Controlling

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Wichtige Kennzahlen im Travel Management

Geschäftsreiseplaner brauchen Kennzahlen. Weil sie sich damit Gehör und Ansehen im Top-Management verschaffen. Und weil die Firmen wissen wollen, wie effizient sie wirklich buchen. Doch auf dem Weg dorthin lauern zahlreiche Fallstricke.

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von Oliver Graue, 11.10.2013, 09:00 Uhr
Geschäftsreiseplaner brauchen Kennzahlen. Doch nur die wirklich relevanten.
Foto: Thinkstock

Für Martina Eggler zählt es zu den wichtigsten Trends: „Ohne Controlling geht es im Travel Management nicht mehr“, sagt die Vertriebschefin des Geschäftsreiseanbieters CWT. Weil die Unternehmen wissen wollen, wie gut sie wirklich Reisen einkaufen und buchen, benötigen sie sogenannte Key Performance Indicators (KPI), auf Deutsch: Kennzahlen. Also klare Angaben darüber, wie viel sie im Durchschnitt für eine Leistung bezahlen.

Woher die Daten für das Travel Management nehmen?

„Nur dadurch erhalten wir eine Übersicht über unsere Ausgaben und Reiseströme“, pflichtet ihr Olaf Lehmann, Travel Manager beim Pharmakonzern Grünenthal, bei: „KPIs helfen, Reiseaktivitäten zu steuern, Kosten zu senken, Reiserichtlinien zu überwachen, Einkaufsverhandlungen erfolgreich zu führen und uns zu benchmarken – also mit anderen Unternehmen zu vergleichen.“ Voraussetzung jedoch, um solche Kennzahlen überhaupt zu errechnen, sind Reportings: präzise, komplette und detaillierte Übersichten über alle Reiseausgaben.

Mehr erfahren

„Reporting und Kennzahlen“ lautet das Thema eines Fachforums beim 13. Praxistag Geschäftsreisen am Mittwoch, 20. November, in München. Referent ist Uwe Bahr, Travel Manager beim Drägerwerk. go.biztravel.de/praxistag

Datenquellen

Und genau da beginnen die Probleme. Zwar „gibt es Töpfe ohne Ende, aus denen man Reportings ziehen kann“, sagt Olaf Lehmann. Doch das, was in diesen Töpfen gekocht wird, schmeckt unterschiedlich, selbst wenn das Rezept dasselbe war. Anders ausgedrückt: Datenquellen können sowohl die einzelnen Leistungsträger oder der Reisebüro-Partner sein als auch die eigene Finanzbuchhaltung, die Kreditkartenabrechnung und die Buchungssoftware. Die Schwierigkeit: Daten aus nur ein oder zwei Quellen sind unvollständig, Daten aus mehreren Quellen überschneiden sich – vor allem aber können sie höchst unterschiedlich sein. Abweichungen von bis zu 20 Prozent sind keine Seltenheit: Für aussagefähige Reports ist das inakzeptabel. Die Gründe sind vielfältig. „Die Preise für Flugtickets beispielsweise werden mal mit und mal ohne Steuern dargestellt, und für innerdeutsche Tickets wird mal die Mehrwertsteuer aufgeführt und mal nicht“, nennt Klaudia Komisaruk, Leiterin des VDR-Fachausschusses Kennzahlen, als Bespiele. Und: „Bei Hotelauswertungen können Nettoraten inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer erfasst werden oder mit oder ohne Frühstück. Beachten Travel Manager solche Unterschiede bei der Zusammenführung nicht, ist die Vergleichbarkeit nicht gegeben, und es kommt zu Fehlauswertungen.“

Hinzu kommt, dass Fachbegriffe von den verschiedenen Quellen bereits verschieden definiert werden: Was genau ist unter einem Ticket zu verstehen? Was unter einem Interkont-Flug? Woran orientiert sich eine Einsparung? Und wie grenzt sich ein Storno von einem No Show ab? „Ein Reporting kann schon an Definitionen scheitern“, sagt Travel-Berater Thomas Ansorge und rät, solche zu Projektbeginn vorzunehmen.

 
 
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