Seite 2 von 2

Was meinen Sie mit den „Körpermaßen der Firma“?

Um das passende System zu finden, sollten Sie die Reisestruktur, die Reiserichtlinien, die Prozesse, die Partner, die Software sowie die Spezifika der betreffenden Länder kennen. Also beispielsweise: Was schreiben die Reiserichtlinien vor? Gibt es Antrags-/Genehmigungsverfahren, und wenn ja, wo sind diese im Prozess verankert? Mit wie vielen und welchen Reisebüros wird zusammengearbeitet? Wo wird online gebucht und mit welchen Systemen? Welche Art von Flügen dominiert: eher Punkt-zu-Punkt-Strecken, die prädestiniert sind für Online-Buchungen, oder komplexere Reisen, die offline durch das Reisebüro besser zu buchen sind? Wie werden Reisen bezahlt und Reisekosten abgerechnet?

Die Antworten auf diese und viele weitere Fragen werten wir dann in einer großen Matrix aus und stellen immer wieder fest, welche Unterschiede existieren – nicht nur auf globaler Ebene zwischen den Ländern, sondern häufig auch schon innerhalb eines Landes. In eine technische Standardlösung lassen sich eine derartige Vielfalt und Komplexität jedenfalls nicht pressen.

Eine solche Standardlösung ist aber ja das Ziel. Was ist zu tun?

Es gilt, einen gemeinsamen Nenner zu finden und darauf basierend einen möglichst schlanken und standardisierten Prozess zu definieren, der Raum lässt für die eine oder andere Länderfacette. Hierzu muss man aber eng mit den Ländern zusammenarbeiten. Zudem sind Kommunikationstalent und Diplomatie der Travel Manager gefragt, es sei denn, die Unternehmensspitze „diktiert“ den Standard. Die Vorgehensweise ist letztlich eine Frage der Unternehmenskultur, wobei ein auf Konsens basierender Prozess sicherlich eine höhere Akzeptanz finden wird.

Aber ist der Aufwand am Ende nicht viel zu groß dafür?

Nein. Der Aufwand ist viel größer, wenn Sie – um im Bild zu bleiben – den Anzug in irgendeiner Größe und Form kaufen und im Nachhinein daran rumschneidern. Es wird ein Flickwerk und nie richtig passen. Zudem bietet die Analyse die Chance, Abläufe im Travel Management transparent zu machen, Schwachstellen aufzuzeigen und alte Zöpfe abzuschneiden. Dazu gehören auch teure Genehmigungsschleifen und Medienbrüche.

Welche Rolle spielt die bestehende IT-Landschaft im Travel Management?

Eine wesentliche! Die IT-Landschaft oder die globale IT-Strategie stellen die Weichen für das System. Wichtig ist, dass IT und Travel Management Hand in Hand arbeiten und die Systeme sowohl den IT- als auch den Prozessanforderungen im Travel Management gerecht werden. Häufig sind bei global aufgestellten Unternehmen schon Buchungsmaschinen oder sogar End-to-End-Systeme im Einsatz. Es existiert eventuell bereits ein Best Practice im eigenen Unternehmen, das als Schablone fungieren kann. Es ist jedoch zu prüfen, ob ein System für alle Länder das richtige ist. Mit Hilfe eines dezidierten Anforderungskatalogs und den Erkenntnissen aus der Analyse sollte der Markt sondiert und eine passende Lösung gewählt werden. Je nach Ländermix kann es ratsam sein, weltweit mehr als nur ein System auszuwählen.

Der Forderung mancher Vorstände, digital ganz schnell umzusetzen, entspricht das nicht gerade ...

Am Ende haben die Unternehmen aber mehr davon, sich diesem komplexen Thema in Ruhe zu widmen. Sprich: erst die Analyse machen, dann das Konzept entwerfen und zum Schluss die passenden Systeme auswählen. Das mag zwar nicht in die heutige Zeit des „Schnellmachens“ passen, garantiert aber ein weitaus besseres Ergebnis. Wichtig ist dabei, dass grundlegende Veränderungen wie die Einführung eines Systems nicht über die Köpfe der Travel Manager hinweg entschieden werden. Denn diese kennen die Fallstricke und liefern wertvolle Informationen. Projekte, die in einer Sackgasse stecken oder bei denen das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist, hatten wir schon mehrere. Die Rettungsaktionen sind dann aufwändiger und teuer als ein gut strukturiertes Projekt von Anfang an.

1 spacer 2
 
 

Dossier: Stahlbranche

Dossier Stahlbranche (Teil 1)
(0)

Industrie im Umbruch

Chinesische Billig-Importe machen heimischen Stahlherstellern zu schaffen. Doch nach einigen dramatischen Jahren zeigen EU-Anti-Dumping-Initiativen nun erste positive Konsequenzen. mehr

Dossier Stahlbranche (Teil 2)
(0)

Deutsches Cowboy-Land in Texas

New York, Florida und Kalifornien gehören zu den beliebtesten US-Zielen deutscher Besucher. Ebenso faszinierend ist jedoch Texas, allein schon wegen seiner deutschen Vergangenheit. Eine spannende Region auch für MICE. mehr

 

Weitere Business Travel-Themen

Verpflegungspauschale
(0)

Neue Sachbezugswerte für 2017

Die amtlichen Werte, die für Mahlzeitengestellung außerhalb von Dienstreisen anzusetzen sind, wurden leicht erhöht. Der Betrag für Unterkunftskosten bleibt gleich. mehr

 
© 2017 FVW Medien GmbH, Alle Rechte vorbehalten
Impressum AGB Datenschutz Kontakt Media