Was Travel Manager leisten

Über Travel Management und seine Bedeutung diskutieren Oliver Graue (BizTravel, von links), Liane Feisel (Feisel Consulting), Wolfgang Geyer (iBM) und Stephan Ingerberg (CWT). Rechts BME-Moderator Andreas Konkel.
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Professionelle Geschäftsreise-Planung zahlt sich aus – ohne Wenn und Aber. „Ich bin heute hier, um auszuloten, ob sich für unser Unternehmen ein Travel Manager lohnt“, meldet sich auf dem BME-Kongress Travel, Mice & More ein Einkaufschef zu Wort: „Jetzt weiß ich: Wir brauchen ihn!“ Denn eine strukturierte Organisation von Dienstreisen spart nicht nur viel Geld. Sie bedeutet auch qualitativ gute Reisen, zufriedene Mitarbeiter, mehr Sicherheit.

Einer braucht den Überblick

Über den Sinn von Travel Management wurde viel diskutiert auf dem Düsseldorfer BME-Kongress, mit BizTravel als Medienpartner. Das Ergebnis war eindeutig: Trotz Billigfliegern, Online-Buchung und Smartphones tut Geschäftsreise-Planung not. Oder gerade deswegen. „Noch nie war die Branche so kompliziert wie heute“, sagt René Zymni, Vertriebschef von BCD. So machen die vielen neuen Zusatzgebu¨hren der Fluggesellschaften es zunehmend schwieriger, den wirklich günstigsten Preis zu finden. Auch sonst ist die Tarifpolitik vieler Dienstleister sehr komplex – während zugleich die Preise steigen und die Zahl der Monopole wächst.

Zudem erhöht sich die Gefahr, dass Reisende unterwegs per Smartphone an den Richtlinien vorbei buchen und für Kostenexplosionen sorgen. Und schließlich machen Krisen, Kriege und Katastrophen die Welt auch für Dienstreisende immer gefährlicher. Kann ihnen bei Gefahr schnell und sicher geholfen werden, ist auch dies wertschöpfend.

Natürlich lässt sich im Travel Management vieles als Projekt aufsetzen: von der Formulierung der Reiserichtlinie über die Einführung von Firmenkreditkarten oder der Online-Software bis hin zur Reisebüro-Ausschreibung. Getan ist es damit aber nicht. Ohne ständige Kommunikation und strikte Überwachung sind solche Investitionen wenig effektiv. „Es muss jemanden geben, der steuert, der lenkt, der immer wieder nachhakt“, sagt IBM-Travel-Manager Wolfgang Geyer. Jemanden, der sich als interner Dienstleister für die Reisenden, als Ansprechpartner bei Problemen versteht. Und schließlich jemanden, der sich des wichtigen Sicherheitsthemas annimmt. Selbst der Mittelstand reist heute global – und kommt ohne Risikomanagement nicht mehr aus.

Klare Strukturen tun not

Gewiss, Geschäftsreisen gehören bei den meisten Unternehmen zu den kleineren Kostenböcken. Dennoch sind bei professioneller Planung hohe Beträge zu sparen, und nicht zuletzt ist in Zeiten des Fachkräftemangels bequemes (und trotzdem günstiges) Reisen ein Benefit. „Intelligente Geschäftsreise-Planung funktioniert nur mit klaren Regeln und Strukturen“, sagt Jan Schumacher, Travel Manager des Marktforschers GfK. Sein Resümee beim BME-Kongress: „Der Geschäftsreise-Entscheider ist heute nicht mehr Kellner, sondern Koch.“