Die besten Kartentricks

Bereits ab fü¨nf Exemplaren kann sich der Einsatz von Firmenkreditkarten lohnen, so Experten.
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Ein komisches Gefühl beschlich Herbert Genrath: Warum ging der Verkäufer mit seiner Firmenkreditkarte so lange Zeit nach hinten? Genrath befürchtete Missbrauch. Doch seine Bedenken zerstreuten sich rasch: Wenige Monate zuvor hatte er sich beim Card-Control-Service seines Kartenanbieters Airplus registriert, der ihn automatisch per SMS über alle Umsätze ab 50 Euro informiert. Alles war okay.

Card Control, Online-Konto, mobiler Zugriff, Savings Tracker, Aida-Funktion, McBizz: In jüngster Zeit haben die Anbieter von Firmenkreditkarten ihre Produkte mit allerhand Zusatzservices versehen. Ziel: das Plastikgeld populärer machen. Denn während Konzerne längst auf die Karte setzen, ist der Mittelstand noch nicht so weit. Noch jeder Zweite zahlt Vorschüsse – und verschenkt damit Geld. Auf 25 bis 30 Euro beziffert die Beraterin Andrea Zimmermann (btm4u) die Kosten „durch Arbeitsaufwand und Zinsverlust“. Schon ab fünf Exemplaren können sich Firmenkreditkarten lohnen.

Ralf Strehlau, Chef der mittelständischen Unternehmensberatung Anxo, führte sie vor drei Jahren ein. Er war es leid, ständig Vorschüsse zu zahlen, abzurechnen und jede Hotelrechnung zu prüfen. Die Karten machen das Vorschusswesen überflüssig. „Auch wir müssen unseren Verwaltungsaufwand gering halten“, sagt Strehlau. Seine Travel Managerin Carla Teschner nennt einen weiteren Vorteil: „Wir können nun Statistiken erzeugen: Wer reist wann wohin? Wie hängen die Kosten mit der Auftragslage zusammen? Wann habe ich die größten Reisekosten? Das Ergebnis ist wichtig für den Cash Flow.“

Karten, Versicherungen & mehr

Zusatzservices: Je nach Anbieter haben die Karten verschiedene Zusatzservices im Gepäck, die das Unternehmen bei der Auswahl abfragen und beachten sollte. In jedem Fall sollte die Karte von den Airlines für ihre Firmenförderprogramme akzeptiert werden. Standard sind Versicherungen wie Reisekrankenkasse oder Mietwagenvollkasko, doch muss hier das Kleingedruckte genau gelesen werden: Oft müssen die entstandenen Kosten komplett mit der Karte gezahlt worden sein, damit die Versicherung greift. Daneben gibt es zahlreiche Sonderleistungen wie vergünstigte Mietwagenkonditionen oder freier bzw. günstiger Zutritt zu Lounges.

Alle Reisekosten im Blick

Für Peter Schmid, Principal bei der Beratungsgesellschaft BrainNet, ist die Kreditkarte ein Controlling-Instrument: Sie hilft, Reiseausgaben besser im Auge zu behalten. „Ich konnte all den Kleinkram nicht im Detail überprüfen“, stimmt Strehlau zu. „Nun sehe ich mit zwei, drei Blicken auf der Auswertung, ob das okay ist.“ Denn wer Firmenkarten nutzt, kann online im sogenannten Management-Informationssystem (MIS) eine Auswertung abrufen. Geschäftsreise-Planer erfahren, was wie oft gebucht wird und ob dies den Reiserichtlinien entspricht. Einen weiteren Vorteil beschreibt Managerin Carla Teschner: „Wie viel Bahn ist gebucht worden und von welcher Person? Lohnt sich eine Bahncard 50? Ich sehe das mit zwei, drei Knopfdrücken und kann es so der Geschäftsleitung vorlegen.“

Die Kosten für die Kreditkarten sind gering und richten sich meist nach dem über sie abgewickelten Volumen. Neben den Firmenkreditkarten für die einzelnen Mitarbeiter führte Carla Teschner eine zentrale virtuelle Firmenkarte ein. Diese ergänzt die Firmenkreditkarte und wird genutzt, um Leistungen wie Flug- und Bahntickets oder Mietwagen zu buchen. Die Karte ist meist beim Reisebüro hinterlegt und nur virtuell vorhanden. Ihre Abrechnung erfolgt direkt übers Firmenkonto. Vorteil: Die Karte bietet beste Reporting-Möglichkeiten, da bei der Buchung alle Daten samt Kostenstelle erfasst werden. Nachteil: Hotels sind nicht buchbar.

Prepaid als Alternative

Können oder wollen Sie nicht alle Mitarbeiter mit einer Firmenkreditkarte ausstatten, etwa weil deren Schufa negativ ist oder es sich um Externe handelt, stellt die Prepaid-Karte eine Alternative dar. Anbieter wie Wirecard haben sie im Programm. Dabei handelt es sich um eine Art „Vorschuss auf Karte“, also um „aufgeladene“ Summen, die sich nicht überschreiten lassen, die aber garantiert sind. Gut: Prepaid ist auch an solchen Stellen einsetzbar, die keine Kreditkarten akzeptieren.

Belegführung fällt weg

Zudem gilt: „Bei der Abrechnung werden Kostenstelle und Personalnummer berücksichtigt“, so René Zymni (BCD). „Sie brauchen keine Belegführung, weil alle finanz- und steuerrechtlichen Details auf der Buchung erscheinen“, präzisiert Carla Teschner. Die gesamte Belegführung fällt dadurch weg. Mit Firmenkreditkarten hingegen bezahlt der Reisende unterwegs dienstliche Ausgaben. Die Karten laufen auf den Namen des Mitarbeiters und werden ihm als reale Karte ausgehändigt. Oft lassen sie sich in die Reisekosten-Software integrieren.

Nachteil: Corporate Cards werden übers Privatkonto des Reisenden abgerechnet. Weil manche Mitarbeiter davor zurückschrecken, bieten die Kartengesellschaften verlängerte Zahlungsziele oder gesonderte Zwischenkonten an. In der Regel bucht der Kartenbetreiber erst nach 14 bis 28 Tagen das Geld ab. Positiver Nebeneffekt: Der Mitarbeiter rechnet zügig ab, schließlich will er nicht privat in Vorschuss treten.

Die Einführung von Firmenkreditkarten erfordert Fingerspitzengefühl. Bei der Überzeugungsarbeit helfen die Anbieter. Um die passende Karte zu finden, bieten Geschäftsreise-Ketten spezielle Software an. Hat der Mitarbeiter eine negative Schufa, lassen die Kreditkartenanbieter meist mit sich reden. Voraussetzung: Das Unternehmen übernimmt die Haftung. Und auch wenn das Konto mal nicht gedeckt ist, zeigen sich die Anbieter oft nachsichtig, solange sie zügig informiert werden.

Die Anbieter

Airplus als größter Anbieter offeriert Firmenkreditkarten für die einzelnen Mitarbeiter (Corporate Cards) und die zentrale Reisestellenkarte Company Account. Durch Kooperation mit Mastercard lassen sich über sie weltweite Reiseleistungen wie Bahn, Hotel und Billigflieger buchen (Aida-Funktion). Für Mittelständler gibt es den Company Account Compact. Das Analyse-Tool Expense Overview ist eine einfach zu handhabende Auswertungsfunktion. Die Gebühren richten sich nach Umsatzhöhe und Kartenanzahl. Für Eventbuchungen bietet Airplus seine Meeting Solution.

American Express setzt ebenfalls auf Corporate Cards sowie das virtuelle Reisestellenkonto unter dem Namen Business Travel Account (BTA). Für den Tagungseinkauf gibt es die Meeting Card. Abrechnen und verwalten lässt sich auch bei American Express online. Die Kosten sind umsatzabhängig.

Degussa ist neu auf dem Markt der Firmenkreditkarten und hat das Geschäft von Santander übernommen. Auch Degussa bietet Corporate Cards und Reisestellenkarte. Flugscheine werden mit dem Tool Smart- Miles auf Coupon-Basis ausgewertet.

Corporate World konzentriert sich mit einer Komplettlösung aus Karte, Online-Buchungstool, Reisekosten-Software und Service-Tools auf den Mittelstand. Kosten pro Karte 22 bis 59 Euro. Eine relativ neue Alternative ist die Prepaid-Karte McBizz. Da sie auf Guthabenbasis funktioniert, erfolgt keine Schufa-Prüfung.

Vom Betriebsrat bis zum Datenschutz

Weisungsrecht: Die Einführung von Firmenkreditkarten ist zwar vom Weisungsrecht des Arbeitgebers gedeckt. Praktisch jedoch sind Arbeitnehmer nicht verpflichtet, über ihre Bonität Auskunft zu geben – worauf Kreditkartenanbieter meist bestehen. Im Klartext: Gegen den Willen des Arbeitnehmers lassen sich Firmenkreditkarten nicht durchsetzen.

Betriebsrat: Die Einführung von Firmenkreditkarten ist mitbestimmungsfrei – unter zwei Voraussetzungen: 1. Die Arbeitnehmer dürfen das Plastikgeld ausschließlich beruflich nutzen. 2. Es handelt sich um Zusatzkarten zu einem bestehenden Kartenvertrag des Arbeitgebers. Einen separaten Vertrag zwischen Arbeitnehmer und Kartenunternehmen sollte es daher ebenso wenig geben wie die Erlaubnis, mit der Karte Privates zu bezahlen. Dies hätte Entgeltcharakter und wäre mitbestimmungspflichtig.

Datenschutz: Da persönliche Daten des Arbeitnehmers erhoben und übermittelt werden, die für das eigentliche Arbeitsverhältnis nicht zwingend nötig sind, muss jeder Arbeitnehmer individuell einwilligen. Alternativ ist eine entsprechende Betriebsvereinbarung möglich.

Projekt: Beachten Sie bei der Einführung von Firmenkreditkarten die Grundregeln des Change Managements: Denken Sie sich in die Positionen anderer hinein, machen Sie sich ihre Interessen und potenziellen Widerstände bewusst. Informieren Sie per Rundschreiben und auf Betriebsversammlungen, nennen Sie detaillierte Gründe für die Einführung der Karten und erklären Sie das genaue Prozedere. Für die Anfangszeit sollte es eine „Hotline“ geben. Und: Binden Sie alle Betroffenen von Anfang an ein, und holen Sie sich die Unterstützung des Betriebsrats – auch wenn auf dem Papier keine Mitbestimmungspflicht besteht.