Auf Vordermann gebracht

Der Autozulieferer setzt auf Kreditkarten und die elektronische Kostenabrechnung.
Foto: PR

Es hat sich „so eingespielt“. Wer Anne Suntrup fragt, wie sie zur Travel Managerin wurde, erntet ein Lächeln. Und dann ihre Antwort: „Das kam aus dem Nichts.“ Seit 1993 arbeitet die sympathische junge Frau als Vorstandsassistentin beim hessischen Automobilzulieferer Veritas. Der strebte 1995 erstmals ins Ausland. „Damals reisten aber nur die Chefs“, erinnert sich Anne Suntrup. In der Folgezeit wuchs zwar die Zahl der Auslandstöchter und die der Reisenden – die Reiseorganisation jedoch blieb bei Suntrup.

Heute kümmert sich die 40-Jährige um gut 120 regelmäßig Reisende. Von den deutschen Veritas-Standorten Gelnhausen in Hessen und Benshausen in Thüringen fahren und fliegen diese zu den Auslandstöchtern in Ungarn, Österreich, der Türkei und Mexiko. Und natürlich zu den Kunden des Spezialisten für fluidführende Leitungen: Autohersteller zwischen München und Wolfsburg. Wer von den 1500 Gelnhäuser Mitarbeitern eine Reise unternehmen will, für den führt an Anne Suntrup kein Weg vorbei. Sämtliche Anfragen landen bei ihr auf dem Schreibtisch – „der Vorteil eines Unternehmens in unserer Größe“, lacht sie.

Vorher

Auch vor 2008 gab es bei Veritas zwar eine Reiserichtlinie, doch wie bei vielen Mittelständlern „lag diese irgendwo in der Schublade“, sagt Travel Managerin Anne Suntrup. Auch einen zuverlässigen Überblick über alle Reiseausgaben hatte sie nicht.

Nachher

2008 und 2009 führte Veritas sowohl Firmenkreditkarten als auch die elektronische Reisekostenabrechnung ein. Das erleichterte die Arbeit und brachte Transparenz ins Reisevolumen. „Gerade die Kreditkarte hat für klare Strukturen gesorgt“, lobt Suntrup. Die Reiserichtlinie wurde neu und klar formuliert.

Best Buy statt Firmenraten

Einfache Flüge bucht sie selbst über eine vom Reisebüro gesteuerte Online-Software, komplexere Strecken übernimmt der Agenturpartner, einörtliches FCM-Büro. Firmenraten lohnen sich wegen des vergleichsweise geringen Volumens nicht, Veritas setzt auf „Best Buy“. Auch für Langstrecken ist Economy Class vorgeschrieben, es sei denn, der Mitarbeiter zeigt sich mit einer preiswerteren Umsteigroute einverstanden. Die darf er in der Business Class zurücklegen. Die Geschäftsreiseplanung ist nur eine von vielen Aufgaben der Vorstandsassistentin. Jedoch eine, die sie zuletzt besonders forderte.

So stattet Veritas seine Mitarbeiter seit Juni 2008 mit Firmenkreditkarten aus, wobei eine Projektgruppe samt Betriebsrat die Einführung sorgfältig vorbereitete. Mit Erfolg: Obwohl freiwillig, haben fast alle Vielreisenden eine solche Karte. Seit Januar 2009 verfügt das Unternehmen über eine elektronische Reisekostenabrechnung, „eine große Arbeitserleichterung“, lobt Suntrup. Zuvor konnten sich die Mitarbeiter, wann immer sie wollten, ihre Spesen in bar auszahlen lassen. „Das war enorm zeitraubend.“ 2008 schrieb sie den Software-Partner aus.

Für die Hotelbuchung schließlich hat Veritas zwar die Plattform Hotel.de im Einsatz. Dennoch ist das Telefon erste Wahl – zwangsweise. In den „viel genutzten Häusern nahe unseres ungarischen Werks“, sagt Suntrup, „laufen die Uhren einfach noch anders.“

Porträt

Aufgaben: verbinden, dichten, transportieren. Der Autozulieferer Veritas hat sich vom Kautschukverarbeiter zum Spezialisten für Fluidsysteme entwickelt: Das sind Schläuche und andere Systeme, die Tank und Motor miteinander verbinden. In der Zentrale Gelnhausen arbeiten 1500 Menschen, weltweit 3000.

Die Reiseausgaben betrugen 2009 für Flüge krisenbedingt nur gut 100.000 Euro (2008 noch 400.000 Euro), für Bahn 15.000 Euro. Für Flüge wurden 2009 vor allem Meilen aus Firmenprogrammen eingesetzt.

Anne Suntrup begann ihre Tätigkeit bei Veritas im Jahr 1990 und arbeitet dort seit 1993 als Vorstandsassistentin.