Firmen setzen auf E-Rechnung

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Papiergewusel ade

Die elektronische Rechnung verspricht schlankere Prozesse und sinkende Kosten: beim Absender und beim Empfänger.

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von Martin Jürs, 04.11.2008, 13:00 Uhr
Umstellung auf elektronischen Rechnungsversand: Sie lohnt sich für Absender und Empfänger.
Foto: iStockphoto

Die Rechnungsabteilung von Hotel.de kann sich über mangelnde Arbeit nicht beklagen. 30.000 Rechnungen verschickt das Nürnberger Hotelreservierungssystem jeden Monat an seine Kunden aus der Hotellerie. Die Belege wurden bis vor Kurzem von Dienstleistern per Post, als Fax oder via E-Mail zugestellt. Der elektronische Rechnungsversand war dabei allerdings überschaubar. Zwischen fünf und zehn Prozent der Belege wurden monatlich per Electronic Invoice versendet. Doch das ändert sich gerade. Immer mehr Hotels setzen auf das so genannte E-Billing, seitdem Hotel.de seinen elektronischen Rechnungen auch eine qualifizierte Signatur beifügt.

Sie sind das eigentliche Herzstück der elektronischen Rechnung. Erst diese virtuelle Unterschrift macht den elektronischen Beleg zu einer richtigen Rechnung, die den Vorgaben des Umsatzsteuerrechts entspricht und zum Vorsteuerabzug berechtigt. Für die qualifizierte Signatur sorgen bei Hotel.de zwei Server der auf E-Billing spezialisierten Firma Secrypt aus Berlin mittels einer speziellen Software. Nach der Signatur werden die Rechnungen als PDF oder auf Wunsch auch in einem anderen Dateiformat dem Empfänger zum Beispiel via E-Mail übermittelt. Der Rechnungsempfänger – hier die Hotels – wiederum muss die elektronische Signatur auf ihre Echtheit prüfen. Dabei hilft eine kostenfrei erhältliche Software. Die Rechnung wie auch das Prüfprotokoll müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Entweder als Papierausdruck oder in einem elektronischen Archiv – so verlangt es der Fiskus.

Sparen bei den Portokosten

Die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand lohnt sich. Besonders für den Absender: Der spart laut Tatami Michalek, Geschäftsführer von Secrypt, bis zu vier Euro pro Rechnung. Schließlich fallen Porto und Kuvertierung weg. Auch die Arbeitskosten können gesenkt werden, schließlich sind moderne Signatur-Server in der Lage, Tausende von Rechnungen pro Stunde mit einer digitalen Unterschrift zu versehen und zu versenden. Bei Hotel.de jedenfalls hat man die Investitionskosten für die Signatur-Server bereits nach wenigen Monaten wieder eingefahren.

Doch auch die Rechnungsempfänger profitieren – wenngleich in geringerem Umfang. Um bis zu einen Euro können die Kosten bei ihnen pro Rechnung wegen der schlankeren Prozesse reduziert werden, so Michalek. Dies hängt unter anderem davon ab, ob Belege wieder ausgedruckt oder über Schnittstellen automatisch in die Systeme der Finanzbuchhaltung fließen und anschließend auch elektronisch archiviert werden.

 
 
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