Firmenraten fürs Hotel

Hotels und Online-Portale garantieren Bestpreise. Folge: es gibt kaum Preisunterschiede.
Foto: Digital Vision

Die Zeit, in der Hotels per Telefon oder Fax gebucht wurden, ist vorbei. Sagen wir besser: Sie sollte vorbei sein. Lassen sich Hotelpreise über ein zentrales Online-Portal doch sehr viel besser vergleichen und einfacher buchen. Und überdies gibt es ein komplettes Reporting. Und: Auch die Anbieterseite rüstet technisch auf. Listen mit festen Zimmerpreisen gehören der Vergangenheit an. Raten werden schnell aktualisiert, je nach Buchungslage. Manche Preismodelle sind ähnlich kompliziert wie die von Airlines, bei denen kaum ein Sitz genauso viel kostet wie der benachbarte.

Punkten mit der Mix-Strategie

Natürlich hat jedes Hotel seine eigene Preisstrategie, die Arbeit des Travel Managers erleichtert das nicht. Immerhin hat er eine gewisse Verhandlungsmacht, denn der Hotelmarkt in Deutschland ist groß und zersplittert: Neben den Ketten gibt es unzählige kleine Hotels und Kooperationen.

Das wirkt sich auf die Preise aus. Hotels in Deutschland sind relativ günstig. Zunehmend verzichten Unternehmen sogar auf die Verhandlung von Firmenraten, weil sich der Aufwand nicht lohnt: Tagesaktuelle Raten liegen nur unwesentlich höher — oder sind sogar niedriger (siehe Interview).

So entsteht die Hotelrate

Je voller, desto teurer – dieses Prinzip ist zwar nicht neu, doch Computersysteme zur Preisgestaltung nach dem Vorbild der Airlines („Yield Management“) nutzen Hotels erst seit den 90ern.

Erlös statt Auslastung: Um den Gewinn zu steigern, zählt nicht unbedingt die hohe Auslastung um jeden Preis. Entscheidend ist das optimale Verhältnis zwischen Auslastung und Zimmerpreis. Eine wichtige Kennzahl heißt Revpar (Revenue per Available Room, deutsch: Erlös pro verfügbarem Zimmer).

Beispiel: Ein Hotel mit 200 Zimmern erzielt bei einem Preis von 100 Euro eine Auslastung von 70 Prozent. Nach einer Preissenkung auf 80 Euro steigt die Auslastung auf 80 Prozent. Im ersten Fall beträgt der Erlös 100 Euro x 140 Zimmer = 14.000 Euro, der Revpar 70 Euro. Im zweiten Fall werden trotz höherer Auslastung von 160 Zimmer x 80 Euro nur 12.800 Euro Umsatz generiert – dieser Preis ist also nicht erlösoptimal. Könnte das Hotel die 160 Zimmer aber für 90 Euro verkaufen, wäre der Erlös 14.400 Euro.

Es allerdings kommt darauf an, wie häufig eine Firma in einem Hotel übernachtet. Gelingt es dem Travel Manager, seine Reisenden auf bestimmte Häuser zu steuern und damit ein hohes Volumen zu schaffen, lohnen sich vereinbarte Firmenrabatte. Die Strategie könnte also lauten: Firmenraten für gut frequentierte Hotels etwa an den Unternehmensstandorten und in nachfragestarken Regionen wie Russland, Asien oder Südamerika (um überhaupt ein Zimmer zu bekommen!). Und die tagesaktuelle Buchung für alle anderen Häuser. Doch welche Ratenmodelle gibt es?

Ratenmodelle: Hotels mit Erlösmanagement legen keinen einheitlichen Preis für eine Zimmerkategorie fest, sondern eine Best Available Rate (BAR), einen „besten verfügbaren Preis“ also. Die Betonung liegt auf „verfügbar“: Ein Hotel mit 50 Zimmern veröffentlicht für einen bestimmten Tag einen Preis von 89 Euro. Sobald für dieses Datum 40 Prozent der Zimmer gebucht wurden, steigt die BAR auf 109 Euro. Über die BAR können Hotels elegant alle Arten von Sonderpreisen steuern. Eine sogenannte dynamische Firmenrate etwa kann sich mit einem Abschlag von zehn Prozent am jeweiligen Tagespreis orientieren. Bei Hotels mit BAR lohnt sich frühes Buchen.

Bestpreise: Mit der Verbreitung des Internets sind die Preise transparenter geworden, und Meta-Suchmaschinen decken jeden Unterschied gnadenlos auf. Um ihre Firmenpartner nicht zu verärgern, verfolgen viele Hotels und Online-Portale eine Bestpreis-Garantie. Sie versprechen Ersatz, wenn Kunden anderswo einen günstigeren Preis finden. Dies führt zu einer Angleichung oder sogar zur Preisgleichheit auf allen Kanälen.

Feste Firmenrate: Wer Firmenraten vereinbart, hat die Wahl zwischen zwei Arten (und sehr vielen Mischformen). Der Klassiker ist die feste Firmenrate, also ein Festpreis, der fast immer gilt. Ausnahmen sind Messen. Dann zahlen Geschäftsreisende den Normalpreis. Eine solche feste Firmenrate gibt dem Travel Manager Planungssicherheit.

Weil sich diese Rate irgendwo zwischen dem niedrigsten und höchsten Zimmerpreis des Jahres bewegt, zahlt der Geschäftsreisende manchmal mehr und manchmal weniger als sein Zimmernachbar. Häufig wird auch eine Last Room Availability (LRA) vereinbart: Solange es noch ein freies Zimmer in der vereinbarten Kategorie gibt, erhält es der Firmenkunde zum vertraglichen Festpreis – auch wenn der Tagespreis höher liegt. Das vereinbarte Übernachtungsvolumen dagegen stellt ein Versprechen dar. Bucht der Firmenkunde weniger Zimmer, fordert kaum ein Hotelier Geld nach.

Wann ein Hotel feste Firmenraten einräumt, hängt von der Menge an Übernachtungen ab. Für ein kleines Hotel auf dem Land reichen dafür meist 50 Nächte im Jahr, für ein Haus in Großstädten wären das Peanuts. „Die meisten Hoteliers verhandeln ab etwa 100 Übernachtungen“, sagt Jochen Rathei von Derhotel.com. Für wen sich feste Raten nicht lohnen, kann in seinen Reiserichtlinien City-Limits setzen: Höchstpreise, die ein Hotel in einer bestimmten Stadt kosten darf.

Flexible Firmenrate: Sie gewinnt an Bedeutung. Die Preise orientieren sich an der BAR, das heißt, die Firmenkunden erhalten einen festgelegten Rabatt auf das tagesaktuell günstigste Angebot. Die Hotels vermeiden damit, dass eine feste Firmenrate an manchen Tagen über dem veröffentlichten Tagespreis liegt. Diese sogenannten Floating Rates haben jedoch den Nachteil, dass sich Hotelkosten kaum im Voraus kalkulieren lassen.

Brutto oder netto: Manche Kettenhotels wollen statt Brutto- nur noch Nettoraten aushandeln. Das heißt, nur der reine Übernachtungspreis wird verhandelt – Mehrwertsteuer, Bettensteuer und manchmal auch Frühstück zahlt die Firma obendrauf.

Damit folgen Hotels der Airline-Strategie. Travel Manager sind aber gut beraten, weiterhin auf Bruttoraten zu setzen. Denn das erleichtert die Planbarkeit, schützt vor Überraschungen und macht die Preise besser vergleichbar. Auch in Online-Portalen werden Bruttoraten angegeben.

Buchungskanal: Telefon, Fax und Mail sollten der Vergangenheit angehören. Zentrale Online-Portale wie HRS und Co bieten zahlreiche Vorzüge: vom weltweiten Zugriff auf Hotels über genaue Preisvergleiche und kurzfristige Stornierungen bis hin zu einem ausführlichen Reporting. Das Gute: Auch verhandelte Raten lassen sich einpflegen, da die Portalbetreiber jedem Kunden einen individuellen, firmentypischen Zugang anbieten. Für Buchungen (zum Marktpreis) erhält das Portal eine Provision vom Hotel, für die Firma ist die Portalnutzung kostenlos.

Interview mit Bianca Spalteholz, Beraterin

Wie hoch sind Firmenrabatte?
Bei Verträgen ohne Abnahmevereinbarungen liegen sie oft zwischen 5 und 15 % unter den Tagesraten. Bei festen Firmenraten kann man das nicht genau sagen. Meist wird der Preis je nach Volumen zwischen 10 und 30 % unterhalb der niedrigsten normalen Rate liegen. Doch kann es passieren, dass bei schwacher Nachfrage eine normale Rate günstiger als die Firmenrate ist.

Gibt es Mischformen?
Ein Hotel könnte feste Firmenraten anbieten und zusätzlich eine Messe- Firmenrate anstelle des teuren Messepreises verlangen. Fair sind auch gestaffelte Raten: Je mehr Nächte die Firma im Laufe des Jahres bucht, desto niedriger wird der Preis.

Sind Ausschlusszeiten zeitgemäß?
Bei festen Firmenraten geht es nicht ohne. Unternehmen wollen das ganze Jahr über eine garantierte Rate haben und nehmen sich auch das Recht heraus, auf dem freien Markt einzukaufen, wenn dort die Rate unterboten wird.

Was ist mit gesonderten Leistungen wie Internet, Parkhaus, Frühstück?
Hoteliers haben Extras wie Parken auf Wunsch der Firmen rausgerechnet. Damit sind diese jetzt auch nicht mehr zufrieden. Dabei haben wir in Deutschland ein unterirdisches Preisniveau. Aber: Hat das Hotel einen guten Firmenvertrag, sollte es eher eine Leistung dazugeben als den Preis senken.

Welche Gestaltungsmöglichkeiten außer dem Preis gibt es noch?
Man sollte über höhere Zimmerkategorien reden. Für Führungskräfte kommen Superior-Zimmer infrage.

Was halten Sie von Kontingenten?
Eine gute Idee. Firmen könnten zum Festpreis bis zu fünf Zimmer am Tag bekommen. Das würde beide Seiten zu Planung und Kontrolle zwingen.