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12 Tipps für die Ausschreibung

In manchen Fällen lohnt es sich, mit Airlines spezielle Firmenraten auszuhandeln. BizTravel gibt 12 Tipps für eine erfolgreiche Flug-Ausschreibung.

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von Oliver Graue, 13.01.2016, 09:00 Uhr
BizTravel nennt zwölf Tipps für die erfolgreiche Flug-Ausschreibung.
Foto: Thinkstock

Der beste Weg, um bei den Flugpreisen zu sparen, ist frühzeitiges Buchen. Studien zeigen: Wer seine Reisenden dazu anhält, mehrere Wochen vor Abflug zu reservieren, erhält die niedrigsten Ticketpreise. Das zumindest gilt für innerdeutsche und innereuropäische Routen. Und weil hier fast jedes Unternehmen inzwischen die Economy Class vorschreibt, lohnen sich Verhandlungen über Firmenraten kaum noch. Die Marktpreise sind meist die besten.

Anderes gilt für sehr kurzfristige Buchungen, für Business Class und für Langstrecken. Wer regelmäßig etwa nach China oder Südamerika fliegt, kann mit Firmenraten sparen. Denn zum einen bieten die Airlines für die Business Class nur selten günstige Tagespreise; zum anderen federt eine verhandelte Rate ab – dann etwa, wenn die Firma kurzfristig bucht und die Marktpreise bereits sehr hoch liegen. Die Firmenrate wird im Reservierungssystem dargestellt und lässt sich immer mit den öffentlichen Preisen vergleichen. Doch Vorsicht: Raten bringen nur etwas, wenn sie tatsächlich auch verfügbar sind. Travel Manager sollten daher neben dem Preis immer auch die Verfügbarkeit aushandeln und diese permanent nachhalten.

Tipps für eine gelungene Flugausschreibung

1) Sorgfältig planen

Eine erfolgreiche Ausschreibung will detailliert geplant sein und benötigt Zeit. Entwerfen Sie eine Zeittabelle mit den verschiedenen Schritten. Zum Beispiel: 1 Monat für die Erstellung und den Versand der Ausschreibung, 3 Wochen Antwortzeit, 1 Woche für die Auswertung, 1 Monat für Nachverhandlungen und die Implementierung der Raten in die Reservierungssysteme und die Online-Software.

2) Genau analysieren

Zur Vorbereitung gehört eine genaue Analyse der Reisestruktur des Unternehmens. Welche Airlines nutzen die Reisenden am stärksten? Welches sind die wichtigsten Strecken – in Deutschland, Europa und weltweit? Wie verteilen sich hier Tickets, Umsatz und Airlines? Wie ist die Konkurrenzsituation auf diesen Routen, gäbe es günstigere Airlines als die genutzten? Haben Sie ein Reisebüro, über das Sie alle Flüge buchen, müsste es Ihnen bei der Analyse helfen können.

3) Mit offenen Karten spielen

Informieren Sie die von Ihnen genutzten Fluggesellschaften, um was es Ihnen in der Ausschreibung vor allem geht und warum sie diese vornehmen. Ist es allein der Preis der Tickets, den Sie verbessern wollen? Oder spielen solche Faktoren wie Konsolidierung der Flugausgaben oder die Schaffung von Mehrwerten wie freies Gepäck oder Lounge-Eintritt eine Rolle? Das hilft den Fluggesellschaften bei ihren Antworten und Ihnen bei der Auswertung.

4) Zusatzleistungen festlegen

Definieren Sie in der Ausschreibung klar, welche Zusatzleistungen (also beispielsweise Gepäck, Sitzplatzwahl, Lounge, Essen an Bord ...) für Sie in den Preis mit hineingehören. Da sich die Leistungspakete der Airlines immer stärker unterscheiden, sollten Sie sich grundsätzlich nicht mit reinen Basispreisen zufriedengeben. Zwar bezeichnen die Anbieter ihre Zusatzleistungen in aller Regel als nicht verhandelbar, Sie sollten die entsprechenden Preise jedoch kennen, damit sie alle Angebote transparent vergleichen können.

5) Mehrwerte prüfen

Wer den Fluggesellschaften bis zu 3 Wochen Zeit für die Antworten lässt, gibt ihnen die Chance, Sie über weitere kostenlose Mehrwerte zu informieren, die Sie mit in die Auswertung einfließen lassen können. Das kann ein Lounge-Zugang für Economy-Gäste sein, ein Chauffeur-Service oder eine Gratisübernachtung, wenn der Anschlussflieger erst am Morgen startet.

 
 
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