Nur die Größe zählt

Kennzahlen: Wir zeigen, welche Zahlen und Daten Travel Manager wirklich brauchen.
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Selbst schuld! Als Michael Kellner seinen Vorgesetzten Vorschläge machte, um Geschäftsreisen effizienter zu planen, antworteten ihm diese mit vier Wörtern: „Na, dann mach mal!“ Seither kümmert sich Kellner beim Esslinger Maschinenbauer Festo im Travel Management auch ums Controlling. Der 49-Jährige weiß: „Ohne Zahlen funktioniert Travel Management nicht. Sonst werden alle Debatten emotional geführt.“ In diese Kerbe haut auch Klaudia Komisaruk, Key Account Managerin bei der Reisebüro-Kette BCD Travel und Leiterin des VDR-Fachausschusses Kennzahlen. „Entscheidender Baustein für einen professionellen Einkauf ist ein aussagekräftiges Kennziffernsystem“, sagt sie, „denn dieses bring Transparenz in die Geschäftsreisekosten eines Unternehmens.“ Die aber ist unerlässlich, will die Firma ihre Reiseausgaben kontrollieren und steuern, kurz: sie beherrschen.

Noch in den Kinderschuhen

Hinzu kommt: „Nur mit Kennzahlen können Einkäufer den Erfolg ihrer Leistungen darstellen“, ergänzt Komisaruk. Auch von Geschäftsreiseentscheidern verlangt das Top-management zunehmend objektive Angaben. Es will wissen, „ob und wie etwa die Reiserichtlinie erfüllt wird und ob Verträge mit Leistungsträgern eingehalten werden, um auch unterjährig steuern zu können“.

Diese Zahlen brauchen Sie

Reisestruktur: Zahl der Reisen und der Reisenden insgesamt, jährliche Reisekosten und ihre Verteilung auf die einzelnen Bereiche, Anteil der einzelnen Verkehrsmittel an den Gesamtreisen, Reiseziele, Nutzung der Buchungswege (telefonisch übers Reisebüro, online), Kostenentwicklung im Reisebereich in Beziehung zur Zahl der Mitarbeiter und Anzahl der Reisen sowie im Vergleich zum allgemeinen Marktpreis.

Flug: Zahl der Flüge, Gesamtkosten, Durchschnittspreis des Tickets, durchschnittliche Kosten pro Flugkilometer, Aufteilung auf Strecken – Häufigkeit und Durchschnittskosten (innerdeutsch, Europa, interkontinental), Klassen (Anteile Economy, Business, First) sowie Einhaltung der Reiserichtlinien durch die Reisenden, Anteile Linien- und Billigflug, Vorausbuchungsfrist (wie viele Tage vor Abflug), „verpasstes“ Sparpotenzial (Differenz tatsächlicher Ticketpreis und niedrigst möglicher Preis), Vergleich der Flugpreise offline/online, realisierte Einsparungen im Verlauf der Jahre.

Bahn: Gesamtkosten, Durchschnittspreis pro Ticket, Preisklassen (Normalpreis, Bahncard, Sparpreis, Veranstaltungsticket), Klassen (2./1. Klasse).

Hotel: Zahl der Übernachtungen, Gesamtkosten, Durchschnittsraten (evtl. nach Orten), Volumenverteilung auf Orte/Hotels/Hotelketten, Nutzung Firmenraten/tagesaktuelle Marktpreise.

Dabei steckt Controlling im Travel Management „noch immer in den Kinderschuhen“, sagt Liane Feisel, Inhaberin der Beratungsfirma Feisel Consulting: „Es wird zwar punktuell praktiziert, aber oft mangelt es an ganzheitlichen Konzepten.“ Und, besonders in der Krise, auch am entsprechenden Budget. Obwohl gerade Controlling und Kennzahlen helfen, in der Planung effizient zu sparen. Feisel: „Ohne Transparenz würden viele Unternehmen weiter die teureren Firmenraten nutzen, statt von der derzeit günstigen Marktlage zu profitieren.“

Wo die Daten sprudeln

Bliebe ein Problem: Kennzahlen basieren auf Daten. Es zählt zu den ehrgeizigsten Aufgaben eines Geschäftsreiseplaners, an diese zu gelangen. „Ich bin knallhart von Abteilung zu Abteilung gerannt, mit dem Stift in der Hand“, berichtet eine Teilnehmerin der von BizTravel und VDR veranstalteten „Praxistage Geschäftsreisen“. Ziel ihrer Fleißarbeit war es, jene Konten aufzuspüren, auf die Geschäftsreisekosten gebucht wurden – für Flugscheine, Bahn, Hotels, Autofahrten und Spesen. „Dadurch hatte ich zum ersten Mal eine grobe Übersicht über das, was die Firma für Reisen ausgibt“, erzählt die junge Frau.

Zum Glück war diese Herkulesarbeit aufs erste Mal beschränkt. Heute verfügt die Firma der engagierten Vorstandsassistentin sowohl über eine elektronische Reisekostenabrechnung als auch über Firmenkreditkarten. „Über diese beiden Systeme bekomme ich mittlerweile die meisten Daten“, sagt sie, „ihre Einführung hat sich gerechnet.“ Glücklich ist der, der von Anfang an über derartige Quellen verfügt: Kreditkarte, Reisekosten-software oder Buchungsstatistiken des Reisebüros. Sind die Daten vorhanden, stellt sich die nächste Frage: Welche Kennzahlen leitet man aus ihnen ab? Und welche benötigt ein Travel Manager überhaupt?

Bei einem Workshop auf dem Praxistag Geschäftsreisen lässt Kellner die Teilnehmer Kennzahlen ersinnen, auf eine große Tafel schreiben und strukturieren. Bei jeder Veranstaltung kommen Dutzende Kenngrößen zusammen, und oft unterscheiden sie sich von Praxistag zu Praxistag. Eine kreative Aufgabe, die so manche Überraschung auch für den Forumsleiter bereithält: „Manchmal sind Zahlen dabei, die für mich neu sind“, erzählt er. Bei den Praxistagen in Wiesbaden (15. Juni) und Hannover (25. November) steht der Workshop wieder auf dem Programm. Ergebnis der Sammlung: Alle Zahlen sind richtig, keine falsch. Aber nicht alle sind nötig – jedenfalls nicht immer.