Schneller zum Visum

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Was deutsche Firmen seit Ende 2010 verärgert, ist eigentlich ein typischer Fall: Russland fordert von Reisenden einen Gehaltsnachweis – weil Deutschland kurz zuvor dasselbe für russische Gäste beschlossen hatte. „Wenn ein Land seine Visavorschriften ändert, antwortet oft das andere Land darauf, indem es seine Bedingungen ebenfalls wechselt“, sagt Brian Kelly, Geschäftsführer des Visumdienstes CIBT Visum-Centrale. Ob sich Moskau strikter zeigt, Jordanien mehr Geld verlangt oder Kasachstan die persönliche Anwesenheit des Visumstellers fordert: „Bei Einreisebestimmungen gibt es täglich Neues und Unerwartetes“, sagt er, „oft als Folge politischer oder wirtschaftlicher Ereignisse.“

Business-Visum ist Pflicht

Für Travel Manager und Geschäftsreisende nicht einfach: Gut 70 Staaten verlangen ein Visum für die Einreise. „Visafrei bis Hawaii“, eine Losung der friedlichen Revolution in der DDR 1989, bleibt ein frommer Wunsch. Dabei können nicht nur die ständigen Änderungen, welche die Länder vornehmen, zur Falle werden. Auch sind die Papierberge, durch die man sich wühlen muss, hoch und die Dokumente, die gefordert werden, zahlreich. Vor der oft simpleren Lösung, ein Touristen- statt des erforderlichen Business-Visums zu beantragen, warnen Fachleute jedoch. Eine Verweigerung der Einreise ist noch die mildeste Strafe. Wer dennoch ins Land kommt und einer Visumrazzia unterzogen wird, dem drohen Geldstrafen und Gefängnis und seiner Firma gar ein generelles Einreiseverbot.

Wer ein Visum beantragen muss, sollte sich einige Wochen vor Reisebeginn über die Vorschriften informieren: auf den Websites der Konsulate oder solcher Visadienste wie CIBT. Erforderlich sind Passfotos und Reisepass, der noch mindestens sechs Monate gültig sein muss. Daneben sind mehrere Anträge auszufüllen, die man sich bei den Konsulaten oder Visadiensten herunterlädt. Nötig ist ferner der Nachweis einer Auslandskrankenversicherung. Entsendungsschreiben und Einladungsschreiben des ausländischen Geschäftspartners machen es kompliziert. Aber auch schon wegen einer falschen Kugelschreiberfarbe wurden Anträge abgelehnt.

„In der Regel ist es einfach, Visa für Saudi-Arabien zu erhalten, wenn alles stimmt“, nennt Kelly ein Beispiel. „Komplexer wird es, wenn offizielle Einladungsschreiben nötig sind oder wenn der Reisende einen Nachweis über die Höhe seines Einkommens erbringen muss.“ Kompliziert ist zum Beispiel Nigeria. Indien ist zumindest davon abgerückt, von Business-Reisenden den Arbeitsvertrag mit einem indischen Betrieb zu verlangen – was praktisch kaum möglich war. Weiterhin ist jedoch eine Einladung nötig. Zudem muss, wer einen Vertrag unterzeichnet, ein kompliziertes Employment-Visum beantragen.

Konsulate oft nicht einig

Positive Beispiele sind die Ukraine, die 2005 die Visumpflicht für Deutsche abgeschafft hat, oder Länder wie Vietnam und Kambodscha, die keine Einladungsschreiben für Firmen verlangen. Andere Staaten stellen das Visum sogar erst bei Einreise am Flughafen aus, dazu gehören die Vereinigten Arabischen Emirate, Oman, Ägypten, Indonesien und eben auch Kambodscha.

Manchmal unterscheiden sich für ein und dasselbe Land die Visavorschriften – je nachdem, in welchem Konsulat man seine Einreise beantragt. Das allerdings ist genau vorgeschrieben und richtet sich nach dem Wohnort der Reisenden. Muss man persönlich erscheinen – wie bei Kasachstan – fällt dafür mindestens ein Arbeitstag weg. Und die Gebühren sind mitunter happig. So verlangt Russland 35 bis 70 Euro, Vietnam 55 bis 94, Eritrea 95 bis 110 Euro.

Im Reisebüro fragen

Grund: Visaeinnahmen sind für manche Staaten eine Devisenquelle. „Vor allem die Konsulate kleinerer afrikanischer Staaten müssen sich durch solche Einnahmen oft selbst finanzieren“, berichtet Kelly.

Allein für Urlauber ist es nicht leicht, sich durch die Visaformalitäten zu wühlen, und bei Firmen mit weit weniger Zeit ist dies noch schwieriger. Um Nerven und Arbeitskraft zu schonen, lohnt sich meist die Zusammenarbeit mit einem Dienst wie CIBT Visum-Centrale, Visa-Dienst Bonn, Business Visum, Visumplus oder Visumexpress. Nachfragen sollte man bei seinem Reisebüro-Partner: Oft kooperiert er mit einem der Anbieter. Die zusätzlichen Kosten halten sich in Grenzen: Für normale Visa verlangen die Anbieter meist 20 bis 30 Euro plus Versand, soll es schneller gehen (weniger als fünf Tage) sind 40 bis 80 Euro fällig.

Die wichtigsten Tipps zur Visumbeantragung

Zeit einplanen: Am besten beantragt man das Visum, sobald die Reise feststeht. „Im Normalfall reicht zwar eine Woche vor dem Start“, sagt CIBT-Chef Brian Kelly, „dann sollte man aber auch alle eventuell geforderten Spezialdokumente haben.“ Also etwa Einladungen, Entsendungsschreiben und Gehaltsnachweise. Meist sind Visa auch binnen 24 bis 48 Stunden zu besorgen – dann aber zu deutlich höheren Kosten.

Auf Vollständigkeit achten: Unvollständige Anträge oder fehlende Dokumente sind die häufigsten Fehler, die Firmen machen. Visadienste müssen bei bis zu 50 Prozent ihrer Kunden nachhaken, weil irgendetwas fehlt. Daher: auf den Websites der Konsulate und Visadienste sich über alle nötigen Unterlagen informieren und diese heranschaffen.

Gebietsbindung beachten: Bei welchem Konsulat das Visum beantragt werden muss, ist vorgeschrieben und richtet sich nach dem Wohnort des Reisenden.

Zweitpass beantragen: Wer viel reist, sollte einen zweiten Reisepass beantragen. Dieser hilft sowohl für die Zeit, in welcher der Erstpass beim Konsulat liegt, als auch bei Einreisen in verfeindete Staaten wie Israel/Syrien oder Kosovo/Serbien.

Gültigkeitsdauer beachten: Meist muss der Reisepass noch mindestens sechs Monate lang gültig sein. Manche Länder verlangen aber auch zwölf Monate!

Die Nationalität zählt: Visavorschriften richten sich nach der Nationalität des Reisenden. Bei einem ausländischen Mitarbeiter, der in Deutschland arbeitet, können sie sich wesentlich von denen unterscheiden, die für Deutsche gelten.