Digitalisierung im Travel Management

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Mit A anfangen – nicht mit Z

Wer sein Travel Management global und digital neu aufstellen will, sollte dabei mit großer Sorgfalt vorgehen, sagt Beraterin Liane Feisel.

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von Oliver Graue, 13.09.2017, 06:57 Uhr
Liane Feisel
Foto: privat

Mach mal digital! Wer die Aussagen mancher Wirtschaftslenker verfolgt, bekommt den Eindruck, als hänge unser aller Heil von einem einzigen Faktor ab: der schnellstmöglichen Digitalisierung. Für einige Manager scheint die Digitalisierung sogar zu einer Art neuem Gott geworden zu sein. Sozialforscher hingegen schlagen Alarm: Wer rasch und unüberlegt digitalisiert, vernichtet Millionen von Jobs, nimmt den Menschen ihr Einkommen und ihre Kaufkraft – und sorgt damit erst recht für wirtschaftlichen Niedergang.

Fakt ist: Die Digitalisierung hat das Travel Management erreicht – zumindest die Forderung danach. Neue End-to-End-Technologien sollen dafür sorgen, dass von der Reisegenehmigung über die Buchung und die Abrechnung bis zum Reporting alles automatisch und ohne Medienbruch geschieht. Das Ganze natürlich global. Und mobil. Per Chatbot schließlich sollen die Reisenden sanft zur Richtlinientreue angetrieben werden.

Alles aus einem Guss: Was grundsätzlich nicht übel klingt, hat (mindestens) einen Haken. Wer schnell digital und global will, zerstört in der Geschäftsreiseplanung mehr, als er verbessert. Im Gespräch mit BizTravel rät die Beraterin Liane Feisel (Feisel Consulting) zu einem sorgfältigen Vorgehen.

Integrierte Prozesse, global und digital, also weltweit „End-to-End“– das wünschen sich Unternehmen für ihr Travel Management. Was ist daran so falsch?

Grundsätzlich falsch ist daran nichts. Aber unsere Erfahrung ist, dass häufig der letzte Schritt vor dem ersten getan wird. Das heißt, dass die Geschäftsführung oder das Top-Management der Firma bereits ein elektronisches System ausgewählt hat, ohne zuvor die Prozesse in den betreffenden Ländern analysiert zu haben. Oft wird das Travel Management vor vollendete Tatsachen gestellt.

Warum können diese das System nicht einfach einsetzen?

Können sie schon, die Frage ist nur, wie sinnvoll und effizient es ist, vorhandene, meist komplexe Prozesse in ein neues System zu pressen. Das passt nur sehr selten und ist so, als würde man für jemanden einen Anzug kaufen, ohne dessen Maße zu kennen. Ich empfehle daher, die Einführung einer globalen, digitalen Lösung strukturiert anzugehen und mit A zu beginnen – nicht mit Z.

Was ist denn „A“, also womit konkret sollte ein Unternehmen starten?

„A“ steht für Analyse. Aber keine Analyse ohne Daten – und diese liegen gerade global meist nur rudimentär vor, wenn überhaupt. Deshalb starten wir in der Regel mit einer umfangreichen Fragebogenaktion, also dem Abfragen der „Körpermaße“ des Unternehmens, um beim Anzug zu bleiben . Wir empfehlen jedoch, um den Aufwand zu reduzieren und sich nicht zu verzetteln, zunächst die Kernländer und damit die Kostentreiber zu identifizieren und sich auf diese zu konzentrieren. Meist sind es 6 bis 8 Länder und nicht Dutzende, die mindestens 80% des Reisevolumens auf sich vereinen. Diese Länder sollten im Fokus stehen und ins Projekt eingebunden werden. Hilfreich ist es, dabei auch den einen oder anderen Workshop vor Ort abhalten.

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