Dossier Energie-Branche (Teil 2)

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Travel Management bei Vattenfall

Die Energiewende stellt den Strom- und Wärmekonzern vor große Sparanstrengungen. Auch das Travel Management muss noch mehr als bislang die Reisekosten im Blick haben.

von Oliver Graue, 03.03.2016, 16:40 Uhr
Vattenfall-Sitz in Berlin-Treptow.
Foto: Vattenfall

Kosten sparen ist seit jeher die wichtigste Aufgabe im Travel Management. Bei Vattenfall jedoch ist dies das derzeit dominierende Thema: Durch die von der Politik ausgerufene Energiewende steht das Unternehmen vor massiven Umbrüchen. „Der enorme Sparzwang verändert auch unsere Arbeit“, sagt Peggy Gabriel, die sich als Category-Managerin im Einkauf ums globale Geschäftsreisesegment kümmert. „Zum einen stärkt er die Rolle des Travel Managers. Mehr denn je sind wir gefragt, was Reportings angeht und Ideen, wie sich Kosten reduzieren lassen“, erklärt sie. „Zum anderen sind die Anforderungen an uns hoch. Es geht darum, alles auf den Prüfstand zu stellen, um künftig moerner, schlanker und schneller zu sein.“ Fürs Travel Management wurde, um diese Ziele zu erreichen, eigens ein zweistufiges Aktionskonzept ausgearbeitet.

Es sieht Optimierungen sowohl für den einkäuferischen als auch für den strategischen Part der Arbeit vor. „Beispielsweise durch den Verkauf von Töchtern oder ganzer Sparten schrumpft automatisch auch das Reisevolumen des Konzerns“, sagt Peggy Gabriel mit Blick etwa auf die Veräußerung des Hamburger Stromnetzes und die diskutierte Trennung vom Braunkohleabbau in der Lausitz. „Dennoch sind wir darauf angewiesen, von unseren Partnern im Flug- und Hotelbereich weiterhin langfristig gute Raten zu erhalten.“ Auf internationale Verträge wird daher nun mehr Wert gelegt als auf nationale, und auch die Strategie kommt hier ins Spiel.

Online-Reisebüro im Einsatz

In ihrem Fokus wiederum steht mehr denn je das Prinzip der Steuerung. „Wir bündeln unsere Buchungen noch stärker bei bestimmten Partnern, um bei diesen auf möglichst hohe Volumen und damit gute Preise zu kommen“, so die Einkäuferin. Hatte das Unternehmen in Deutschland bislang auf reine Offline-Buchung gesetzt, soll zum besseren Steuern nun unter anderem ein online-gestützter Reisebüro-Partner beitragen: Nach jahrelanger Zusammenarbeit mit BCD ist Vattenfall momentan dabei, Egencia als neuen Dienstleister zu implementieren.

„Mit unseren vielen Punkt-zu-Punkt-Flügen haben wir ein theoretisches Online-Potenzial von 80 Prozent“, erläutert Peggy Gabriel. Dass dieses nicht sofort und auf die Schnelle auszuschöpfen ist, weiß sie: „Dazu müssen wir zunächst Erfahrung sammeln.“ Gereist wird vor allem zu Kunden und zwischen den Vattenfall-Standorten in Deutschland, Skandinavien, Holland, Großbritannien und Polen. Langstrecken sind eher selten.

Spareffekte erhofft sich die Reiseexpertin dabei auch vom sogenannten Visual-Guilt-Effekt: Psychologen haben herausgefunden, dass sich Mitarbeiter weitaus häufiger für ein günstigeres Angebot entscheiden, wenn sie die Preise aller denkbaren Varianten selbst vor Augen haben, wie dies bei der Online-Buchung der Fall ist.

Aber auch mit anderen Maßnahmen will Gabriel das Verhalten der Reisenden ändern: Möglichst frühzeitiges Buchen der Flüge (mindestens 14 bis 20 Tage vor der Reise) ist einer der wichtigsten Punkte, daneben gehören die erwähnte Steuerung auf bevorzugte Partner und ein strengeres Einhalten des Best-Buy-Prinzips dazu. „Grundvoraussetzung für all dies ist eine funktionierende Kommunikation“, sagt die Berlinerin. Gerade erst hat das Unternehmen einen entsprechenden Plan erarbeitet, wie den Abteilungen und Töchtern die Hinweise für eine effektivere Geschäftsreiseplanung nahegebracht werden können. Dabei geht es nicht allein darum, die Kosten zu senken. Als skandinavisches Unternehmen legt Vattenfall auch Wert auf die Faktoren Umweltschutz und Work-Life-Balance. Frühzeitig buchen und zugleich Kosten, Kohlendioxid und Stress reduzieren – das jeweilige Management soll die Ratschläge an die Buchenden und Vielreisenden weitergeben.

Vattenfall setzt auf Videokonferenzen

Eine größere Achtsamkeit ihrer Kollegen stellt Peggy Gabriel bereits heute fest: „Die Beschäftigten denken heute viel mehr darüber nach, ob eine bestimmte Reise tatsächlich nötig ist oder nicht. Und beim Buchen zeigen sie sich kostenbewusster als früher.“ Moderne Technik wie Web-,Video- und Telefonkonferenzen nutzt Vattenfall zudem heute sehr viel intensiver als früher: „Videokonferenzen sind inzwischen Standard. Ihre Zahl dürfte sich in den vergangenen Jahren verdreifacht haben.“

Das Unternehmen Vattenfall

Vattenfall gehört zu 100 Prozent dem schwedischen Staat und gilt als einer der größten Stromerzeuger und Wärmeproduzenten Europas. Strom und Wärme erzeugt das Unternehmen aus den sechs Energiequellen Wind, Atom, Erdgas, Biomasse, Kohle und Wasser. Bei einem Gesamtumsatz von 17,9 Mrd. Euro wies Vattenfall 2014 einen Verlust nach Steuern von 894 Mio. Euro aus. Die Zahl der Mitarbeiter beträgt gut 30.000.

Das jährliche direkte Reisevolumen in Europa liegt bei ca. 23 Mio. Euro, sinkt seit einiger Zeit aber jedes Jahr um gut 5%. Gebucht wurde in Deutschland bislang offline; 2016 wird das Online-Reisebüro Egencia implementiert. Mit Fluggesellschaften und Hotels werden Firmenraten ausgehandelt, deren Berücksichtigung beim Buchen Priorität hat. Fast 80% der Hotelverträge schließt Vattenfall mit Ketten. Derzeit ist geplant, auch bei Mietwagen und Karten international zu konsolidieren. In Deutschland ist Airplus im Einsatz.

Peggy Gabriel betreibt seit 2006 als Category-Managerin das globale Travel Management des Konzerns, zuvor war sie seit 2003 für Deutschland zuständig. Seit 2013 ist sie zusätzlich Dozentin für Business Travel Management, zuerst an der Best-Sabel-Universität Berlin, jetzt bei der SRH. Ihre Karriere startete sie bei Mondial-Reisen in Österreich und wechselte dann zu der Kette Juwel-Hotels.

Das Travel Management betreibt Peggy Gabriel gemeinsam mit einer Kollegin aus der schwedischen Personalabteilung. „Diese Kombination hat sich als sehr erfolgreich herausgestellt“, so die gebürtige Berlinerin – gerade, was Themen wie Reiserichtlinien und Prozessgestaltung betrifft.

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