Lückenloses Reisemanagement

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Travel Management Systeme

Von der Buchung über die Abrechnung bis zum Reporting: Moderne IT verschlankt das Reisemanagement. Doch für welche Art von Geschäftsreisen lohnt sich der „integrierte Prozess“ wirklich?

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von Oliver Graue, Heike Schäfer, 16.01.2012, 09:00 Uhr
Für welche Art von Geschäftsreisen lohnt sich der „integrierte Prozess“?
Foto: Hemera

Ein wenig erinnert ihr Schicksal an das eines Spielzeugs: Erst will es das Kind unbedingt haben – und irgendwann bleibt es dann links liegen. Kein Interesse mehr! War halt doch nicht so toll. Als vor einigen Jahren die Online-Buchung von Geschäftsreisen aufgekommen war, wollte jedes Unternehmen ins Web – weil’s angeblich billiger ist. Von wegen! Dass Online längst nicht immer der effizienteste Weg im Reisemanagement ist, weiß man heute. Doch wer es richtig anpackt und wessen Reisestruktur geeignet ist (viele sogenannte Punkt-zu-Punkt-Flüge), kann sparen. Und wer das Web nutzt, den lockt nun der nächste Schritt: Travel-Management-Systeme – ein lückenloser Prozess von der Planung einer Reise über Genehmigung, Buchung und Abrechnung bis zum Reporting.

Geschäftsreisen über die Daten-Brücke

Das Zauberwort lautet: Schnittstellen. IT-Spezialisten schaffen zwischen den verschiedenen Systemen eine elektronische Brücke, über die sich die Daten fortbewegen – ohne Verluste, bis hin zur statistischen Auswertung. „Die Unternehmen gehen dieses Thema immer mehr an“, berichtet Beraterin Liane Feisel, Inhaberin von Feisel Consulting.

Bislang isolierte Systeme wie die Online-Software, die Reisekostenabrechnung, das Reisebüro und die Buchhaltung wachsen zu einer lückenlosen Kette des Reisemanagements zusammen. Das spart erstens Zeit, weil Reisedaten nur noch ein einziges Mal eingegeben werden müssen. Und zweitens ergibt sich eine weitaus bessere Reporting-Qualität, wenn sämtliche Reisen über dieses eine System laufen.

„Man spart Arbeitsschritte“, sagt auch Esther Stehning, Chefin des Anbieters Atlatos: „Sonst muss man alle Daten oft bis zu dreimal eingeben – erst bei der Buchung, dann bei der Abrechnung und schließlich noch mal in der Buchhaltung.“

Weiterer Vorteil: Fällt ein Mitarbeiter mal aus, weiß man, wo die gebuchte Geschäftsreise zu finden und zu stornieren oder zu ändern ist. Die Controlling-Abteilung erhält zudem über alle Reisen eine saubere Statistik mit guten Auswertungsmöglichkeiten. „Ein lückenloses Berichtswesen ist oft oberstes Ziel der Firmen“, heißt es bei Anbietern wie Amadeus, KDS oder Sabre. Und handelt es sich um ein echtes integriertes System, muss der Nutzer nicht einmal zwischen verschiedenen Benutzeroberflächen hin- und herspringen. Für Unternehmen wäre das „ein gewaltiger Schritt nach vorn“, wie es EADS-Travel-Manager Michael Doerr schon vor einigen Jahren formulierte: „Einheitliche Symbole und Funktionen sorgen für einen geringeren Schulungsaufwand. Und sie steigern die Online-Buchungsquote.“

Doch für wen eignet sich ein solches Travel-Management-System? Vorsicht vor einem erneuten Hype, rät Liane Feisel: Mittelständler sollten Kosten und Nutzen abwägen. Da bislang nur wenige Anbieter von Online-Buchungssoftware echte integrale Systeme anbieten und Schnittstellen sehr arbeitsintensiv und teuer sind, rechnen sie sich meist nur für Unternehmen, in denen sehr viele Dienstreisen anfallen.

 
 
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