Firmenkreditkarten

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Für wen sie sich wirklich lohnen

Jeder zweite Mittelständler in Deutschland zahlt noch bar. Dabei rentieren sich Corporate Cards oft schon für kleinere Betriebe. Doch Karte ist nicht gleich Karte.

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von Oliver Graue, 15.09.2014, 09:00 Uhr
Controlling per Karte: Corporate Cards bringen Transparenz.
Foto: Thinkstock

Keine Bargeld-Vorschüsse mehr, vereinfachte Prozesse bei der Abrechnung und eine gute Übersicht über die Reiseausgaben: Die Vorteile von Firmenkreditkarten sind klar. Doch während große Unternehmen längst auf das Plastikgeld setzen, sind viele Mittelständler skeptisch. Laut Beraterin Andrea Zimmermann (btm4u) zahlt noch jeder zweite kleinere Betrieb Vorschüsse und betreibt ein manuelles Belegwesen – obwohl er damit Geld verschenkt. „Pro Abrechnung fallen 25 bis 30 Euro Aufwandskosten an“, schätzt Andrea Zimmermann. Dabei lohne sich der Einsatz einer Karte schon ab fünf Exemplaren.

Vor allem lassen sie sich als Controlling-Instrument nutzen: Alle Ausgaben, die via Karte getätigt werden, fassen die Anbieter in Reports zusammen (Management-Informationssysteme). „Wir können jetzt Statistiken erzeugen“, sagt auch Carla Teschner, Travel Managerin der Unternehmensberatung Anxo: „Wer reist wohin? Wie hängen die Kosten mit der Auftragslage zusammen? Wann habe ich die größten Reisekosten? Das Ergebnis ist wichtig für den Cash Flow.“

Gefragt: Virtuelle Karten

Und weil alle finanz- und steuerrechtlichen Details auf der Buchung erscheinen, ist Belegführung überflüssig. Die Kartenanbieter entwerfen immer neue Produkte und Zusatzleistungen, um das Plastikgeld populär zu machen. So erscheinen – um Betrug zu vermeiden – alle Ausgaben sofort als SMS auf dem Handy. Enorm im Aufschwung ist die virtuelle Bezahlung: Für ihre Reisenden können Travel Manager eine Nummer zur einmaligen Nutzung erzeugen und – wenn gewünscht – mit einem beliebigen Betrag füllen. Die Reisenden bezahlen mit dieser Nummer, abgerechnet wird direkt über die Reisestellenkarte. Die Zahlungen lassen sich kostenstellengerecht zuordnen und gelten überdies als sehr sicher, eben weil sich jede Nummer nur einmal verwenden lässt. Als Vorreiter der virtuellen Zahlung gilt Airplus mit AIDA. Die Gebühren für Corporate Cards insgesamt sind gering und richten sich in aller Regel nach dem über das Plastikgeld abgewickelten Volumen. Ist dieses sehr hoch, lässt sich möglicherweise sogar eine Beteiligung der Firma am Disagio vereinbaren. Mit Spannung blicken die Kartenanbieter derzeit allerdings nach Brüssel: Die EU streitet darüber, ob sie auch für Firmenkarten – wie für private Karten bereits beschlossen – niedrigere Händlergebühren vorschreibt. Das würde die wichtigste Einnahmequellen der Kreditkartenanbieter drastisch verkleinern. Folge wären erhöhte Kartengebühren.

Wer in seinem Unternehmen Kreditkarten einführen will, sollte dies im Rahmen eines klassischen Projekts vornehmen und die Grundregeln des Change Management beachten. Ganz wichtige Aspekte: Alle betroffenen Abteilungen sind einzubinden, die Mitarbeiter frühzeitig zu informieren, die Entscheidung klar zu begründen und Zeitpläne aufzustellen.

Problem: Negative Bonität

Da manch ein Kollege negative Bonität haben könnte, ist zudem besonderes Fingerspitzengefühl gefragt. Wer partout keine Karte haben will, den sollte man nicht dazu zwingen. Alternativ gibt es allerdings Lösungen auch für solche Fälle – entweder per Zwischenkonto oder Firmenhaftung. Für Datenschutzaspekte schließlich ist eine Betriebsvereinbarung nötig – oder eine individuelle Einwilligung der Betroffenen. Grundsätzlich sind Corporate Cards jedoch nicht mitbestimmungspflichtig, sofern sie nur beruflich genutzt werden und sie Zusatzkarten zu einem bestehenden Vertrag des Arbeitgebers darstellen.

Lesen Sie auf der folgenden Seite, welche Kartentypen es gibt.

 
 
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