Vordruck für das Geschäftsessen

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Bewirtungsbeleg korrekt absetzen

Kunden zum Geschäftsessen eingeladen? Oder eigene Arbeitskollegen bewirtet? In beiden Fällen gelten Regeln, um die Bewirtungskosten richtig geltend machen zu können. Unsere FAQ und der kostenlose Vordruck helfen Ihnen weiter.

von Oliver Graue, 07.04.2016, 08:00 Uhr
Beim Ausfüllen von Bewirtungsbelegen müssen einige Formalitäten beachtet werden.
Foto: Stockbyte

Eine heikle Sache: Bewirtungsbelege – auch Bewirtungskostenbelege genannt – gehören zu den Nachweisen, die am häufigsten falsch ausgestellt und daher abgelehnt werden. Am Ende unseres Beitrags finden Sie ein PDF-Formular für einen Bewirtungsbeleg, das Sie gratis herunterladen können.

Aufwendungen teils zu 100 Prozent steuerlich geltend

Dabei gilt grundsätzlich: Wer seine Kunden zum Geschäftsessen einlädt oder wer mit den eigenen Mitarbeitern beim Mittag- oder Abendessen im Restaurant ausschließlich über dienstliche Anlässe spricht, kann die Bewirtungsaufwendungen in seiner Reisekostenabrechnung oder Steuererklärung geltend machen. Die Firma darf 70 Prozent dieser Betriebsausgaben steuerlich absetzen, bei einer reinen Mitarbeiterbewirtung sind sogar 100 Prozent steuerlich geltend. Der Umfang der Bewirtungskosten muss angemessen sein.

Wo gegessen wird, spielt bei der Bewirtung keine Rolle. Das einfache Bistro nebenan darf es ebenso sein wie der Edel-Italiener oder ein gehobenes Restaurant. Allerdings hat der Gesetzgeber festgelegt, dass die Bewirtungskosten „eine angemessene Höhe“ nicht überschreiten dürfen. Sonst kann es bei der Betriebsprüfung Probleme geben. Einen genauen Betrag definiert das Gesetz für die Aufwendungen zwar nicht, dieser dürfte erfahrungsgemäß aber bei bis zu 100/150 Euro pro bedienter Person liegen. Zudem darf die Bewirtung nicht zu Hause erfolgen, sondern ausschließlich in einer Gaststätte.

Finanzamt verlangt korrekte Quittung

Wichtig: Ohne korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg geht beim Geschäftsessen gar nichts. Damit die Quittung gültig ist, müssen bei den Bewirtungskosten jedoch einige Formalitäten für das Finanzamt beachtet werden:

  1. Fragen Sie die Bedienung oder den bewirtenden Gastwirt nach einem speziellen Bewirtungsbeleg. Für die Erstattungsfähigkeit reicht es nach dem Steuerrecht in der Regel aber auch aus, wenn die Angaben (siehe nachfolgende Punkte) auf die normale Rechnung eingetragen werden. Arbeitgeber hingegen verlangen für die Reisekostenerstattung oft das Ausfüllen eines gesonderten Formulars (siehe PDF-Download weiter unten).
  2. Der Bewirtungsbeleg muss den Anlass des Geschäftsessen präzise nennen. Wegen der unterschiedlichen Höhe der steuerlichen Absetzbarkeit muss zudem zwischen Geschäftsessen und Mitarbeiterbewirtung unterschieden werden.
  3. Der Bewirtungsbeleg muss bei Rechnungen bis zu einem Betrag von 150 Euro zwingend folgende Angaben enthalten: Anlass, Ort und Datum der Bewirtung, Name und Anschrift des Lokals, Auflistung aller Bewirteten mit Vor- und Nachname sowie Firma (auch der Einladende selbst), Einzelauflistung aller konsumierten Speisen und Getränke mit Einzelpreisen, Trinkgeld, Gesamtpreis.
  4. Bei Rechnungen von über 150 Euro muss der Gastwirt zusätzlich folgende Eintragungen machen: Ihre Firma und Ihren Namen als Gastgeber und Rechnungsempfänger, fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer des Restaurants (bzw. Umsatzsteuer-Ident-Nr.), Tag der Rechnung sowie der Leistung (oder Hinweis, das es identisch ist), Nettobetrag, gültige Steuersätze und Umsatzsteuerbetrag.
  5. Sie dürfen als Gastgeber nicht selbst den Bewirtungsbeleg mit Namen und Adresse ausfüllen. Dies muss der Gastwirt selbst oder eine Bedienung auf der Quittung vermerken. So soll ein Missbrauch durch Dritte vermieden werden. Diese Praxis hat der Bundesfinanzhof 2012 in einem Urteil bestätigt. Auch Anmerkungen, die später hinzugefügt werden, zum Beispiel durch die Buchhaltung der Firma, sich nicht mehr erlaubt.

Konkrete Angaben zu Umsatzsteuer und Anlass

Der geschäftsbedingte Anlass der Bewirtung - also der Grund für die Einladung - muss deutlich eingetragen, für das Finanzamt also klar erkennbar sein. Einfache Formulierungen wie „Kundengespräch“ reichen oft nicht aus.

Nach wie vor verfügen einige kleinere Cafés oder Bistros nicht über einen solchen speziellen Bewirtungsbeleg. Dann reicht meist die „normale“ Quittung über die konsumierten Speisen und Getränke sowie die im Rechnungsbetrag enthaltende Umsatzsteuer aus, an die ein selbst hergestellter Beleg geheftet wird. Dieser muss aber ebenfalls alle oben genannten Angaben korrekt umfassen - also auch Anlass des Geschäftsessens und die Anschrift des Lokals. Andernfalls gibt es bei einer Betriebsprüfung Probleme.

Laden Angestellte im Rahmen einer Geschäftsreise zu der Bewirtung ein, müssen sie ihren Verpflegungsmehraufwand natürlich entsprechend kürzen.

Trinkgelder sind ebenfalls als Betriebsausgabe abzugsfähig. Sie werden entweder auf dem professionellen Bewirtungsbeleg unter „Tip“ eingetragen, oder man erstellt für sie einen Eigenbeleg mit Angaben über die gegebenen Euro. Nicht als Bewirtungskosten zählen Mahlzeiten wie das Hotelfrühstück, die nur der Geschäftsreisende selbst einnimmt.

„FAQ: So sollte Ihr Bewirtungsbeleg aussehen“

Seien Sie aufmerksam bei der Erstellung des Belegs für Ihr Geschäftsessen. Schon kleine Formfehler können dazu führen, dass die Bewirtung nicht von der Steuer abgesetzt werden kann. Wenn Sie folgende Fragen mit „ja“ beantworten können, sind Sie auf der sicheren Seite:

  • Ist der Beleg maschinell erstellt worden?
  • Ist auf der Quittung Ort bzw. die Adresse des Lokals aufgeführt?
  • Stimmt das Rechnungsdatum aus dem Ausdruck?
  • Ist eine Mehrwertsteuer auf der Quittung ausgewiesen?
  • Sind alle Speisen und Getränke einzeln aufgeführt?
  • Haben Sie das Trinkgeld vermerkt?
  • Haben Sie alle Teilnehmer des Geschäftsessens eingetragen?
  • Haben Sie den Anlass für das Geschäftsessen auf dem Beleg eingetragen?
  • Übersteigt die Rechnung 150 Euro? Dann müssen einige Informationen von Ihnen ergänzt werden: Ihr Vor- und Zuname und Ihre Anschrift, die Namen Ihrer Gäste, der Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag, sowie die Identifikationsnummer für die Umsatzsteuer des Lokals oder Restaurants

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