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Wie Merck Geschäftsreisen bucht

Der Darmstädter Chemie- und Pharmakonzern hat sein Travel Management umgekrempelt. Mehr denn je liegt der Fokus auf Globalität.

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von Oliver Graue, 11.07.2017, 11:15 Uhr
Merck-Zentrale im südhessischen Darmstadt.
Foto: Merck

Die Arbeitsbelastung war enorm. Und sie ist es weiterhin. „Mein Team leistet gerade Tolles“, sagt Christoph Carnier, oberster Travel-, Flotten- und MICE-Manager bei Merck. Vom Wechsel des globalen Reisebüropartners über eine Neu-Implementierung der Online-Buchung, Änderungen im Bezahlprozess und die weltweite Harmonisierung der Reiserichtlinien bis zum Wechsel des Flottenanbieters: „Über zu wenig Arbeit können wir uns wahrlich nicht beklagen.“ Zumal in diesem Jahr auch noch die Mietwagenausschreibung und die Überarbeitung des MICE-Prozesses anstehen.

Fakt ist: Der Darmstädter Chemie- und Pharmariese, fast 42.000 Mitarbeiter und 15 Mrd. Euro Umsatz, hat in seinem Travel Management einiges umgekrempelt. Dem liegt nicht nur eine interne Umstrukturierung im Einkauf zugrunde. Vor allem galt es, auch in der Geschäftsreiseorganisation die Komplett-Integration des übernommenen US-Giganten Sigma-Aldrich zu bewältigen. Dieser steuert nochmals 9000 Beschäftigte bei.

Zum wohl größten Wandel führte die Reisebüro-Ausschreibung. Merck suchte einen neuen globalen Partner, der für das Reisegeschäft in allen drei Merck-Regionen (Europa/Nahost, Amerika, Asien/Pazifik) verantwortlich sein sollte. Als Sieger aus drei Runden mit anfangs zwölf Kandidaten ging ein Anbieter hervor, der zumindest in Europa wenig bekannt ist: die US-Kette ATG (Allstar Travel Group).

Daten weltweit konsolidiert

Die Amerikaner, die damit BCD ablösen, errichten nun speziell für Merck ein Büro in Frankfurt. „Für uns waren bei der Wahl drei Faktoren ausschlaggebend“, sagte Carnier. „Neben der Datenkonsolidierung waren dies innovative Technik und Vielsprachigkeit.“ Dem Risiko, auch das große Deutschland-Volumen an einen Partner zu vergeben, der hierzulande bei null beginnt, ist sich Carnier bewusst: „Zum einen wollten wir aber etwas Neues probieren, und zum anderen haben wir mit ATG bereits in anderen Regionen gute Erfahrungen gemacht.“

„Eines der größten Vorteile ist die weltweite Datenkonsolidierung“, so der Travel Manager. Diese übernimmt der Partner, und Merck muss hierfür nicht mehr die lokalen Büros ansprechen. In 20 Ländern läuft die Kooperation bereits – mit China ging gerade erst das Land mit den weltweit meisten Merck-Transaktionen live. In Kürze folgen die Schwergewichte Deutschland und USA.

Und auch das Zahlungsmodell wechselte der Konzern: Anstelle klassischer Transaktionsgebühren erhält ATG eine Jahrespauschale. „Jetzt müssen wir uns nicht mehr durch den Berg von Kleinstrechnungen wühlen“, freut sich Carnier. „Zudem entfällt die leidige Diskussion darüber, was eine Transaktion ist und was nicht.“ Die Pauschale wird anteilsmäßig an die einzelnen Abteilungen des hessischen Konzerns (Functions) verteilt.

Gleichzeitig schrieb Merck seine Online-Buchungs-Software (OBE, Online Booking Engine) neu aus. Als Sieger ging erneut der Anbieter Amadeus mit seiner Cytric-Lösung hervor. Und damit nicht genug: Erst vor einem Jahr wurde mit Concur eine neue ReisekostenSoftware implementiert, die bis 2018 weltweit ausgerollt werden soll.

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