Mietwagen: Die richtige Ausschreibung

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Partner fürs Leben sollen der Technikkonzern Schott und sein neu gefundener Mietwagenanbieter nicht werden. „Etwa alle drei Jahre wird neu ausgeschrieben“, erklärt Material Group Manager Daniela Liso. „Und den perfekten Partner gibt es sowieso nicht. Wohl aber den, der unsere Ansprüche zum gefragten Zeitpunkt am besten erfüllen kann.“ Das Mainzer Unternehmen, vor allem für seine Spezialgläser und Ceran-Kochflächen bekannt, ist weltweit vertreten. Daher kam von Anfang an nur ein internationaler Anbieter in Frage.

Weltweit gültige Firmenrate

Aber gibt es nicht billigere lokale Autoverleiher, gerade in den klassischen Urlaubsländern? „Ein Ziel der Ausschreibung war es, einen Partner zu finden, der auch im Ausland konkurrenzfähig ist“, bestätigt Daniela Liso: „Eine international gültige, feste Firmenrate vereinfacht die Prozesse wesentlich – und sie macht die Dinge kalkulierbar.“ Das Problem bei „Touristenraten“: Sie sind im Ausland nicht immer punktgenau verfügbar. Bei den 20.000 jährlichen Miettagen von Nordamerika bis Neuseeland ist das unabdingbar.

Tipps

So schreiben Sie Ihren Mietwagenpartner aus

Bedarf ermitteln: Seien Sie sich vor der Ausschreibung über den Status quo Ihres Unternehmens im Klaren. Das heißt, ermitteln Sie den genauen Mietwagen- Bedarf Ihrer Firma (Anzahl der Miettage, Wagenklassen, Strecken, Stationen) und stellen diesen möglichst detailliert dar. Hohe Transparenz führt meist zu besseren Angeboten der Verleiher.

Kriterien definieren: Legen Sie die Kriterien fest, die abgefragt werden sollen, und gewichten Sie diese nach Punkten. Also: Was ist für Sie besonders wichtig? Welches sind K.o.-Kriterien, führen also zu einem direkten Ausscheiden des Bewerbers? Benutzen Sie in der Ausschreibung den international gültigen Acriss-Code.

Preise und mehr: Monetäre Aspekte wie Mietpreise, Mengenrabatte oder Zusatzgebühren gehören ebenso in den Fragenkatalog wie nichtmonetäre Fragen: Flottengröße, Internationalität, Standorte, Versicherung, Winterreifen- und Navi-Garantie, Reporting, Abholservice usw.

Finale vor Ort: Werten Sie die Angebote aus, und laden Sie die nach Punkten besten drei bis vier Bewerber zum Finale in Ihr Unternehmen ein. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Angebote nochmals dar- zustellen und Nachfragen zu beantworten – auch, was den Service betrifft. Küren Sie aus diesen Erkenntnissen den „Sieger“.

Der erste Schritt zur erfolgreichen Ausschreibung: den richtigen Zeitpunkt treffen. „Es ist ganz wichtig, auf Marktsignale zu hören“, empfiehlt Daniela Liso. Diese ließen eine Preissteigerung auf dem Mietwagenmarkt erahnen. „Das ist der richtige Zeitpunkt, um eine neue Firmenrate auf drei Jahre festzuschreiben.“ Ganz wichtig: Vor der Ausschreibung muss man sich über den Status quo im Klaren sein. „Unser alter Vertrag war etwa drei Jahre alt“, erzählt Daniela Liso. „In Deutschland sahen die Raten sehr gut aus, im Ausland konnten wir uns aber durchaus noch verbessern.“ Dann müssen die Auswahlkriterien definiert und gewichtet werden: Bei Schott etwa gehörte die sogenannte SB0-Rate zu den essentiellen Ansprüchen: eine Selbstbeteiligung von null Euro im Schadensfall.

Unterschiede im Kleinen

„Natürlich muss man bei seinen Kriterien realistisch bleiben“, sagt Liso. „Aber auf keinen Fall sollte man sich verschlechtern.“ Zu den rein monetären Entscheidungskriterien zählten für Schott die Preise in Deutschland, Europa und den USA, Umsatzbeteiligungen, Rabatte bei Online-Buchung oder zusätzliche Gebühren etwa für Winterreifen. Aber: „Einen Preis nennen kann jeder“, sagt Liso. „Die Unterschiede liegen oft anderswo.“ Zum Bei spiel in Fragen wie: Ist die Flotte groß genug? Sind Navis und Winterreifen garantiert? Wie steht es mit Service und Reporting?

Ein Punktesystem für die Bewertung wurde vorher festgelegt. 80 Fragen mussten die Bewerber in einer vorgegebenen Form beantworten. „Wichtig ist es, nicht nach Automodellen zu fragen, sondern die internationalen Acriss-Codes zu verwenden“, rät Liso: „Sonst wird es schwer vergleichbar.“ Konkret fragte sie beispielsweise nach „CXMR“. Was in Acris- Sprache nichts anderes bedeutet als „Kompaktklasse mit Navigationsgerät“.

Einladung zum Beauty Contest

Die besten Bewerber durften zur Präsentation nach Mainz kommen – „bei uns heißt das ,Beauty Contest‘“, lächelt Liso. Dort konnten die Verleiher ihre Angebote näher erläutern und Fragen beantworten. „Daraus wird dann erneut selektiert, und final kann man sich für den besten Anbieter entscheiden.“

Für Daniela Liso hat sich die Arbeit gelohnt: Sie fand einen Anbieter mit weltweit attraktiven Konditionen, die Preise ließen sich global um mehr als ein Viertel senken, in Deutschland um 20 Prozent. Und: Winterreifengarantie sowie Anlieferung und Abholung an den deutschen Standorten sind inklusive, freut sich die Schott-Managerin.