Geschäftsreise und Entsendung

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Wo noch Synergien brach liegen

– Travel Manager suchen immer wieder nach Schnittstellen mit MICE und Flotte. Synergien gäbe es aber auch mit dem Entsendungsmanagement.

von Chris Debner, 28.12.2016, 11:30 Uhr
Chris Debner führt die Chris Debner LLC in Zürich, die sich auf globale Mobilitätsberatung spezialisiert. Mit fast 20 Jahren Erfahrung in fünf Ländern gilt er als gefragter Spezialist im Bereich internationaler Entsendungen.

Vor zwei Jahren hielt ich einen Vortrag an einer Konferenz in Zürich mit etwa 100 Travel Managern im Publikum. Ich selbst hatte zwar nur wenig Erfahrung im Bereich Travel Management, aber dafür umso mehr, was die Entsendungen internationaler Unternehmen angeht, also das sogenannte Expatriate Management.

Der Inhalt meines Vortrages drehte sich um Travel Risk, vor allem im steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Bereich. Es ging vor allem darum, dass Mitarbeiter beim Auslandsaufenthalt nicht mehr erst nach sechs Monaten steuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig werden, sondern bereits viel früher, manchmal sogar bereits ab dem ersten Tag. Das Gleiche gilt oftmals bei Einreisebestimmungen und Arbeitserlaubnissen. Eine Tatsache, die innerhalb des Entsendungsmanagements seit Langem bekannt ist.

Silo-Denken tief verankert

Das Publikum schätzte den Vortrag sehr, aber was mich damals regelrecht konsterniert hat, war das Feedback. Mehrere Travel Manager gaben zu, dass sie zum ersten Mal von diesem Thema hörten. Die Konferenzveranstalter bestätigten, dass das Thema Travel Risk gewöhnlich als Reisesicherheit und Gesundheitsvorsorge definiert ist. Über Besteuerung jedoch sei in diesem Zusammenhang bislang nie gesprochen worden.

Die Tatsache, dass es eine Funktion im Unternehmen gibt, die eine gewisse Expertise benötigt, um ihre Aufgaben erfolgreich zu bewältigen, welche eine andere Funktion im Unternehmen bereits hat, faszinierte mich. Gleichzeitig war mir aus meiner Erfahrung mit Entsendungsbereichen bewusst, dass es dort wiederum an Wissen übers Travel Management mangelt, etwa zum Thema Reisesicherheit. Bei Gesprächen sowohl mit Travel- als auch mit Entsendungsmanagern wurde mir bewusst, wie stark das Silodenken zwischen den beiden Funktionen in vielen Unternehmen noch verankert ist. Dabei gäbe es sogar noch weitere Synergien.

Wer hat die Kompetenz?

Entsendungsmanager beschäftigen sich mit langfristigen Auslandsaufenthalten (meist von 3 oder 6 Monaten bis zu 5 Jahren), bei denen es zum Umzug der Mitarbeiter kommt, teilweise mit ihren Familien. Der große Unterschied zum Travel Management liegt also in der Dauer des Auslandsaufenthaltes. Die Aufgaben, die die beiden Funktionen erledigen, sind teilweise jedoch identisch. Das Problem dabei: Weil die Kompetenzen im Unternehmen ungleich verteilt sind, können mögliche Synergien nicht genutzt werden.

Die folgende Liste zeigt einige Aufgaben, die von beiden Funktionen erbracht werden. Überlegen Sie beim Lesen, wo in Ihrer Organisation die höhere Kompetenz zu ihrer jeweiligen Durchführung angesiedelt ist:

• Steuer und Sozialversicherung

• Visa und Arbeitserlaubnisse

• Reisesicherheit (Duty of care)

• Auslandsversicherungen

• Hotelbuchungen

• Flugbuchungen

• Tracking der Mitarbeiter im Ausland

• Management von Spesen und Kosten

• Management von Ausnahmen

Ich möchte als Beispiel das Tracking hervorheben, also das Aufspüren der Mitarbeiter im Ausland, das zuletzt enorme Bedeutung erlangt hat. So wurde ich einmal Zeuge davon, wie das Travel Management eines Unternehmens ein sehr effizientes globales Tracking aufgebaut hatte. Doch parallel hat das Entsendungsmanagement dasselbe getan! Bei Geschäftsreisen lag dabei der Fokus auf Reisesicherheit, bei Entsendungen auf Besteuerung. Eine Zusammenarbeit hätte hier die Arbeit effizienter gemacht – für beide Seiten.

Bei einem meiner Workshops in Skandinavien saßen sich Travel- und Entsendungsmanager erstmals gegenüber. Es war spannend zu beobachten, wie im Verlauf des Workshops die Aussagen einer Funktion die andere Funktion immer wieder überraschten. Am Ende war für alle Beteiligten klar, dass man künftig verstärkt zusammenarbeiten wird. Oft setzen sich an anderer Stelle Abteilungen bereits an einen Tisch, um Schnittstellen und Kompetenzen zu besprechen und Synergien zu identifizieren. Es ist an der Zeit, weitere Silos einzureißen.

Schnittstellen gibt es auch zum Flotten-Management: go.biztravel.de/flotten

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