Travel Management der Merck KGaA

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Es ist das alte Lied: Business Class oder Economy? Als Christoph Carnier, Director Travel & Fleet bei Merck, im vorigen Jahr die Reiserichtlinien überarbeitete, stand er vor genau dieser Frage. Klar war nur: Der Darmstädter Pharma- und Chemiekonzern würde die First Class ausnahmslos streichen. Anders als manch andere Firma wollte Merck aber auch keine strikte Verpflichtung zur Holzklasse – zumal es zwar in der Chemie zurückging, das Pharma-Geschäft sich aber als stabil erwies. „Im Travel Management stand Kostenreduktion an“, berichtet Carnier. Aber eben kein Kahlschlag.

Ältester Pharmariese der Welt

Merck wurde 1668 – kurz nach dem Dreißigjährigen Krieg – von Friedrich Jacob Merck in Darmstadt gegründet, zunächst als Apotheke. Heute zählt der Konzern 33.000 Mitarbeiter in 59 Ländern, davon 10.000 in Deutschland. Arzneimittel gehören ebenso zu den Produkten wie Erzeugnisse der Elektronik-, Farb- und Kosmetikbranche. Die Reiseausgaben betragen weltweit 147 Mill. Euro, in Deutschland 52 Mill. Christoph Carnier ist seit 1992 bei Merck beschäftigt und arbeitet dort seit 2008 als Director Travel & Fleet.

Business Class ab vier Stunden

Seine Lösung: Ab einer Nonstop-Flugzeit von mehr als vier Stunden ist die Business Class auch weiterhin erlaubt. Eine Regelung, die sich in den Ohren der meisten Geschäftsreisenden momentan sehr komfortabel anhört. Das kann sich die Firma leisten? „Sie kann“, sagt Carnier und fügt lächelnd hinzu: „Weil es eine preisgünstige Lösung ist.“ Seine Rechnung: Wer Business fliegt, der kommt ausgeruht am Ziel an „und hält sich dort kürzer auf, als jemand, der einen Tag vorher in der Economy anreist.“ Wertvolle Arbeitszeit und damit hohe Kosten werden eingespart. Ein Eco-Preis von 1200 Euro für Frankfurt–Hongkong kann sich durch zusätzliche Übernachtung, den Ausfall der Mitarbeiter für ein bis zwei Arbeitstage und der Spesen „schnell mal verdoppeln“, so der Travel-Profi: „Und die Qualität der Reise sowie die sinkende Motivation sind dabei noch gar nicht berücksichtigt!“

Preisunterschiede oft gering

Und: „Wir verlangen, dass unsere Reisenden den günstigsten Business-Tarif nutzen, auch wenn sie dann umsteigen müssen“, erläutert Carnier. Da die Merck-Mitarbeiter aus dienstlichen Gründen oft erst 14 bis 21 Tage vor Abreise buchen, sind die Preisunterschiede zur Eco gering: „Denn dann gibt es meist sowieso nur noch die teuren Economy-Flex-Tickets und keine Sparangebote mehr.“

Vorher

Weil im Chemie-Segment 2009 die Aufträge zurück gingen, unterbreitete auch das Travel Management Vorschläge zum Kostensparen. Bis dato war keinerlei Genehmigung für eine Geschäftsreise nötig, eine Mail an den Vorgesetzten reichte aus.

Nachher

Die First Class wurde gestrichen, und mit fast allen Anbietern wurden die Preise neu verhandelt. Mehr denn je prüft das Unternehmen, welche Reisen unbedingt stattfinden müssen und welche sich durch Video- und Telefonkonferenzen ersetzen lassen.

Gedreht hat Carnier 2009 an weiteren Stellschrauben. Die Genehmigung der Reisen durch die Vorgesetzten hat er ebenso zur Pflicht gemacht wie deren Einverständnis, wenn Flugtarife um 200 Euro (Langstrecke: 300 Euro) vom günstigsten verfügbaren Tarif abweichen. Das Preislimit für Hotelnächte wurde reduziert, innderdeutsche Flugreisen weitgehend durch die Bahn ersetzt, zudem nutzen die Merck-Mitarbeiter verstärkt Video- und Telefonkonferenzen. „Vor allem aber haben wir mit fast allen Anbietern die Preise neu verhandelt“, sagt Carnier. Mit Erfolg: „Die Reisekosten sanken um 33 Prozent.“ Für den Merck-Manager kommt es immer auf das Zusammenspiel von Travel, Abteilungsleitern und Vorstand an. „Wir können nicht entscheiden, welche Reisen wirklich nötig sind“, betont er: „Aber wir können das Management dabei unterstützen – durch Transparenz und klare Richtlinien.“