Eigenbeleg

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Die Quittungen verloren?

Den "richtigen" Beleg verloren oder vergessen? In manchen Fällen bietet der Eigenbeleg einen Ausweg.

von Oliver Graue, 06.08.2012, 14:16 Uhr
Wenn Belege, Rechnungen oder Quittungen verloren gehen, kann der sogenannte Eigenbeleg weiterhelfen.
Foto: iStockphoto

Grundsätzlich gilt: Eine Reisekostenabrechnung ist nur dann komplett und gültig, wenn zu allen Ausgaben, die abgerechnet werden sollen, auch ein entsprechender Beleg oder eine Quittung vorhanden ist. Denn ohne Beleg können Buchhalter nichts buchen.

Zum einen kann es jedoch passieren, dass solche Belege, Rechnungen oder Quittungen verloren gehen. Zum anderen werden sie – zum Beispiel im Ausland – gar nicht erst ausgestellt. Das heißt: Eigentlich kann der Reisende seine Ausgaben nicht nachweisen.

Einen Notnagel bietet der sogenannte Eigenbeleg. Reisende können ihn selbst ausstellen, sollten sich zunächst aber darum bemühen, dass der Verkäufer einen neuen Beleg ausstellt. Erst wenn dies nicht möglich ist, kann der Eigenbeleg ein Ausweg sein.

In anderen Fällen ist ein Eigenbeleg sogar die einzige Lösung, um ausgegebenes Geld zurück zu erhalten. Denn für Gepäckfächer im Bahnhof, für Trinkgelder oder an Parkuhren gibt es natürlich keine "echten" Belege.

Folgende Angaben muss ein Eigenbeleg enthalten:

  1. Datum des Geschäftsvorgangs
  2. Gegenstand des Geschäftsvorgangs, z. B. "Taxifahrt von Hamburg Hbf nach Straßburger Straße 24, Hamburg"
  3. Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, z. B. "Taxi Flinkner, Hubertstraße 19, Hamburg"
  4. Betrag (evtl. mit Kontoauszug oder Kreditkartenabrechnung nachweisen)
  5. Ausstellungsdatum
  6. Name und Unterschrift des Ausstellers

Wichtig für Unternehmen: Mit einem Eigenbeleg können sie zwar sicherstellen, dass der entsprechende Betrag als Betriebsausgabe anerkannt wird. Vorsteuer können sie damit jedoch in aller Regel nicht abziehen. Das allerdings kommt auch auf das einzelnde Finanzamt an.

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