Eventplanung

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Alles über Meeting Cards

Noch ist sie eine recht neue Erscheinung im Business Travel: die Meeting Card. Mit ihr lassen sich sämtliche Ausgaben für Tagungen und Events zentral und elektronisch begleichen: Auf diese Weise vereinfachen Meeting Cards die Buchhaltung erheblich. Doch lohnen sie sich wirklich für alle Unternehmen? Und was kosten sie?

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von Oliver Graue, Heike Schäfer, 16.04.2012, 09:00 Uhr
Auch beim MICE-Einkauf lässt sich viel Geld sparen – wenn man‘s richtig anpackt.
Foto: iStockphoto

Wer sich mit Meeting Cards beschäftigt, der sollte zweierlei wissen: Erstens ist das Thema im Reisemanagement noch relativ neu. Und zweitens liegt es im Trend. Grund für beides ist, dass in vielen Unternehmen ein strukturiertes Veranstaltungsmanagement immer wichtiger wird.

Warum ist eine Meeting Card so praktisch? Weil sie es ermöglicht, alle Ausgaben für Events und Tagungen über eine einzige Karte abzurechnen. Das entlastet die Buchhaltung, vereinfacht die Prozesse und schafft einen Überblick über sämtliche MICE-Ausgaben.

Einen Nachteil allerdings hat die Karte: Nicht alles lässt sich über sie bezahlen. Einige Anbieter sind bisher nicht bereit, sie zu akzeptieren. Vor allem die Disagio-Kosten stehen in der Kritik. Und die Notlösung – einen Mittler zwischenschalten – mag nicht jedes Unternehmen.

Ergänzung zur Firmenkreditkarte

Für wen lohnt sich die Karte? Thomas Ansorge, Berater und Chef des VDR-Fachausschusses Hotel, stellt fest: „Meeting Cards lohnen sich für jedes Unternehmen, das ein nennenswertes Veranstaltungsvolumen abwickelt.“ Nennenswert heißt: entweder mehr als zehn Veranstaltungen pro Jahr oder höhere Ausgaben als 50.000 Euro, sagt Andrea Zimmermann. „Die Kreditkarte ist fast immer eine gute Möglichkeit, um den Zahlungsweg zu vereinfachen“, so die Beraterin – so wie auch die Firmenkreditkarte Transparenz bei den Kosten für die Geschäftsreisen schafft. Und: „Meeting Cards rentieren sich auch für solche Unternehmen, die sich für eine strukturierte Abwicklung des Meeting-Geschäfts entschieden haben“, fügt Felix Vezjak, Leiter Mice bei CWT, hinzu.

Virtuelle Karte für die Eventplanung

Echte Kreditkarten sind bei Events untypisch. Der Normalfall sind virtuelle Karten. In Deutschland treten zwei Anbieter hervor: Airplus und Amex. Ihre Angebote heißen Meeting Solution (Airplus) und MICE Solution (American Express).

 
 
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