Meeting Management

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Sparen mit klaren Regeln

Bislang haben die wenigsten Unternehmen den Durchblick bei ihren Meeting-Ausgaben. Ein strategisches Veranstaltungsmanagement kann hier für mehr Transparenz und letztlich auch für deutlich geringere Kosten sorgen.

von Martin Jürs, 13.03.2015, 09:00 Uhr
Klare Richtung: Meeting Management braucht Struktur.
Foto: Thinkstock

Am Kerngeschäft von CWT wird nicht gerüttelt: Das ist und bleibt die Vermittlung von Geschäftsreisen. Daneben allerdings gewinnt der Bereich Meetings & Events für den internationalen Geschäftsreise- anbieter immer mehr an Bedeutung. „Dieses Segment ist mittlerweile unser zweites Standbein“, sagt Felix Vezjak, bei CWT Direktor Meetings & Events für Zentraleuropa – auch wenn das Umsatzvolumen bei Weitem noch nicht mit dem der Geschäftsreisesparte vergleichbar ist.

Trotzdem zeigt diese Entwicklung, dass Firmen ihre Meeting-Ausgaben zunehmend kritisch unter die Lupe nehmen. Auch, weil hier noch erhebliches Sparpotenzial schlummert. Über ein unternehmensübergreifendes Veranstaltungsmanagement verfügen bislang aber nur wenige Betriebe. Zu den Ausnahmen zählt die Pharma-Branche: Allein schon wegen der strengen Antibestechungsregeln (Compliance) sind hier schon seit Längerem klare Strukturen verbunden mit einer entsprechenden Transparenz vorhanden.

Großes Sparpotenzial

Andere Wirtschaftszweige ziehen nach. „Unternehmen fragen verstärkt nach solchen Ansätzen“, beobachtet Michael Basel, Verkaufschef für strategisches Meeting Management der Agentur Grass Roots. Der Dienstleister geht noch einen Schritt weiter als die klassischen Reisebüros oder reine IT-Anbieter und kümert sich um das Komplettprogramm: Er führt nicht nur eine MICE-Software ein, sondern unterstützt Unternehmen bereits bei der Datensammlung und -analyse, hilft bei der Partnerwahl, betreibt Change Management bei den (künftigen) Nutzern und misst den Erfolg von Veranstaltungen. In den USA kooperiert Grass Roots bereits mit vielen Firmen, nun richtet es seinen Fokus auf deutsche Travel Manager und Einkäufer.

Strategische Beratung im Meeting Management

In den USA und in Großbritannien hat er sich etabliert, nun wird Grass Roots im deutschen Markt aktiv: Der Meeting-Management-Spezialist hilft Unternehmen bei der Umsetzung von Meeting-Programmen – angefangen von der Datensammlung und -analyse über das Formulieren der Strategie und die Partnersuche bis hin zur konkreten Umsetzung samt Change Management. „Es geht darum, Firmen dabei zu unterstützen, Meeting-Programme in der täglichen Arbeit anzuwenden“, erklärt Michael Basel, Sales Director Strategic Meetings Management bei Grass Roots.

Im Portfolio hat der Düsseldorfer Anbieter zudem eine Methodik zur teilstandardisierten Erfolgsmessung für Events. „Diese soll ihnen eine direkte Bewertung ihrer Veranstaltung anhand vorab definierter Ziele ermöglichen“, so Michael Basel.

Für Unternehmen, die Meeting-Management betreiben wollen, geht es hier darum, alle Meeting- und Event-Aktivitäten, die dazugehörigen Prozesse sowie die beteiligten Dienstleister zentral aufzusetzen und zu steuern. Für die meisten Firmen bedeutet dies einen totalen Bruch mit der bisherigen dezentralen Meeting-Organisation. Der Aufwand jedoch lohnt sich. Laut CWT-Manager Vezjak lassen sich mit Hilfe eines strategischen Meeting Management bis zu 23 Prozent der Kosten einsparen.

Doch wo anfangen? Schließlich gibt es zahlreiche Felder, die berührt werden. Das beginnt bei Genehmigungsprozess und Veranstaltungsplanung, geht über den Einkauf und die Buchung und endet bei der Abrech nung und dem Reporting. Die Grundlage bilden Veranstaltungsrichtlinien. „Inhaltlich sollte sie dem Mitarbeiter klar und unmissverständlich vorgeben, welche Regeln bei der Meeting-Organisation zu befolgen sind, was die Gründe für diese Vorgaben sind und wo sie im Zweifelsfall Hilfestellung erhalten können“, rät Vezjak. Als Vorbild könnten die allgemeinen Reiserichtlinien dienen, so sein Tipp. Denkbar sei sogar, beide Bereiche in einem Leitfaden zusammenzufassen.

Ein Fokus sollte auf der Vertragsgestaltung und -kontrolle liegen. Denn gerade hier verbergen sich für die Unternehmen zum Beispiel im Falle unvorteilhafter Stornobedingungen oder missachteter steuerrechtlicher Vorgaben die größten finanziellen Risiken. „Im Meeting-Geschäft werden 25 bis 30 Prozent aller Anfragen bei Hotels wieder storniert. Das kann die Unternehmen bei unvorteilhaften Verträgen teuer zu stehen kommen“, so Felix Vezjak. Um auf der sicheren Seite zu sein, übertragen manche Kunden ihrem externen Meeting-Dienstleister die Vertragsprüfung im Veranstaltungsbereich.

Schlüsselrolle für Software

Zu den wichtigsten Werkzeugen beim strategischen Meeting Management zählt neben der Veranstaltungsrichtlinie die elektronische Buchungssoftware. Über diese Portale erfolgt nicht nur der Einkauf von Tagungshotels. „Sie tragen insbesondere auch zur automatisierten Erfassung vieler relevanter Daten für ein Reporting bei“, erläutert Vezjak. Eine entscheidende Leistung, schließlich fehlt es gerade im Veranstaltungsbereich an verlässlichen Zahlen. Meeting-Portale können hier mit ihren Auswertungsmöglichkeiten für Transparenz sorgen.

Und nicht nur das: „Die Konsolidierung aller Anfragen eines Unternehmens auf einer Plattform bedeutet Volumenbündelung und nachweisbare Einsparungen sowie eine erhebliche Arbeitserleichterung für alle Tagungsplaner“, sagt Stefanie Lemmermann, Geschäftsführerin von Micecloud Solutions. Ihr Unternehmen zählt zu den Anbietern entsprechender Einkaufsplattformen, von denen es inzwischen eine ganze Reihe gibt. Als Vorteile derartiger Tools nennt Stefanie Lemmermann das One Stop Shopping, die Verhinderung von Maverick Buying, die Vergleichbarkeit der Angebote sowie Auswertungen in Echtzeit. Neben einer für alle zugänglichen Lösung – Micecloud – bietet das Hamburger Unternehmen seit Kurzem eine geschlossene Variante: Micesourcing, wie diese heißt, lässt sich in die SAP-Systeme der Unternehmen integrieren. Grundsätzlich sind die Portale mehrsprachig, legen fest, wer welche Zugriffe hat, und können in verschiedenen Währungen abrechnen.

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