Travelmanagement

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Das richtige Hotel-Portal

Ob Firmenraten oder Marktpreise: Wer die Übernachtung für seine Geschäftsreisen über ein Online-Hotelportal bucht, spart Zeit, kann besser steuern und bekommt einen Kostenüberblick. Alles über den Nutzen und die Einführung.

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von Oliver Graue, Heike Schäfer, 26.09.2011, 09:00 Uhr
Lieblingshotel statt Vertragshaus: in vielen Firmen werden Unterkünfte nach wie vor wild gebucht.
Foto: iStockphoto

Beim Schlaf hört der Spaß auf: Für manche Reisende muss es auch im Business Travel ein ganz bestimmtes Hotel sein – weil man sich nur dort wohlfühlt. „Oft buchen Geschäftsreisende ihre Hotels sehr ungesteuert“, sagt Andrea Zimmermann, Inhaberin der Beratungsfirma btm4u. „Manchmal kursiert in der Firma zwar eine Liste mit Vertragshäusern. Aber die Mitarbeiter sagen sich: Ich nehme trotzdem das ,Hotel zum Ochsen‘, weil es mir gut gefällt.“

Anders sehen das die Planer der Geschäftsreisen. Durch „Wildwuchs“-Buchungen fehlt ihnen im Travelmanagement jede Übersicht über die genutzten Häuser und die Übernachtungskosten. Die Buchhaltung hat mit einer Rechnungsflut zu kämpfen, und wenn der Angestellte krank wird, gibt es Probleme: Weil niemand weiß, wo storniert oder umgebucht werden kann.

Dabei könnte eine Firma allein die Kosten um 15 Prozent senken, wenn sie Hotels einheitlich über ein Online-Portal reservieren würde. Das ergab eine Umfrage, initiiert zwar vom Portalbetreiber HRS, doch bestätigt von Beratern und Travel Managern.

Wie man die Portale für Geschäftsreisen nutzt

  • Hotelbuchungsportale wie HRS, Hotel.de oder ehotel bieten auch für das Business Travel gleich mehrere Vorzüge: Reisende haben nicht nur Zugriff auf weltweit Hunderttausende Häuser, sondern können sich diese nach Kriterien wie Lage, Preis, Kategorie und Bewertungen auflisten lassen und vergleichen. Neben Bestpreisgarantien gibt es oft bessere Konditionen als bei den Hotels selbst. So sind die meisten Häuser etwa bei HRS bis 18 Uhr des Anreisetages kostenlos stornierbar.
  • Firmen sollten die Hotels für ihre Geschäftsreisen nicht über die öffentlichen Seiten der Portale buchen, sondern sich für einen Firmenzugang registrieren. Der ist kostenlos und bietet Zugriff auf Spezialraten, welche die Portale mit den Hotels ausgehandelt haben. Die Portalnutzung ist gratis; die Anbieter leben von den Hotel-Provisionen.
  • Wer mit bestimmten Hotels Firmenraten vereinbart hat, lässt sich diese ins Portal laden. So bestehen auch hier immer gute Vergleichsmöglichkeiten zwischen Firmenrate und tagesaktuellem Marktpreis.
  • Portale helfen beim Steuern. Zum einen lassen sich die Buchungsmasken an den firmeneigenen Intranet-Auftritt anpassen, was sie bei Reisenden attraktiver macht. Zum anderen können Travel Manager entscheiden, ob bestimmte Hotels – etwa Fünf-Sterne- Häuser – gar nicht erst angezeigt werden sollen. Und sie können Regeln hinterlegen, dass ab einer bestimmten Summe der Reisende eine Begründung eingeben muss. Beispiel: Die Firma erlaubt als Höchstgrenze 100 Euro inklusive Frühstück. Wird es teurer, muss der Buchende dies erklären (z. B. Messezeit). Der Vorgesetzte erhält automatisch eine E-Mail.
  • Durch regelmäßiges Reporting (Statistiken) erhalten Geschäftsreise-Planer eine detaillierte Übersicht über alle genutzten Hotels und die Kosten. „So ist leicht zu erkennen, ob es sich bei viel gebuchten Häusern eventuell lohnt, Rabatte zu vereinbaren“, sagt Roland Klatz, Travel Manager der Deutschen Amphibolin-Werke (Alpinaweiß). „Und der Vergleich mit den Marktpreisen zeigt, wie gut die bis dato ausgehandelten Firmenraten wirklich sind.“

  • Nicht zuletzt stellt sich das Portal dann als eine große Hilfe heraus, wenn es im Ausland zu Katastrophen, Kriegen oder Krisen kommt: Dank des einheitlichen Buchungskanals ist sofort erkennbar, wo sich die Mitarbeiter auf Geschäftsreise aufhalten.

 
 
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