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GEA stellt Travel-Prozesse auf den Prüfstand

Der Maschinenbaukonzern richtet sich derzeit neu aus. Auch im Travel- und MICE-Management werden alle Prozesse auf Plausibilität und Effizienz geprüft. Ein Projekt im strategischen Einkauf ist der MICE-Bereich.

von Oliver Graue, 01.07.2016, 09:00 Uhr
In Düsseldorf ist die GEA-Zentrale.
Foto: GEA

Volumen bündeln, Daten konsolidieren und Synergien schaffen: Für Iris Jungmann und Julia Bäuml, bei GEA für Geschäftsreisen und Veranstaltungen zuständig, steht fest: „Travel Management ist ein Einkaufsthema.“ Denn Operatives auf der einen und Strategie auf der anderen Seite, so die beiden Reiseprofis, ließen sich nicht einfach trennen. Dabei stehen Jungmann und Bäuml derzeit vor großen Herausforderungen: GEA ist einer der größten Anbieter von Prozesstechnik für die Nahrungsmittelindustrie und hat sich das Bündeln von Synergien und die Vereinheitlichung von Prozessen auf ihre Fahnen geschrieben.

Das gilt auch im Travel- und MICE-Management. „Im Zuge der Neuausrichtung prüfen wir alle bisherigen Prozesse auf Plausibilität und Effizienz“, erläutert Iris Jungmann, die seit 24 Jahren für GEA tätig ist. Ihre Kollegin Julia Bäuml stieß vor zehn Jahren dazu und war als Marketing-Fachfrau zunächst auch für die internationalen Messeauftritte eines Konzernbereichs zuständig. Das Ziel, den Hoteleinkauf zu bündeln, führte die beiden dann zusammen. Im Jahr 2012 schließlich wurde der Bereich MICE im GEA Travel Center Deutschland integriert.

Sowohl offline als auch online

Zu einer der wichtigsten Säulen bei MICE gehört die Konsolidierung aller aktuellen Daten. Zwar hatte GEA bereits damit begonnen, einen Dienstleister für den strategischen Einkauf zu implementieren, allerdings wurde diese Partnerschaft 2015 aufgelöst. An der Vorgehensweise hält der MICE-Bereich jedoch fest, und diese unterscheidet sich teilweise stark von anderen Firmen, die sich dem MICE-Einkauf intensiv annehmen. Nicht die Einführung einer Online-Plattform für Anfrage und Buchung steht im Fokus, sondern die Aufbereitung und Weiterverarbeitung der Daten.

MICE: Fern vom Standard

„Fast jedes unserer Meetings unterscheidet sich vom anderen“, sagt Julia Bäuml: „Echte Standardtagungen haben wir nicht.“ Da auch Termine, Tagungsorte, benötige Raumkapazitäten und Teilnehmergrößen variieren und sich oft erst kurzfristig ergeben, lohnen sich für GEA keine festen MICE-Partner oder verhandelten Raten. Der Konzern setzt auf Best Buy im Rahmen der Veranstaltungsrichtlinie und holt über seinen strategischen Partner jeweils zwei bis drei Angebote ein. Lediglich für die Tagungspauschale wurde ein Standard definiert. Neben den reinen Meetings werden etwa auch Rahmenprogramme und Transfers eingekauft.

Grund dafür ist, dass „wir uns der sehr heterogenen Gruppe der Planer im GEA-Konzern und den sehr unterschiedlichen Anforderungen der Tagungs- und Veranstaltungsformate bedarfsorientiert annehmen“, formuliert es Julia Bäuml. Daher liege der Fokus auf der Akzeptanz bei den jeweiligen Ansprechpartnern. Außerdem habe die Praxis gezeigt, dass reine Online-Portale weiterhin vor großen Herausforderungen beim Umgang mit internationalen Anfragen stehen. Hier bedürfe es in den meisten Fällen doch noch eines manuellen Eingreifens in den Prozess, um zu verhindern, dass Anfragen versanden.

GEA ermöglicht durch ihre spezielle Herangehensweise – und unter Berücksichtigung einer Veranstaltungsrichtlinie – Anfragen sowohl online als auch offline. Der neue Dienstleister Meetingdeals.de stelle jedoch sicher, dass alle Kennzahlen in das entwickelte Reportingsystem einfließen. Jungmann: „Dadurch können wird nicht nur Plan- und Ist-Umsätze für alle Kostenbereiche wie Logis, Raummiete, Technik und Food & Beverage auswerten, sondern erhalten zudem Detailübersichten zu Orten, Anfragefrequenzen, Storno- und Realisierungsquoten. Und wir können Dienstleister außerhalb der Hotel- und Tagungsstätten im Projekt-Reporting berücksichtigen.“ Bis zu 200 Daten fließen pro Projekt in die Analyse ein „und liefern maßgeschneiderte Kennzahlen“. Die zweite wichtige Säule des MICE-Konzeptes ist die konsequente Einführung eines Teilnehmer-Management-Systems. Unter anderem sorgt dieses über eine elektronische Schnittstelle dafür, dass die Umsatzzahlen der Hotellerie in die Konsolidierungssoftware NP4 eingespeist werden. NP4 sammelt dabei nicht nur weltweit Einkaufsdaten für GEA ein, sondern fungiert gleichzeitig als Sicherheitsportal.

GEA in Kürze

GEA ist einer der größten Systemanbieter für die nahrungsmittelverarbeitende Industrie sowie für ein breites Spektrum von Prozessindustrien mit einem Konzernumsatz von rund 4,6 Mrd. Euro (2015). Weltweit zählt der Konzern etwa 17.000 Mitarbeiter (Stand März 2016). Ihren Sitz hat die Gruppe zwar in Düsseldorf, strateg sches Travel Management und MICE sind jedoch in Oelde beim strategischen Einkauf untergebracht. Das westfälische Städtchen ist größter Einzelstandort des zu 90 Prozent im Ausland tätigen Konzerns. Iris Jungmann und Julia Bäuml kümmern sich bei GEA um die Bereiche Business Travel und MICE.

In einem Schaubild zeigt BizTravel den genauen MICE-Einkauf bei GEA.

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