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3. Mit Sharing Economy bei Messen und Langzeitreisen sparen

Idee: Die Skepsis im Travel Management gegenüber der sogenannten Sharing Economy ist groß, und kaum ein Unternehmen erlaubt es seinen Mitarbeitern bislang, Angebote wie Airbnb zu nutzen.Vor allem hinsichtlich der Reisesicherheit und des Datenschutzes bestehen Bedenken. Andererseits schätzen viele junge Reisende die Übernachtung in Privathäusern als „authentische“ Alternative, und für Firmen liegen die Preise oft bis zu 30 oder 40% unter denen eines Hotels. Manche Unternehmen wie zum Beispiel Bacardi arbeiten daher gerade an der Lösung der Sicherheitsfragen: Auch wer Sharing Economy nutzt, soll sich einfach lokalisieren und ins Risk-Management einbinden lassen.

Anbieter: Weltweit größter Anbieter ist Airbnb. Aber auch 9flats oder Wumdi bieten private Unterkünfte.

Sparpotenzial und Aufwand: Ganz besonders zu Messezeiten kann es deutlich preisgünstiger sind, in einer Privatwohnung zu übernachten statt in einem klassischen Hotel. Auch für längere Aufenthalte etwa im Rahmen von Projekten oder bei Umzügen (Relocation) bietet die Sharing Economy den Firmen ein Sparpotenzial. Günstiger wird es zudem, wenn sich ganze Gruppen in einem Haus unterbringen lassen statt für diese mehrere Hotelzimmer buchen zu müssen. Der Aufwand, um Reiserichtlinien anzupassen und die Sicherheitsfragen zu klären, dürfte vergleichsweise groß ein, könnte sich aber langfristig auszahlen.

Achtung: Auch technische Fragen wie die Einbindung der Sharing Economy ins bestehende Buchungs- und Abrechnungssystem müssen ebenso geklärt werden wie steuerrechtliche Fragen.

4. Mehrwertsteuer im Ausland zurückfordern

Idee: Wer im Ausland Mehrwertsteuer zahlt – etwa für Hotel, Taxi, Bahn, Mietwagen, Nahverkehr, Restaurant oder eigene Verpflegung –, kann sich dieses Geld mindestens teilweise zurückerstatten lassen. Bislang nutzen nur relativ wenige Unternehmen diese Möglichkeit. Laut Nils Kernchen, Sales Director des Anbieters Taxeo, verzichten sie so auf jährlich 5 Mrd. Euro. Spezielle Dienstleister haben sich auf die Forderung der Rückerstattung fokussiert: Über ihre Kontakte zu den Finanzbehörden der entsprechenden Länder machen sie im Namen ihrer Kunden die Rückzahlung der Mehrwertsteuer geltend.

Anbieter: Taxeo, Cash Back und andere (oft übers Reisebüro oder den Online-Software/Reisekostensystem-Partner)

Sparpotenzial und Aufwand: Die im Ausland gezahlte Mehrwertsteuer lässt sich bei etlichen Leistungen zurückfordern. Typisch sind: Hotel, Restaurant, eigene Verpflegung, Bahn, Taxi, Mietwagen, Benzin, Messe, Tagungen, Seminare, Honorare oder Telefon. Firmen senden ihre Originalrechnungen an die Anbieter, die diese auf Erstattungsfähigkeit überprüfen. Länderspezifische Anträge werden angefertigt und eingereicht. Manche Anbieter arbeiten auch mit Plastikkarten, die bei jeder Bezahlung vorgezeigt werden und automatisch eine erstattungsfähige Rechnung erzeugen oder diese sogar direkt an den Dienstleister übermitteln. Die Rückerstattung lohnt sich vor allem bei Ländern, die eine hohe Mehrwertsteuer erheben; in der EU bewegen sich die Sätze zwischen 6 und 25%. Der Aufwand hält sich in Grenzen. Die Kosten orientieren sich an den in Anspruch genommenen Modulen sowie an Einreichungsländern und am Rückerstattungsvolumen.

Achtung: Durchschnittlich vier Monate dauert es, bis die Mehrwertsteuer zurück aufs Firmenkonto gelangt. Je nach Land betragen die Wartezeiten dabei eine Woche bis ein Jahr.

5. Veranstaltungen elektronisch buchen und bündeln

Idee: Sogenannte MICE-Plattformen liegen im Trend. Nachdem viele Unternehmen ihre (Einzel-)Geschäftsreisen weitgehend konsolidiert haben und das Sparpotenzial als ausgeschöpft ansehen, wollen sie nun bei den Veranstaltungen auf die Sparbremse treten. Ziel ist es, durch den Einsatz einer Online-Software zunächst einen Überblick über die oftmals nicht bekannten MICE-Ausgaben zu gewinnen, die Buchungen zu zentralisieren und zu konsolidieren. Für kleinere Standardtagungen ist in der Branche derzeit eine Echtzeitbuchung in der Diskussion, vergleichbar der Hotelreservierung über Portale wie HRS & Co.

Anbieter: Meetago, Mice-Portal, Meetingmasters, Aloom, Smart & More, Meetingdeals und mehr als 90 andere

Sparpotenzial und Aufwand: Der Aufwand, den die Implementierung eines echten Strategischen Meeting Management erfordert, ist enorm groß und erfordert eine Menge Geduld. Diese Investition rentiert sich aber in aller Regel: Unternehmen erhalten Transparenz über ihre Veranstaltungsausgaben und können ihren MICE-Einkauf entsprechend strukturieren, also bündeln und steuern. Über die Portale tätigen die Firmen Ausschreibungen, wobei sich die Antworten dank einheitlicher Formate gut vergleichen lassen. Auch Nachverhandlungen mit den Siegern lassen sich teilweise elektronisch vornehmen. Kleine Standardtagungen lassen sich bereits genau wie Einzelhotels direkt durchbuchen – noch ist die Zahl der Hotels, die sich daran beteiligen, allerdings sehr klein.

Achtung: Noch sind reine Online-Buchungen von Veranstaltungen mit vielen Haken und Ösen versehen. Auf internationaler Ebene etwa lassen sich damit kaum Tagungen oder Events buchen. Hilfreich kann eine Mischung aus Online- und Offline-Management sein. Die meisten Portalanbieter halten solche Services bereit.

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