplanung deutlich vereinfacht. BizTravel informierte sich am Stammsitz in Winnenden.

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von Oliver Graue, 22.09.2017, 17:35 Uhr
Das Travel-Team bei Kärcher
Foto: Kärcher

Genau 2,33 Milliarden Euro Umsatz verbuchte der Reinigungsgerätespezialist Kärcher 2016 – so viel wie nie zuvor. Das Unternehmen aus dem schwäbischen Winnenden ist ein typisches Beispiel dafür, wie aus einem Familienbetrieb (der Kärcher nach wie vor ist) ein Weltmarktführer wurde. Gereist wird inzwischen zu den Gesellschaften und Handelsvertretungen in mehr als 100 Ländern. Ohne ein professionelles Travel Management wäre das kaum zu machen.

Dabei war das Unternehmen, das 1950 Europas ersten Heißwasser-Hochdruckreiniger auf den Markt brachte, immer schon fortschrittlich unterwegs. Lange Zeit kümmerte sich eine Reisestelle um das operative Geschäft, und wer wollte, konnte bereits selbst über eine Online-Software buchen. „Das war aber freiwillig und wurde wenig genutzt“, sagt Peter Hettich, Leiter des Event-, Travel- und Visitor-Managements. „Zudem fielen riesige Mengen Papier an, weil Reisen umständlich beantragt werden mussten. Am Ende stand ein langer Prozess mit oft mehreren Telefongesprächen, Papieranträgen und Rückfragen.“

Für eine Weiterentwicklung der Strategie fehlte die Zeit. Zumal auch die Kosten für die Kreditkartenrechnungen manuell geprüft und erfasst werden mussten. Einen elektronischen Rechnungsimport gab es noch nicht.

Zwei Großprojekte gestartet

„So viel Papier und so viele Prüfungen – das wollte ich ändern“, sagt Hettich, der 2013 das Travel Management übernahm. Hinzu kam, dass das Wachstum von Kärcher fast zu einer Verdreifachung der Ticketbuchungen binnen 15 Jahren geführt hat. „Das war mit der traditionellen Methode nicht mehr zu bewältigen. Wir haben die Unternehmensberaterin Andrea Zimmermann von btm4u engagiert, damit sie uns durch den gesamten Prozess der Analyse, der Umsetzung sowie des Aufbaus eines internationalen Travel Management begleitet.“

Hettich und sein Travel-Team starteten zwei Großprojekte. Erstens ging es um den Aufbau eines Risiko-Managements, zweitens um die Globalisierung der Reiseorganisation – mit dem Ziel verschlankter Prozesse, einfacherer Strukturen und der Digitalisierung. „Das allerdings bedingt Change Management bei unseren Reisenden und buchenden Sekretariaten“, sagt Travel Managerin Saskia Breitkreutz.

Ampelsystem in der Online-Buchung

Gemeinsam mit Andrea Zimmermann wurden zunächst die bisherigen Abläufe im Travel Management analysiert und vereinfacht. Viel Papier wurde eingespart, die Abläufe wurden digitalisiert. Für die Reisenden wurde die Online-Buchung verpflichtend eingeführt – dank der vielen innereuropäischen Punkt-zu-Punkt-Flüge eine passende Lösung. Für Fernstrecken wenden sich die Beschäftigten direkt ans Reisebüro.

In der Software sind Reiserichtlinien und Kostengrenzen hinterlegt. Ein Ampelsystem signalisiert, ob Buchungswünsche regelkonform sind. Kreditkartendaten werden inzwischen automatisiert in die Reisekostenabrechnung eingelesen, und die Beschäftigten haben den Überblick über die Gesamtkosten. Hettich: „Dies war die Basis dafür, für den größten Teil der Reisen auf die förmliche Genehmigung zu verzichten.“

Nach der Umstrukturierung ging es an die strategische Arbeit. Projekte wurden im Team aufgeteilt, jeder erhielt Verantwortlichkeiten. Eine umfassende Mitarbeiterbefragung stand ebenso an wie die Umsetzung des internationalen Projekts. „Anhand einer strukturierten Abfrage haben wir bei unseren Gesellschaften Reisekosten, Buchungsprozesse und Partnerschaften ermittelt“, sagt Hettich. „Teilweise mussten wir genau hinschauen, um zu erkennen, auf welche Konten Reisekosten verbucht wurden.“ Zudem trugen die Ergebnisse dazu bei, einen für alle Gesellschaften gültigen Rahmen einer internationalen Reiserichtlinie zu formulieren. Dieser wird jeweils durch nationales Recht ergänzt – etwa in Steuerthemen.

Hohes Kostenbewusstsein

„Durch all diese Änderungen haben wir unsere Zusammenarbeit mit den anderen Abteilungen des Unternehmens deutlich verbessert“, nennt Hettich einen „Nebeneffekt“ der Neuaufstellung. „Das Travel Management bei Kärcher ist bestens integriert, mit vielen Schnittstellen – zu den Finanzen etwa, zum Gesundheitszentrum und zu den Fachabteilungen.“

Travel Risk Management ist das zweite Großprojekt im Travel Management: „Das Thema Sicherheit ist für uns sehr wichtig“, sagt Saskia Breitkreutz. „Wir wollen wissen, wo sich unsere Reisenden befinden.“ Hier war das Unternehmen zwar auch in früheren Jahren schon Pionier: In einem „Reisebuch“ wurden alle Reisen detailliert eingetragen. „Aber das war sehr zeitintensiv.“

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