Kennzahlen richtig einsetzen

Pech im Spiel, Glück im Travel Management - mit den "richtigen" Zahlen ist das gar kein Problem.
Foto: Digital Vision

Der Name klingt nach Zahlenreihen, Tabellen und Formeln, vor denen man zuletzt in der Schule weggelaufen ist. Das Ärgerliche an Kennzahlen ist, dass diese Assoziationen stimmen – dennoch sind sie unverzichtbar, da sie zu den wichtigsten Instrumenten überhaupt im Travel Management gehören.

Kennzahlen sind Messwerte, die präzise Angaben machen: entweder allgemein über die Entwicklung der Gesamtausgaben für Geschäftsreisen – oder speziell zum Beispiel über die Nutzung von Online-Buchungssoftware oder die Bearbeitungszeit pro Reisekostenabrechnung. Dabei stehen Kennzahlen nie alleine, sondern müssen immer in Relation zu anderen Werten gesehen werden.

Es reichen 8 bis 10 Kennzahlen

Wie viele und welche Kennzahlen braucht man? Der VDR-Fachausschuss hat mehr als 100 Ziffern erarbeitet, die bei Geschäftsreisen nützlich sein können. Die allerdings möchte nicht einmal der fleißigste Top-Manager regelmäßig lesen. Klaudia Komisaruk, Leiterin des Fachausschusses und BCD-Managerin: „Es gibt acht bis zehn Kennzahlen, die man wirklich braucht.“

Welche das sind, hängt vom Unternehmen ab. Wenn dort hauptsächlich Bahn und Mietwagen genutzt werden, sind Flugkennzahlen kaum nötig. Viel hängt zudem vom jeweiligen Empfänger ab, der diese Kennzahlen nutzen soll. Ein Geschäftsführer interessiert sich vielleicht nur für die gesamten Reisekosten, während ein anderer wissen will, wie viel Geld für die unterschiedlichen Verkehrsmittel ausgegeben wurde. Manche monatlich – andere nur einmal im Quartal.

Sprechen Sie vorher mit dem Empfänger darüber, welche Informationen ihn interessieren und wie häufig, in welchem Umfang und in welcher Form er unterrichtet werden will. Grundsätzlich sollte man sich auf wenige Ziffern beschränken – denn die Erstellung von Kennzahlen bedeutet Aufwand!

Vertiefen ist oft nötig

Hauptkennzahlen liefern allgemeinere Informationen. Ein Beispiel dafür sind die durchschnittlichen Preise für Hotelzimmer.

Vertiefungskennzahlen hingegen werden genutzt, um spezielle Sachverhalte zu analysieren. Sie gehen ins Detail und sind schwieriger zu erheben als „normale“ Kennzahlen, weil häufig auch besondere Datenquellen angezapft werden müssen. Dies ist der Fall, wenn etwa herausgefunden werden soll, wie intensiv das kürzlich eingeführte Online-Portal genutzt wird (Adaptionsrate). Für die Berechnung der Kennzahlen benötigt man Rohdaten, beispielsweise Rechnungen oder Reisekostenabrechnungen. Leider gibt es nicht die „eine“ ideale Datenquelle. Aufgabe des Reiseverantwortlichen ist es, die Daten in verschiedenen Quellen zu finden, zu ergänzen und zu interpretieren.

Interne Daten gewinnen Sie aus den Finanzsystemen Ihrer Firma (etwa SAP) und der Buchhaltung. Leider sind sie nicht vollständig, da oft nur die Gesamtkosten verbucht werden, nicht aber Namen von Hotels und Fluggesellschaften. Vorsicht: Reisekosten landen gelegentlich auf völlig anderen Konten wie „Energie“ (für Autofahrten). Eine genaue Recherche in jeder Abteilung mit Reisetätigkeit ist daher manchmal nötig.

Wer über eine elektronische Reisekostenabrechnung verfügt, kann sich ausführliche Reportings ziehen. Aber ähnlich wie bei der Buchhaltung muss man wissen, was auf welche Konten gebucht wurde.

Externe Datenquellen sind Fluggesellschaften, Hotels, Firmenkreditkarten und das Geschäftsreisebüro. Vor allem Kreditkartenanbieter wie Airplus und die Partner-Agenturen liefern regelmäßige Informationen. Wichtig: Das Ganze funktioniert nur dann, wenn Sie es in Ihren Reiserichtlinien zur Pflicht gemacht haben, alles übers Reisebüro oder die angeschlossene Online-Software zu buchen und auf der Reise alles mit der Firmenkreditkarte zu bezahlen.

So präsentieren Sie richtig

Für die Präsentation von Zahlen gilt: Weniger ist mehr! Jedenfalls dann, wenn Sie es nicht gerade mit einem „zahlenfressenden“ Manager zu tun haben, dem keine Tabelle lang genug und keine Zahlenreihe ausreichend komplex sein kann.

Präsentation sollten übersichtlich gestaltet und mit einprägsamen grafischen Elementen versehen sein, etwa mit einem Tortendiagramm für die Anteile der einzelnen Airlines an den Flugkosten oder mit einer Balkenreihe für die Entwicklung der durchschnittlichen Hotelpreise.

Gute „schlechte“ Zahlen

Wichtig ist schließlich die richtige Analyse der gewonnenen Daten. „Travel Manager müssen ihre Kennzahlen klar interpretieren und beschreiben, bevor sie diese beispielsweise der Geschäftsführung vorlegen“, rät VDR-Fachausschuss-Vorsitzende Klaudia Komisaruk. So sind scheinbar schlechte Zahlen oft gar nicht so negativ: Gerade nach Krisen, in denen Fluggesellschaften und Hotels mit Niedrigpreisen locken, sind Preissteigerungen unvermeidbar. Und damit sind sie der Grund dafür, dass Vorgaben für Ticketpreise nicht eingehalten werden konnten – und nicht etwa ein mangelhafter Einkauf oder ein schlechtes Travel Management.

Solche Sachverhalte sollte der Travel Manager in seinen Berichten klar präsentieren. Erst recht, wenn er belegen kann, dass zwar auch „seine“ Zahlen stiegen, sich aber besser entwickelten als im Markt.

Beispiele für Kennzahlen

Reisestruktur: Zahl der Reisenden und der Reisen gesamt; jährliche Reisekosten und durchschnittliche Kosten pro Reise; Anteil der einzelnen Verkehrsmittel; Nutzung der Buchungswege (telefonisch übers Reisebüro, online); Kostenentwicklung bei den Reisen im Verhältnis zur Mitarbeiterzahl, zur Zahl der Reisen sowie zum allgemeinen Marktpreis

Hotel: Zahl der Übernachtungen; Gesamtkosten; Durchschnittsraten (eventuell nach Orten); Verteilung auf Orte/Hotels/Hotelketten; Nutzung von Firmenraten und von tagesaktuellen Marktpreisen

Flug: Zahl der Flüge und Gesamtkosten; Durchschnittspreis der Tickets; durchschnittliche Kosten pro Flugkilometer; Aufteilung der Strecken nach Häufigkeit und Durchschnittskosten (innerdeutsch, Europa, interkontinental); genutzte Klassen (Anteile Economy, Business und First Class); Einhaltung der Reiserichtlinien; Vergleich der Flugpreise offline/online; „verpasstes“ Sparpotenzial (Differenz tatsächlicher Ticketpreis/niedrigster Preis); erzielte Einsparungen im Verlauf der Jahre

Bahn: Zahl der Reisen und Gesamtkosten; Durchschnittspreis pro Ticket; genutzte Preisklassen (Normalpreis, Bahn-Card, Sparpreis, Veranstaltungsticket) und Klassen (2./1. Klasse)

Fragen an

Klaudia Komisaruk, VDR und BCD Travel

Wie groß ist der Aufwand für die Einführung von Kennzahlsystemen?
Am Anfang ist es wichtig, sich Gedanken über das Kennzahlengerüst zu machen und sich ausreichend Zeit für ein Grobkonzept zu nehmen: Welche Informationen und Kennzahlen benötigt der Empfänger überhaupt, und welche Botschaften will man selbst vermitteln? Erst aus einer solchen Analyse sollten Handlungsempfehlungen und Maßnahmen abgeleitet werden. Denn Kennzahlen sollen unterstützen, nicht belasten.

Wie schwierig ist es, an die nötigen Daten zu gelangen?
Die große Kunst ist es, unterschiedlichste Datenformate exakt zusammenzuführen. Einige Firmen buchen offline und online und nutzen neben der Buchungssoftware noch weitere Websites, beispielsweise Hotelportale. Dazu kommt, dass Firmen im Ausland von anderen Reisebüro-Partnern als in der Heimat bedient werden und die Daten anders aufgebaut sind.

Inwieweit unterscheiden sich diese Datenformate denn?
Beachtet werden muss zum Beispiel, ob im Preis für das Flugticket die Steuern enthalten sind oder für innerdeutsche Tickets die Mehrwertsteuer aufgeführt wurde. Bei Hotelauswertungen können Nettoraten inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer erfasst werden oder mit oder ohne Frühstück. Moderne Auswertungssoftware kann aber Vergleichbarkeit gewährleisten: Wenn ich beim Reisebüro und beim Kreditkartenanbieter die gleichen Daten abrufe, sollte das Ergebnis gleich sein.

Wie soll ein „Nebenbei“-Geschäftsreise-Entscheider das bewältigen?
Das Abrufen der Daten an sich ist kein Problem. Doch die Zusammenführung zu einem aussagekräftigen Kennzahlenreporting dauert lange und ist nebenbei kaum zu schaffen. Solche Aufgaben sollte man den Profis übergeben, etwa dem Reisebüro-Partner, der die Daten sammelt, kontrolliert, zusammenführt und auswertet.