Eventplanung

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Tipps für die richtige MICE-Richtlinie

Wer sein Meeting Management strategisch betreiben will, muss Richtlinien formulieren: Wie sind Veranstaltungen zu planen und zu buchen? Und wer verfügt über welche Kompetenzen?

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von Oliver Graue, 16.05.2014, 09:00 Uhr
Eine klare Veranstaltungsrichtlinie erspart viel Arbeit.
Foto: Thinkstock

Für Roman Asboth, Travel Manager beim Baukonzern Bilfinger, ist sie fester Bestandteil dessen, was er als Strategisches Meeting Management bezeichnet: die Veranstaltungsrichtlinie. A¨hnlich wie die Reiserichtlinie, die in den meisten Unternehmen etabliert ist, bildet sie – neben einer Buchungssoftware – das Rückgrat des MICE-Management. Sie gibt vor, nach welchen Regeln Veranstaltungen zu planen und umzusetzen sind. „Jede Firma, die mit Events zu tun hat und die ihre Ausgaben im Auge behalten will, braucht eine solche Richtlinie“, sagt Gerhard Bleile, Gründer und Ehrenpräsident der Vereinigung Deutscher Veranstaltungsorganisatoren: „Die Mitarbeiterzahl des Unternehmens spielt dabei keine Rolle.“

Veranstaltungsrichtlinie klärt Kompetenzen

Das Problem: Obwohl die Branche seit vielen Jahren über eine Optimierung der Veranstaltungsplanung diskutiert, scheitert das dazu nötige Strategische Meeting Management oft an Kompetenzstreitigkeiten. Events werden dezentral von den Fachabteilungen gebucht – eine Aufgabe, die die Verantwortlichen sich nicht von einer zentralen Stelle wegnehmen lassen wollen. Das Wissen der Entscheider ist allerdings sehr unterschiedlich, und interne Abstimmungen gibt es nicht. Dabei sind derartige „Erbhof“-Streitereien durchaus vermeidbar.

Drei Schritte zur Veranstaltungsrichtlinie

1. Holen Sie sich von der Geschäftsführung ein Mandat! Verdeutlichen Sie dazu das enorme Sparpotenzial.
2. Setzen Sie sich mit einkauf, Buchhaltung, IT, buchenden Sekretärinnen an einen Tisch, um Kompetenzen festzulegen. Sondieren Sie den Markt der Tagungshotelportale, formulieren Sie Rahmenbedingungen (Storno, Deposit), definieren Sie Tagungspauschalen.
3. Analysieren Sie Ihre MICE-Ausgaben. Das ist aufwendig, liefert Ihnen aber Infos über das, was eine Richtlinie beinhalten sollte.

Wer in seiner Firma eine Veranstaltungsrichtlinie wirksam verankern will, braucht die Zustimmung der Geschäftsführung und muss sich mit allen beteiligten Abteilungen – Bucher, Einkauf, IT, Buchhaltung – an einen Tisch setzen. Die Richtlinie sollte genau klären, wie ein Event gebucht wird. Perfekt wäre der Einsatz einer Online-Plattform, wie sie diverse Dienstleister anbieten. Bis zu einer bestimmten Kostenhöhe, etwa 3000 Euro, darf die Fachabteilung selbst über dieses Tool buchen. Ist das Event teurer – Bleile schlägt den Betrag von 10.000 Euro vor – müssen bestehende Rahmenverträge genutzt werden. Und für alle Veranstaltungen, die noch mehr kosten, muss die Fachabteilung den Einkauf oder das Travel Management einbinden. Das geschieht, indem der interne Besteller zunächst in dem Portal alle wichtigen Daten zu der geplanten Veranstaltung eingibt – benötigte Ausstattung, Ort, Zeitpunkt, Teilnehmerzahl. Der Einkauf holt, ebenfalls über die Plattform, Angebote ein, vergleicht diese und verhandelt gegebenenfalls nach – oder lässt dies durch den Dienstleister erledigen.

Der große Vorteil dieser Lösung: Indem alle Bucher und Anfrager ein einheitliches elektronisches Portal nutzen, entsteht Transparenz über alle Ausgaben. Reportings, also Statistiken, lassen sich jederzeit erstellen. Sie geben Auskunft über die MICE-Gesamtausgaben der Firma, zeigen aber auch, in welche Hotels welche Summen investiert werden. Vielleicht lassen sich weitere Meetings auf bestimmte Häuser steuern, in denen eh schon ein hohes Volumen anfällt und mit denen es sich daher über Einkaufsvorteile reden lässt?

 
 
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