Tagungshotels

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Wie Online-Portale helfen

Mehr Transparenz, niedrigere Preise, schlankere Prozesse: Es lohnt sich, Tagungshotels über ein Online-Portal zu buchen. Bei der Einführung muss allerdings einiges bedacht werden.

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von Oliver Graue, 03.09.2012, 09:00 Uhr
Zentral Anfragen, dezentral auswählen: Tagungen buchen über ein Meetingportal.
Foto: Stockbyte

Verhandelte Preise? Gab’s nicht. Koordiniertes Buchen? Fehlanzeige. Bei Lanxess war es lange Zeit wie bei den meisten Unternehmen: „Jede Assistenz hat die Tagungen ihrer Abteilung selbst und ohne Absprache mit dem Einkauf gebucht“, sagt Anna Hemmerich, strategische Einkäuferin des Leverkusener Chemiekonzerns. Folgen: Erstens wusste niemand, wie viel Geld Lanxess insgesamt für seine Meetings ausgibt. Zweitens waren die Prozesskosten durch das unkoordinierte Vorgehen sehr hoch. Und drittens gab es kaum ausgehandelte Preise – bezahlt wurde, was das Hotel forderte.

Seit gut zwei Jahren verfügt das Unternehmen über ein Mice-Portal: eine zentrale Online-Plattform, über die sich Tagungshotels auswählen, vergleichen und buchen lassen. „Das spart viel Zeit“, sagt Anna Hemmerich: „Und wir sehen auf einen Blick, wann welches Hotel für welchen Preis gebucht wurde.“ Klar, dass das Ganze revisionssicher ist. In immer mehr Unternehmen wird „Strategisches Meeting Management“ zum Thema: Ähnlich wie Geschäftsreisen sollen auch Veranstaltungen professionell und standardisiert gebucht werden – um die Ausgaben zu senken. Im Mittelpunkt steht dabei oftmals das elektronische Mice-Portal. Durch dieses erhält die Firma zunächst einen Überblick über ihre Mice-Ausgaben und kann – darauf basierend – Sparpotenziale ausloten.

Was bei einem solchen Portal beachtet werden muss, das erläutert Rüdiger Mahnicke, Inhaber der Beratung Steinberg & Partner.

Für wen lohnt sich ein Portal?

Wer nur gelegentlich eine Veranstaltung bucht, gelangt meist mit wenigen Klicks in den öffentlichen Bereich eines Portals und kann darüber Hotels anfragen und buchen. Bereits dies kann sich rentieren. „Für Unternehmen mit mehreren Buchenden und Tagungsausgaben von mehr als 100.000 Euro im Jahr lohnt es sich jedoch, einen eigenen Firmenzugang zum Portal einrichten zu lassen“, empfiehlt Mahnicke.

Für welche Art von Veranstaltungen ist ein Portal geeignet?

Bei den weitaus meisten Firmenveranstaltungen handelt es sich um standardisierte Tagungen mit bis zu 25 Teilnehmern. Dafür sind die OnlinePortale längst ausgereift. Einige Plattformen bieten inzwischen aber auch Leistungen für größere und komplexere Events an. Meetingmasters.de sowie Hotel & Eventbs etwa erlauben parallel zum Tagungshotel die Abfrage weiterer Dienstleister – von Kongresszentren über Eventlocations bis hin zu Catering und Rahmenprogrammanbietern. „Das verspricht weitere Einsparpotenziale für Firmen“, sagt MeetingmastersChef Christoph Schwind.

Was unterscheidet die Mice-Portale von „normalen“ Hotelportalen?

Vor allem die Komplexität. „Anders als die Einzelübernachtung sind Veranstaltungen individuell und maßgeschneidert“, erklärt Michael Drescher, Geschäftsleiter der MicePlattform plan2plan. Also: Wie viele Teilnehmer kommen? Wer übernachtet? Wie soll die Bestuhlung aus sehen? Welches Catering ist gewünscht? Welche Technik wird benötigt? Der Bedarf lässt sich im Portal zunächst definieren, „meist mit einer Art Baukasten“, so Mahnicke. „In einem zweiten Schritt kann ich Hotels auswählen, die ich dann über das Portal anfrage.“

 
 
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