Travelmanagement

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Moderne Richtlinien für die Geschäftsreise

Richtlinien im Business Travel müssen hart sein – aber nicht immer. Erstens sind Reisende preissensibler geworden, zweitens gilt es, begehrte Fachkräfte zu locken. Streng oder Laissez-faire?

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von Oliver Graue, 16.05.2012, 09:00 Uhr
Gelockert: Zumindest auf der Langstrecke erlauben die meisten Firmen heute wieder die Business Class.
Foto: PR

Hart hilft nicht immer. Auch nicht, wenn es darum geht, den Kollegen zu erklären, warum sie statt in der Business in der Economy Class sitzen müssen. Oder warum sie anstelle des lieb gewonnenen Fünf-Sterne-Hotels künftig mit einem Vier- oder gar Drei-Sterne-Pendant vorlieb nehmen sollten. „Eine Reiserichtlinie, die all dies regelt, muss zur Firmenphilosophie passen,“ sagt Liane Feisel, Inhaberin des Beratungsunternehmens Feisel-Consulting: „Daher muss eine solche Richtlinie zwar in den meisten Fällen sehr streng sein. Doch auch gegen salopp formulierte Leitfäden ist nichts einzuwenden, wenn auch die Firmen locker strukturiert sind.“

Also gehören alle Theorien über die Formulierung von Reiserichtlinien in die Abfalltonne? Kann es ruhig auch mal heißen: „Reisende sollten den günstigsten Flug buchen“ statt „Der günstige Flug ist zu buchen“? Beatrice Lingnau, beim Geschäftsreiseanbieter HRG für die Unterstützung des Vertriebs und der Kundenbetreuung zuständig, widerspricht nicht. „Inzwischen gibt es etliche Lifestyle-Unternehmen, in denen Travel Manager nicht mehr den Holzhammer schwingen müssen“, sagt die 39-Jährige; „Die Mitarbeiter wissen oft selbst ganz genau, was für ihre Firma gut ist und was nicht.“ Und auch Liane Feisel berichtet von Kunden, deren Beschäftigte von sich aus verantwortungsvoll mit Firmengeldern umgehen: „Die buchen weder Business Class noch das teure Hotel, weil sie es für ihre Privatreise ja schließlich auch nicht machen würden.“

Termin-Hinweis

Experten aus den verschiedensten Bereichen des Travel Managements geben beim Praxistag Geschäftsreisen Impulse, Tipps und Anregungen zu vielseitigen Themen rund um Reiseplanung, -buchung, und -einkauf.

go.biztravel.de/praxistag

Ein strenges Travelmanagement gegen wildes Buchen

Keine Frage, Reiserichtlinien sind nach wie vor das Rückgrat des Geschäftsreisemanagements. Und sie bleiben eines der wichtigsten Mittel, mit denen Travel Manager Einsparungen erzielen können: Wer es schafft, strenge Leitfäden bei seinen Kollegen durchzusetzen, unterbindet „wildes“ Buchen und kann die Ausgaben damit entscheidend senken. Die Zutaten, die eine Reiserichtlinie dafür enthalten muss, sind durchaus dieselben wie immer: erlaubte Verkehrsmittel, Klassen, Zeiten (frühfristig buchen!), Hotelkategorien und Buchungswege (einheitlich und zentral). All dies sollten Firmen eindeutig definieren. Außerdem muss die Richtlinie glaubhaft mit Strafen für all jene drohen, die gegen sie verstoßen. Sie muss – auch in der Formulierung – Klartext reden, und ohne ein Mandat der Geschäftsführung funktioniert es nicht.

 
 
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