Mietwagen richtig ausschreiben

Vor einer Ausschreibung ist es wichtig, das Fahrverhalten der Firma zu analysieren.
Foto: Hemera

Mehr Fahrten, aber kleinere Autos: Das ist der Trend bei Mietwagen. Gut 1,2 Mill. dienstlich bedingte Anmietungen zählte das Allensbacher Institut für Demoskopie 2010 – so viele wie nie zuvor. Und laut VDR werden es noch mehr: Jedes siebte deutsche Unternehmen will verstärkt auf die Straße setzen. Und um gleichzeitig Kosten zu sparen, schreiben die Reiserichtlinien zunehmend kleinere Autos vor.

Ausgaben lassen sich aber auch an anderer Stelle drosseln: durch die geschickte Auswahl des passenden Partners. „Am wichtigsten ist, dass Sie zunächst genau wissen, was Sie brauchen“, rät Florian Jüngert vom Beratungsunternehmen Cirquent. Klingt zwar selbstverständlich – ist es aber nicht.

Was brauchen Sie wirklich?

Also: Auf wie viele Miettage und Gesamtkilometer kommt Ihre Firma? Wie lang ist die durchschnittliche Mietdauer? Welche Wagenklassen werden benötigt? An welchen Orten brauchen Sie Anmietstationen? Ab und bis wann müssen diese geöffnet sein? Sind Sie auf Zusatzleistungen angewiesen – etwa einen Bring- oder Abholservice, wenn Ihr Unternehmen im Ländlichen liegt?

Legen Sie dann die Kriterien fest, die Ihnen besonders wichtig sind und deren Nichteinhaltung zum direkten Ausscheiden eines Anbieters führt. Das kann die fehlende Präsenz an einem für Sie wichtigen Ort sein. Bevor Sie sich auf die Suche machen – sei es per Ausschreibung oder weniger systematisch –, recherchieren Sie die möglichen Mietwagenanbieter. Laut Angaben des Verbandes der Autovermieter gibt es hierzulande 550 reine Mietwagenunternehmen. Allerdings: Allein die großen vier – Avis, Europcar, Hertz und Sixt – ziehen 90 Prozent der Umsätze im Geschäftsreisesektor auf sich. Wer deutschland- oder gar weltweit sucht, ist mit ihnen am besten bedient. Nachfragen lohnen aber auch bei Neuling Enterprise oder bei Vermietern wie Opel Rent und Euromobil, die aus dem Ersatzwagengeschäft kommen.

Für die Ausschreibung gilt: standardisierte Fragen verwenden und freie Antworten möglichst vermeiden. So lassen sich die Angaben der Vermieter am besten und schnellsten vergleichen. Die einzelnen Kriterien sollten Sie je nach Relevanz gewichten. Mietpreise und Mengenrabatte gehören ebenso in den Fragenkatalog wie Flottengröße, Marken (benötigen Sie deutsche Hersteller?), Standorte, Versicherung, Winterreifen- und Navi-Garantie, Reporting, Bezahlung (wird die Reisestellenkarte akzeptiert?), Abholservice und Buchungswege.

Wichtige Wahl-Kriterien

Die Fachgruppe Travel des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) empfiehlt zusätzlich die Beachtung folgender Punkte:

• Geplante Dauer der Zusammenarbeit (in der Regel 1 bis 3 Jahre)
• Konditionen für Kurzzeitmiete: Miettage, Fahrzeugklassen, Anmietland
• Konditionen für Langzeitmiete (in Monaten, etwa für Projektmitarbeiter)
• Welche Versicherungsleistungen sollen eingeschlossen sein, welche nicht?
• Benötigen Ihre Reisenden beschränkte oder unbeschränkte Freikilometer?
• Welche Zusatzgebühren werden erhoben, etwa für Anmietungen am Flughafen?
• Wie hoch ist die Selbstbeteiligung?T Was passiert bei Fehlbetankung?
• Sind Dieselautos reservierbar?
• Wie hoch sind die Kosten fürLieferung und Abholung der Autos zur Firma?
• Was kosten Winterreifen?
• Ist elektronische Rechnung möglich?
• Welche Rückzahlung bei Volumenunterschreitung und welchen Bonus gibt es?

Laden Sie die besten drei Bewerber zur persönlichen Präsentation in Ihr Unternehmen ein. Spätestens jetzt sollten Sie einen erfahrenen Verhandler – etwa aus der Einkaufsabteilung – hinzuziehen. So bekommen Sie vielleicht noch weiteren Service dazu.

Die großen Vermieter bieten ihren Firmenkunden spezielle Bonusprogramme an – entweder über die vereinbarten Rabatte hinaus oder als Alternative. Dazu gehören vergünstigte Tarife, vereinfachte Anmietungen, bequemere Zahlung, Winterreifengarantie oder kostenlose Einwegmieten (Hertz), kostenloser Zusatzfahrer (Avis), die Integration der Firmenvereinbarungen in die Reiserichtlinien, die garantierte Verfügbarkeit von Autos, Teilnahme an Vielfahrer-Programmen wie Avis Preferred, Buchungen über Intranet, Reportings und elektronische Rechnungen.

Eines allerdings sollten Sie immer beachten: Halten Sie alle Vereinbarungen mit dem Mietwagenanbieter schriftlich und verbindlich fest. Und überwachen Sie die Vertragseinhaltung: Wie korrekt sind die Rechnungen? Stehen die Autos rechtzeitig bereit? Wird für die versprochene kostenfreie Anlieferung wirklich nichts berechnet? Fehler können schnell mal passieren – lassen sich aber auch ebenso rasch wieder ausräumen.

Achten Sie bei Mietwagen darauf, dass ...

... ein Upgrade für Sie kostenlos ist, wenn die vereinbarte Klasse ausgebucht ist. ... nur das Fahrzeug berechnet wird, das Sie erhalten. Bekommen Sie einen kleineren Wagen
als den vereinbarten, darf auch nur dieser in Rechnung gestellt werden.
... den Reisenden am Schalter keine Versicherungen verkauft werden, die bereits in der Firmenrate enthalten sind.
... Selbstbeteiligungen für einen Schaden nicht ohne Rücksprache mit Ihnen in Rechnung gestellt werden – vor allem, wenn der Fahrer darauf beharrt, nicht verantwortlich zu sein.
... dass Ihnen die Fahrzeuge ausreichend gereinigt übergeben werden. ... keine unvereinbarten Zuschläge – etwa für Winterreifen – berechnet werden.
Alle Tipps stammen von der Fachgruppe Travel Management des BME.