Meeting Management

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Tagungen perfekt buchen

Das MICE-Segment ist in den meisten Firmen ein Dschungel. Um den Überblick zu behalten, führen immer mehr Unternehmen ein strategisches Veranstaltungsmanagement ein.

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von Oliver Graue, 02.10.2013, 10:00 Uhr
Bei immer mehr Unternehmen gerät das MICE-Segment in den Blick.
Foto: iStockphoto

Manchmal muss man es einfach nur machen. Seit Jahren diskutieren Travel Manager auf Tagungen und Messen darüber, wie sie Synergien im Einkauf von Geschäftsreisen und Veranstaltungen nutzen können. In der Praxis allerdings sind in den meisten Firmen die beiden Bereiche noch strikt getrennt, und nur wenige wagen sich vor. Zu ihnen gehört GEA im westfälischen Oelde. Der Maschinen- und Großanlagenbauer fasst seit kurzem seinen Hoteleinkauf im Geschäftsreise- und Veranstaltungssegment zusammen. Dass sie damit eine Pionierrolle einnehmen, wollten Julia Bäuml und Iris Jungmann, zuständig bei GEA für Travel Management und MICE, erst gar nicht glauben. Klingt ja auch simpel – und ist logisch: Wer sein Hotelvolumen bündelt, kann möglicherweise noch bessere Raten bei den einzelnen Häusern verhandeln. Zumindest aber spart er, indem er schneller reagieren kann. „Wir haben unsere No-Show-Quoten beträchtlich gesenkt“, sagt Iris Jungmann. „Wir können sofort eingreifen und handeln, weil uns das System auf Knopfdruck einen Echtzeit-Überblick über unsere Buchungsdaten liefert.“

Jederzeit genaue Reportings

Gemeinsam mit den Anbietern Intergerma und NP4 hat GEA „sein System“ entwickelt. Herzstück ist eine Teilnehmer-Management- Software, über die der Konzern alle Veranstaltungen abwickelt. „Auch schon vor dem Event lassen sich damit detaillierte Reportings erstellen“, sagt Julia Bäuml. „Unter anderem stellen wir kontinuierlich die geplanten und realisierten Hotelumsätze gegenüber.“

Tatsache ist: Bei immer mehr Unternehmen gerät das MICE-Segment in den Blick. Nicht immer geht es darum, gleich den gesamten Hoteleinkauf zu vereinheitlichen. In aller Regel steht zunächst die Konsolidierung bei den Veranstaltungen auf dem Plan. Das wurde auch beim jüngsten BME-Kongress Travel, MICE & More in Wiesbaden deutlich.

In den meisten Unternehmen verhält es sich nach wie vor so wie einst beim Zeitarbeits-Spezialisten Randstad. „Jeder durfte seine Veranstaltungen selbst buchen, ein umfassendes Reporting gab es nicht, und alle MICE-Leistungen trafen bei uns per Einzelrechnung ein“, erinnert sich Sascha Gloazzo, Teamcoordinator Travel Services. Inzwischen laufen sämtliche Buchungen über ihn, und Randstad setzt sowohl ein zentrales elektronisches Portal als auch – für die Abrechnung – die Airplus-Meeting-Card ein. Die Vorteile sieht Sascha Gloazzo im Angebotsvergleich, in der Kostentransparenz und im Reporting. „Früher konnte ich nicht sagen, was alles über andere Kollegen in den Abteilungen gebucht wurde“, berichtet er. „Nun erhalte ich per Knopfdruck einen Gesamtüberblick.“

 
 
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