Hotel-Verhandlungen

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Das sollten Travel Manager beachten

Der Berater Timo Darr sagt, wie Unternehmen bei den Gesprächen mit Hotels über Firmenraten vorgehen sollten. Auch auf die tatsächliche Verfügbarkeit und die interne Kommunikation ist zu achten.

12.09.2016, 17:00 Uhr
Timo Darr
Foto: darr mobility concepts

Der Herbst ist nicht nur eine Zeit, in der besonders viel geschäftlich gereist wird. In diesen Wochen starten üblicherweise auch die Verhandlungen mit den Hotels über die Firmenraten 2017. Travel-Management-Berater Timo Darr (Darr Mobility Concepts), zuvor selbst Travel Manager der Lufthansa, sagt in einem Gastbeitrag für BizTravel, was zu beachten ist und wie Firmen spätestens zum Jahreswechsel ihren Mitarbeitern alle benötigten Hotelraten zur Verfügung stellen.

1. Wohin geht die Reise?

Das Portfolio an Hotels in Ihrem Reiseprogramm ist nur so gut wie Ihre Vorbereitung. Sammeln Sie Daten und Informationen aus dem Unternehmen, und werten Sie aus, in welchen Orten welches Volumen warum anfällt. Berücksichtigen Sie hierbei auch Sondereffekte wie Tagungen und Projekte, die keine regelmäßige Nachfrage in den Destinationen darstellen. In diesem Schritt macht sich bereits einer der Vorteile bemerkbar, wenn Hotelbuchungen über einen bestimmten Weg getätigt werden.

2. Optimierung, wo sinnvoll und möglich

Wenn Sie die Zielorte kennen, können Sie im nächsten Schritt auswerten, welche Hotels genau gebucht wurden. So kann leicht festgestellt werden, ob etwa in einem bestimmten Gebiet oder Stadtteil Übernachtungen auf weniger Hotels gebündelt werden können. Dabei sind vor allem die Entfernungen und die Hotelkategorien zu beachten. Insbesondere, wenn Sie Mitarbeiter im Unternehmen haben, die unterschiedliche Bedürfnisse und Berechtigungen bezüglich der Hotelstandards haben.

3. Was darf's denn sein?

Bevor Sie in Verhandlungen einsteigen, ist es ratsam, noch die Anforderungen Ihres Unternehmens zu formulieren und diese am besten in einem einheitlichen – wenn auch kurzen – Vertrag festzuhalten. Damit sind Ihre Anforderungen für das Hotel berechenbar und die Reisenden erhalten in der Regel die Leistungen, die für sie wichtig sind. Hierzu gehört nicht nur, ob die Raten Leistungen wie W-LAN, Parkplätze oder Frühstück beinhalten, sondern auch, welchen Buchungsweg Sie verwenden.

4. Die Einkaufsliste zusammenstellen

Die Kandidaten für das Hotelprogramm stehen nun fest, und es stellt sich die Frage, ob für alle Häuser individuelle Verträge nötig sind. Grundsätzlich bestehen unterschiedliche Möglichkeiten, welche Raten genutzt werden können: öffentliche Raten (Spotmarkt) einschließlich spezieller Preise wie HRS-Business-Tarifen oder Raten, die Ihr Reisebüro für seine Kunden verhandelt hat (Consortia Rates) – oder eben individuell vereinbarte Firmenraten (Corporate Rates).

Mit wievielen Hotels Sie am Ende selbst verhandeln, hängt von den zu erwartenden Übernachtungsvolumina in den betreffenden Hotels ab. Je nach Marktgegebenheit empfiehlt sich bereits ab 50-100 Übernachtungen ein Gespräch mit dem Hotel. Ab einer bestimmten Anzahl von Hotels, die verhandelt werden müssen, ist der Einsatz einer Software oder eines Dienstleisters zu empfehlen.

5. Verfügbarkeit

Bei der Zusammenstellung des Hotelprogramms wurde unter anderem festgelegt, über welchen Weg die Hotels von Ihren Mitarbeitern gebucht werden sollen. Um sicher zu stellen, dass die Reisenden oder Buchenden auch Zugriff auf das mühsam erstellte Hotelportfolio haben, muss deren Verfügbarkeit in den von Ihnen gewählten Buchungssystemen geprüft werden. Sollten Sie wegen des hohen Verhandlungsvolumens einen Dienstleister hinzugezogen haben, übernimmt dieser meist auch die Qualitätssicherung der Ratenladung.

6. Interne Kommunikation

Das beste Hotelprogramm bringt nichts, wenn es in Ihrem Unternehmen nicht bekannt ist. Neben der Verankerung des Hotelprogramms in den Reiserichtlinien empfehlen sich daher unterschiedliche interne Kommunikationsmaßnahmen. Reisende und Buchende sind dankbar für einfache und effiziente Buchungsprozesse, auf die Sie zum Beispiel im Intranet oder per E-Mailings aufmerksam machen – unabhängig davon, ob es sich um eine reine Hotelbuchungssoftware oder um ein integriertes Reisemanagement-System handelt.

7. Nach der Ausschreibung ist vor der Ausschreibung

Werten Sie in regelmäßigen Abständen (beispielsweise alle 3 Monate) die Hotelbuchen Ihres Unternehmens aus, um mögliche Abweichungen festzustellen und während des Jahres eventuell notwendige Anpassungen vornehmen zu können. Entsprechende Reportings sind über das Hotelbuchungssystem erhältlich. Hierdurch findet nicht nur eine kontinuierliche Optimierung statt, sondern die Vorbereitungsarbeiten bei der nächsten Verhandlungsrunde reduzieren sich deutlich.

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