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6. Gesamtkosten berechnen statt billig buchen

Idee: „Total Cost of Trip“ (deutsch: Gesamtkosten einer Reise) – so lautet ein Begriff, der seit vielen Jahren durch diverse Travel-Management-Tagungen geistert. Dahinter steckt der Gedanke, dass bei der Planung einer Geschäftsreise nicht nach dem günstigsten Ticket gesucht werden soll, sondern dass alle finanziellen Aspekte eines Trips zusammengezählt werden. Neben dem reinen Flugpreis gehören dazu Taxi- und Nahverkehrskosten, vor allem aber der Zeitaufwand gut bezahlter Mitarbeiter. Müssen diese erst stundenlang zu ihrem eigentlichen Ziel pendeln, überschreiten die dadurch „verschwendeten“ Gehaltskosten schnell das Einsparpotenzial eines vermeintlich billigen Flugtickets.

Möglichkeiten: Statt nur nach dem billigsten Ticket zu schauen, werden Transfer- und Arbeitskosten in eine Gesamtkostenrechnung einbezogen. Das kann am Ende zum Beispiel dazu führen, dass Flüge zu kleineren, aber dem Zielort deutlich näheren Flughäfen gebucht werden, selbst wenn diese nur von preislich teureren Regionalgesellschaften bedient werden. Beispiele dafür sind Airports wie Bern, St. Gallen-Altenrhein (Vorarlberg, Ostschweiz), Friedrichshafen, Saarbrücken, Baden-Baden oder – sehr typisch – der London City Airport mit seinen kurzen Wegen ins Finanz- und Wirtschaftsviertel der Stadt.

Sparpotenzial und Aufwand: Das Sparpotenzial hängt von der Reisestruktur und den Reisezielen des Unternehmens ab. Der Aufwand ist eher groß und erfordert genaue Regelungen mit den einzelnen Abteilungen und dem Management. Gesamtkostenmäßig kann es sich am Ende sehr lohnen.

7. Leistungspakete schnüren mit NDC

Idee: Jahrelang hat die Branche über NDC gestritten, die New Distribution Capability. Über dieses neue Vertriebssystem wollen die Fluggesellschaften ihre Zusatzleistungen wie Gepäck, Mahlzeiten oder Platzreservierungen einfacher buchbar machen. Schließlich zählen diese Extras inzwischen zu den wichtigsten Einnahmequellen der Airlines neben dem reinen Flugpreis. Anders als zunächst geplant wird NDC jedoch kein eigener Buchungskanal, sondern bedient sich als reiner Datenstandard der klassischen Reservierungsysteme. Zudem ist für Kunden die Teilnahme an NDC freiwillig; sie können stattdessen auch wie gewohnt ausschließlich über die GDS buchen.

Anbieter: Bislang testen 25 Fluggesellschaften das NDC-System, allerdings nur Teile davon. Zu den Pionieren gehören Swiss und British Airways. Weitere 25 Fluggesellschaften sollen noch in diesem Jahr folgen.

Sparpotenzial und Aufwand: Der Umgang mit den sogenannten Ancillary Fees – also den Zusatzleistungen – stellt Travel Manager derzeit vor Probleme. So rechnen ihre Reisenden Zusätze ab, die eigentlich nicht erlaubt sind, oder haben Schwierigkeiten, sich im Wirrwarr der verschiedenen Flugraten zurecht zu finden. NDC bietet die Möglichkeit, mit den Airlines wieder ein Pauschalpaket an Leistungen auszuhandeln, welches dann als einziges den Mitarbeitern buchbar gemacht wird. Zu Beginn erfordert dies einen gewissen Aufwand; läuft das System aber erst einmal, lassen sich Zeit und Diskussionen sparen.

Achtung: Vereinbaren Sie mit den Fluggesellschaften, dass allein das ausgehandelte Paket buchbar gemacht wird – und dies sämtlichen Mitarbeitern in derselben Weise. Die Möglichkeit von NDC, dass Reisenden unterschiedliche Konditionen angeboten werden, sollte in jedem Fall unterbunden werden.

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