Geschäftsreisen buchen

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Pro und Contra Reisebüro-Partner

„Reisestelle“ nannte sich einst die Abteilung, in der Geschäftsreisen gebucht wurden. Das übernehmen heute oft Reisebüros – aber nicht immer. Zwei Praxisbeispiele.

von Oliver Graue, 21.03.2016, 09:00 Uhr
Manuela Kubisch ist auch für das Travel Management bei Happy Thinking People verantwortlich.
Foto: privat

Pro Reisebüro-Partner

Für uns ist die Zusammenarbeit mit einem Reisebüro die beste Lösung", sagt Manuela Kubisch, Projektkoordinatorin beim Marketingforschungsunternehmen Happy Thinking People. „Der Aufwand, sämtliche Reisen selbst zu recherchieren und buchen, wäre zu groß.“ Um dennoch Kosten zu sparen, lässt die Agentur mit Sitz in Berlin und in München inzwischen nur noch kompliziertere Reisen tatsächlich direkt von den Mitarbeitern des Reisebüro-Partners heraussuchen. Dazu gehören beispielsweise Langstrecken mit mehreren Umstiegsflughäfen. Auch Umbuchungen und Stornierungen lässt Manuela Kubisch „offline“ vornehmen.

Zwar bucht die Projektkoordinatorin auch alle anderen Flüge – also vor allem Punkt-zu-Punkt-Verbindungen – über ihr Reisebüro. Dafür greift sie allerdings seit 2013 nicht mehr zum Hörer oder schreibt Mails, sondern nutzt das für mittelständische Unternehmen enwickelte Online-Buchungssystem (OBE) des Partners, in diesem Fall Simply HRG. „Dadurch sparen wir Gebühren im Vergleich zur Offline-Buchung, haben durch das Listing der abgefragten Angebote aber dennoch schnell einen Überblick über alle Flüge", erklärt Kubisch.

Um selbst im Internet nach Angeboten zu recherchieren, fehlt Manuela Kubisch noch aus einem anderen Grund die Zeit: Das Reisemanagement ist nur eine von mehreren Aufgaben der jungen Frau. Hinzu kommt: Happy Thinking People, 1988 in München gegründet, verfügt inzwischen neben den Büros in Deutschland über weitere Niederlassungen in Zürich, Paris und Bombay, und „von den zunächst sprichwörtlich drei bis fünf Mitarbeitern sind heute mehr als 120 Beschäftigte unterwegs“. Über die Software buchen Manuela Kubisch und ihre Münchner Kollegin für die dortigen Beschäftigten zentral.

Jörn Schultz, Olga Frisch und Tomas Malheiro planen und buchen jährlich rund 3100 Reisen.
Foto: DFKI

Contra Reisebüro: Geschäftsreisen selbst buchen

Wir sind unser eigenes Reisebüro“, sagt Jörn Schultz, Travel Manager des Deutschen Forschungszentrums für Künstliche Intelligenz (DFKI). Gemeinsam mit seinen Kollegen Tomas Malheiro und Olga Frisch ist er bei dem weltweit größten Zentrum dieser Art nicht nur für den strategischen Part der Geschäftsreise zuständig, sondern übernimmt auch das Operative: Das DFKI-Team bucht selbst. „Das bietet uns eine weitaus größere Unabhängigkeit und Flexibilität, als wenn wir mit einem Reisebüro-Partner zusammenarbeiten würden“, sagt Schultz. „Und wir haben von Anfang an alles unter Kontrolle.“

Die sogenannte Reisestelle sieht das DFKI als die für sich am besten geeignete Lösung an. Wurde der Reiseantrag eines Mitarbeiters genehmigt, macht sich das Trio auf die Suche nach passenden und günstigen Hotels. Ohne Tabus: Neben den klassischen Portalen und Reservierungssystemen werden auch ausländische Internet-Reisebüros, Metasuchmaschinen und Reiseveranstalter durchstöbert. Bezahlt wird das Hotel möglichst zentral über die Reisestellenkarte. Flüge buchen Schultz und seine Kollegen übers eigene Reservierungssystem; lediglich das Erzeugen der Tickets übernimmt ein IATA-Reisebüro. Verglichen wird aber auch hier mit Internet und Direkttarifen.

„Dadurch erzielen wir sehr niedrige Reisekosten“, sagt Tomas Maheiro, „das rechnet sich.“ Und weil die Wissenschaftler und Studenten nicht selbst buchen, sondern alles über den Schreibtisch der Reisestelle geht, ist auch wildes Buchen (Maverick Buying) ausgeschlossen. Das heißt, das DFKI-Team weiß Bescheid, wo sich die Reisenden aufhalten, um mit ihnen auch im Notfall Kontakt aufnehmen zu können.

Alle drei sind übrigens echte Reiseprofis: Vor ihrer Tätigkeit bei der DFKI haben sie selbst im Reisebüro gearbeitet.

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