Travel Management Systeme

Foto: Hemera

Ein wenig erinnert ihr Schicksal an das eines Spielzeugs: Erst will es das Kind unbedingt haben – und irgendwann bleibt es dann links liegen. Kein Interesse mehr! War halt doch nicht so toll. Als vor einigen Jahren die Online-Buchung von Geschäftsreisen aufgekommen war, wollte jedes Unternehmen ins Web – weil’s angeblich billiger ist. Von wegen! Dass Online längst nicht immer der effizienteste Weg ist, weiß man heute. Doch wer es richtig anpackt und wessen Reisestruktur geeignet ist (viele sogenannte Punkt-zu-Punkt-Flüge), kann sparen. Und wer das Web nutzt, den lockt nun der nächste Schritt: Travel-Management-Systeme – ein lückenloser Prozess von der Planung einer Reise über Genehmigung, Buchung und Abrechnung bis zum Reporting.

Eine Brücke nur für Daten

Das Zauberwort lautet: Schnittstellen. IT- Spezialisten schaffen zwischen den verschiedenen Systemen eine elektronische Brücke, über die sich die Daten fortbewegen – ohne Verluste, bis hin zur statistischen Auswertung. „Die Unternehmen gehen dieses Thema immer mehr an“, berichtet Beraterin Liane Feisel, Inhaberin von Feisel Consulting.

Bislang isolierte Systeme wie die Online-Software, die Reisekostenabrechnung, das Reisebüro und die Buchhaltung wachsen zu einer lückenlosen Kette zusammen. Das spart erstens Zeit, weil Reisedaten nur noch ein einziges Mal eingegeben werden müssen. Und zweitens ergibt sich eine weitaus bessere Reporting-Qualität, wenn sämtliche Reisen über dieses eine System laufen.

„Man spart Arbeitsschritte“, sagt auch Esther Stehning, Chefin des Anbieters Atlatos: „Sonst muss man alle Daten oft bis zu dreimal eingeben – erst bei der Buchung, dann bei der Abrechnung und schließlich noch mal in der Buchhaltung.“

Marktübersicht: Anbieter auf einen Blick

Anbieter: Travel-Management-Systeme gibt es etwa von Amadeus (E-Travel), I-FAO (Cytric), KDS, Onesto, Get-there, PASS, Atlatos und Corporate World (Travel Suite). Atlatos, KDS, PASS und Corporate World verfügen über integrierte Abrechnungssysteme; für Flüge, Hotels und Mietwagen greifen sie teilweise auf die Reservierungssysteme zurück oder verfügen über direkte Links zu Anbietern oder Hotelportalen. Das Antragswesen ist oft integriert, Richtlinien lassen sich einpflegen.
Reisebüro: Für Mittelständler lohnt es sich meist nicht, eine eigene Online-Buchungssoftware zu kaufen. Die Anschaffungskosten sind hoch, der Pflegeaufwand ist groß. Einfacher und günstiger ist es, die Software übers Reisebüro zu „mieten“ und eine Buchungsgebühr zu bezahlen.
Module: Mit Hilfe von Konsolidierungssoftware lassen sich Daten auch ohne direkte Schnittstellen in andere Systeme wie Reisekostensysteme überführen. Module bietet zum Beispiel NP4 (Travel Data Hub). Zudem lassen sich weiterführende Elemente wie die Berechnung von CO2-Emissionen oder der Arbeitszeitkosten auf Reisen integrieren (Eco Libro Mobileety).

Weiterer Vorteil: Fällt ein Mitarbeiter mal aus, weiß man, wo die gebuchte Reise zu finden und zu stornieren oder zu ändern ist. Die Controlling-Abteilung erhält zudem über alle Reisen eine saubere Statistik mit guten Auswertungsmöglichkeiten. „Ein lückenloses Berichtswesen ist oft oberstes Ziel der Firmen“, heißt es bei Anbietern wie Amadeus, KDS oder Sabre. Und handelt es sich um ein echtes integriertes System, muss der Nutzer nicht einmal zwischen verschiedenen Benutzeroberflächen hin- und herspringen. Für Unternehmen wäre das „ein gewaltiger Schritt nach vorn“, wie es EADS-Travel-Manager Michael Doerr schon vor einigen Jahren formulierte: „Einheitliche Symbole und Funktionen sorgen für einen geringeren Schulungsaufwand. Und sie steigern die Online-Buchungsquote.“

Doch für wen eignet sich ein solches Travel-Management-System? Vorsicht vor einem erneuten Hype, rät Liane Feisel: Mittelständler sollten Kosten und Nutzen abwägen. Da bislang nur wenige Anbieter von Online-Buchungssoftware echte integrale Systeme anbieten und Schnittstellen sehr arbeitsintensiv und teuer sind, rechnen sie sich meist nur für Unternehmen mit sehr vielen Reisen.

Die kleine Wollmilchsau hilft

Hauptproblem: „Travel Management Systeme stoßen in den meisten Unternehmen auf eine Landschaft von IT-Systemen, in die sie einfach nicht hineinpassen“, gibt Berater Rüdiger Mahnicke zu bedenken: „Und gerade das Thema Reisekostenabrechnung ist meist Hoheitsgebiet des Finanzmanagers – und nicht des Travel Managers. Ersterer ist aber auf eine Integration der Reisekostensoftware ins Buchhaltungs- und Controllingsystem bedacht. Mahnickes Erfahrung: „Die Schnittstelle mit einem Buchungssystem spielt eine    untergeordnete Rolle.“ Das sieht seine Kollegin Liane Feisel zwar anders, doch auch sie warnt vor einem hohen Aufwand. Vor allem, wenn ein System an ein SAP-Programm angebunden werden soll, „ist das ist kein Preisschnäppchen“. Die Hamburgerin: „Ein integriertes System, das alles umfasst, ist die Eier legende Wollmilchsau.“

Immerhin gibt es die „kleine Wollmilchsau“, die Online-Buchung und Abrechnung verknüpft. Dienstleister Atlatos etwa wendet sich an Firmen mit einem Reisevolumen ab 100.000 Euro. Wettbewerber Onesto wirbt mit einem zusätzlichen Bonusmeilen-Verwaltungsprogramm und Fuhrpark-Management. Und genau wie I-FAO (Cytric) bietet er direkte Links zu Fluggesellschaften oder Hotels. Und PASS hat gerade die Plattform „Victor“ entwickelt, die zudem Online- und Offline-Buchungen vereint. Gerade dies – die Steuerung sämtlicher Buchungen über einen Kanal sowie eine einzige Profilerfassung für Online- und Offline-Reservierungen – hält Mahnicke für einen „wichtigen Schritt“. „Wichtig ist, sich im Vorfeld darüber klar zu werden, was erreicht werden soll, wie viel die Systeme leisten sollen und welches Budget zur Verfügung steht“, sagt Liane Feisel. Diese Fragen sollten sich Travel Manager stellen:
- Was sollte mein Travel-Management-System enthalten? (Genehmigung, Planung, Buchung, Abrechnung, Reporting)
- Welche Angebote an Flügen, Bahnreisen, Mietwagen und Hotels muss es umfassen? (Ziele, Dienstleister)
- Wie umfangreich muss das Reporting sein? (Standard, Sonderwünsche)
- Inwieweit lässt sich die Software in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren?
- Will ich auch weiter telefonisch beim Reisebüro buchen können, ohne dass diese Reisen später im System fehlen?
- Wie steht es um die Datensicherheit? Und spielt der Betriebsrat bei der Einführung eines solchen Systems mit?

Ist eine Genehmigung nötig?

„Man kann wahnsinnig viel in so ein System reinpacken, für alle Eventualitäten“, gibt Liane Feisel zu bedenken. „Doch je mehr drin steckt, desto mehr explodieren die Kosten – und desto anfälliger wird das System.“ Sie rät daher zur Verhältnismäßigkeit: „Muss ich mit meinem System 100 Prozent aller Prozesse erschlagen, oder komme ich auch mit der guten 80/20-Regel zurecht?“

Im Fokus aller Überlegungen sollte die bereits vorhandene Infrastruktur im Travel Management stehen – meist also die Online-Buchungssoftware. „Wenn ich schon eine solche Software habe, in die ich alles reintackere, dann sollte das auch in die Abrechnung laufen“, skizziert Feisel die Weiterentwicklung. Dann stellt sich die Frage: Soll ein Planungs- und ein Antragsverfahren davor? „Das ist eine Frage der Unternehmenskultur“, urteilt die Beraterin: „Für drei bis vier Fälle im Jahr lohnt es sich finanziell nicht, eine Schnittstelle zu programmieren.“ Und hat man einmal ein Travel-Management-System etabliert, bedeutet dies nicht das Ende des Verfahrens: neue Anschlüsse, neue Schnittstellen, neue Leistungsanbieter – die Systeme entwickeln sich weiter.

Eine mögliche Erweiterung bietet Volker Gillessen von Eco Libro an. Seine Plattform Mobileety berechnet neben dem CO2-Ausstoß auch die indirekten Kosten einer Geschäftsreise – die gesamte Reisezeit und die davon nutzbare Arbeitszeit. Allerdings ist auch sein Angebot „nur“ ein weiteres Modul. Es zeigt aber, wohin die Reise geht: zu immer umfassenderen Systemen. Solchen, die irgendwann automatisch das Taxi bestellen, wenn das Flugzeug gelandet ist.

Fragen an Liane Feisel, Feisel Consulting

Wie erklären Sie sich den Trend in den Firmen zu Travel-Management-Systemen?
Vor ein paar Jahren führten etliche Firmen die Online-Buchung ein. Nun stellen sie fest, dass diese Software für sich isoliert dasteht, als unabhängiges System. Würde sie sich in die IT-Landschaft des Unternehmens einfügen und ließen sich Planung, Buchung, Abrechnung und Reporting von Geschäftsreisen zu einem lückenlosen Prozess verbinden, dann ginge alles einfacher und schlanker vor sich. Reisedaten zum Beispiel muss man dann nur ein einziges Mal eingeben.

Klingt gut. Doch ist das für alle Firmen geeignet?
Nein, so weit ist die Technik noch nicht. Elektronische Schnittstellen zwischen sämtlichen Systemen sind sehr komplex und teuer und lohnen nur für größere Betriebe. Für kleinere Unternehmen wäre es aber ein erster und günstiger Schritt, die Online-Buchung mit der Reisekosten-Abrechnungssoftware zu koppeln.

Welche Fragen sollte man klären, bevor man ein Travel-Management-System einführt?
Zunächst sollte man den derzeitigen Buchungsablauf analysieren: Was will man ändern? Warum? Und was verspricht man sich davon? Zweitens spielt natürlich die IT-Landschaft des Unternehmens eine gewichtige Rolle. Welche Möglichkeiten bietet sie überhaupt? Drittens muss man alle Kosten – auch für externe IT-Dienstleister – errechnen, und am Ende schließlich steht die Frage: Steht das, was ich für mein Geld dann bekomme, überhaupt im Verhältnis zum Aufwand?