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Rentieren sich noch Firmenraten?

Bei vielen Firmen ist es noch ein Ritual: das jährliche Einkaufsgespräch mit Airlines und Hotels. Doch immer mehr Travel Manager verzichten darauf und steuern lieber das Buchungsverhalten der Kollegen.

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von Oliver Graue, 26.08.2014, 09:00 Uhr
Das Verhandeln von Firmenraten kostet viel Zeit.
Foto: Thinkstock

Für Monica Trestian, Travel Managerin des Spezialchemie-Herstellers Sika, ist es ein ständiges Ärgernis: Mit 600 Hotels hat sie Firmenraten vereinbart – doch „trotz klarer Verträge stehen uns diese Raten längst nicht immer zur Verfügung“. Obwohl die Sonderpreise in die Portale eingepflegt würden, seien sie häufig nicht buchbar. Folge: Das Unternehmen muss auf Marktpreise zurückgreifen.

Auf dem BME-Kongress „Travel, MICE & More“ steht Monica Trestian mit ihrer Kritik an den Hotels nicht allein. Etliche Travel Manager klagen über immer längere Ausschlusszeiten etwa zu Messen, in denen die verhandelten Raten nicht gelten. Sie schimpfen über mangelnde Kommunikation zwischen Hoteldirektoren und Key Accounts, über technische Probleme auf Hotelseite und über Raten, „die im Jahresverlauf einfach mal aus dem System verschwinden“, so Inge Pirner von Datev. Hinzu kämen auf dem Rücken der Travel Manager ausgetragene Streitigkeiten zwischen den auf Provision angewiesenen Portalen einerseits und den Hotelketten andererseits, die kommissionsfreie Nettoraten bevorzugen. Am Ende steht die Frage: Lohnt sich überhaupt noch der Aufwand, mit Leistungsträgern Raten auszuhandeln? Oder fahren Unternehmen nicht besser, wenn sie direkt auf tagesaktuelle Marktpreise setzen? Damit verbunden ist die Diskussion um das künftige Berufsbild des Travel Managers. Wird er in Zukunft noch Einkäufer sein? Oder rücken andere Aufgaben in seinen Fokus?

1. Hotel

Im Hotelsegment setzte bereits vor einigen Jahren der Trend zu Marktpreisen ein. Zwei Entwicklungen trugen dazu bei: Erstens ist gerade in Deutschland der Wettbewerb unter den Hotels so groß, dass Firmenvereinbarungen in den seltensten Fällen besser sind als die tagesaktuellen Preise. Und zweitens war die Anzahl der Hotelpartner und Raten bei vielen Firmen unüberschaubar geworden – und niemand wusste mehr, welche Gespräche sich tatsächlich noch rentieren und welche nicht.

Grundsätzlich hat sich die Hotelbuchung zu Tagespreisen durchgesetzt. Mit einer Ausnahme: Wer in einem Hotel pro Jahr mehr als 100 Nächte verbringt, für den lohnen sich meist nach wie vor Sonderraten. Oft handelt es sich dabei um Hotels in der Nähe des Hauptsitzes, von Niederlassungen oder bei großen Kunden. Markus Grasel zum Beispiel, Travel Manager der A1 Telekom Austria, handelt derartige Raten mit etwa 70 Häusern aus. Diese aber müssen von den Kollegen nicht gebucht werden – wenn sie sich an das Preislimit von 90 Euro (Österreich, Deutschland) und 150 Euro (Ausland) halten, dürfen sie sich ihr Hotel selbst aussuchen. Selbst das Vertragshotel-Logo im Hotelportal hat er entfernen lassen. „Mindestabnahmen oder Sanktionen, falls man einen Garantieumsatz nicht einhält, akzeptieren wir nicht“, sagt Grasel, der auch immer wieder die Verfügbarkeit der ausgehandelten Raten nachprüft. „Im Notfall ist da auch schon mal etwas Druck nötig.“

Noch besser ist es, wenn die Firma auch ihr Tagungsvolumen in die Verhandlungen einbezieht. „Ich erziele sehr gute Vertragsergebnisse, wenn die Business-Travel- und MICE-Verhandlungen verknüpft werden“, berichtet zum Beispiel Peggy Gabriel, Travel Managerin bei Vattenfall. Und wer sich selbst den Aufwand für Hotelverhandlungen ersparen will, kann dies inzwischen an externe Partner wie Reisebüro-Ketten oder Portalbetreiber (HRS, hotel.de) auslagern. Zweite Ausnahme ist das Projektgeschäft im Ausland. In Ländern mit hohen Hotelpreisen lohnen sich Verhandlungen meist schon ab 30 Nächten; an „schwierigen“ Standorten kann dies sogar in Deutschland der Fall sein.

 
 
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