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OBE lohnt nur für Flüge

Dabei gilt: Eine OBE lohnt sich nur für Firmen, die auch Flüge über sie buchen. Wer nur andere Leistungen benötigt, der sollte Direktanschlüsse (Mietwagen) sowie Hotelportale (HRS, Hotel. de, ehotel, CRC und Hotelplattformen der Reisebüros) und Bahnportale nutzen. Um hierbei in den Genuss vergünstigter Raten zu kommen und Profile wie Richtlinien einzuspeisen, sollte man in jedem Fall spezielle Firmenzugänge beantragen. Die Portale und natürlich auch die OBE liefern überdies Reportings – also Statistiken – über alle gebuchten Produkte.

Foto: BizTravel

Damit sich der Aufwand für die OBE-Einführung rentiert, sollten mindestens 30 Prozent aller Flüge online gebucht werden. Das aber funktioniert nur, wenn die Reisestruktur des Unternehmens überwiegend aus Punkt-zu- Punkt-Strecken besteht, also einfachen Flügen wie etwa Frankfurt–Schanghai–Frankfurt. Für diese Fälle sollte die Online-Buchung sogar verpflichtend sein (Reiserichtlinie ändern!). Dem Reisebüro-Partner sollte verboten werden, derart einfache Flüge zu buchen, „während komplexe Umsteigeverbindungen und Gabelflüge beim Reisebüro-Mitarbeiter besser aufgehoben sind“, sagt Anton Lill von American Express Global Business Travel. Nur dieser kann mögliche Schlupflöcher der Airlines nutzen, indem er „kreatives Ticketing“ betreibt.

Die Zahl der OBE-Anbieter in Deutschland ist überschaubar. Welches Tool für welche Firma passt, hängt davon ab, welche Funktionen man benötigt: Ist zum Beispiel eine Genehmigung nötig? Zudem empfiehlt es sich persönlich zu testen, mit welchem System man am besten zurechtkommt. Und ein gewichtiges Wort spricht nicht zuletzt die IT-Abteilung mit: Welche Software passt am besten in die bestehende Systemlandschaft des Unternehmens? Lassen sich Daten vielleicht sogar direkt von der OBE in die (eventuell schon existierende) elektronische Reisekostenabrechnung und die IT der Personalabteilung, oft SAP, exportieren? Eine bereits bestehende Integration von Buchung und Abrechnung bieten Concur und KDS an; bei den anderen lassen sich in der Regel Schnittstellen zwischen den Tools schaffen.

Erfassung der kompletten Dienstreise

BCD-Manager Zymni rät Mittelständlern, die eine OBE einführen wollen, „genau zu prüfen, ob und was sie dadurch wirklich sparen“. Zudem sollten sie die End-to-End-Lösung, also die weitestmögliche Kopplung der Prozesse von der Genehmigung bis zur Abrechnung, von Beginn an in ihre Überlegungen einbeziehen. Und was für End-to-End gilt, gilt auch für Door-to-Door: Erste Systeme wie KDS arbeiten daran, die gesamte Dienstreise vom Aufbruch bis zur Rückkehr darzustellen – also einschließlich öffentlicher Nahverkehrsmittel, Taxis, Fußwegen und CO2-Emissionen. „Wir verzeichnen ein starkes Interesse an solchen Systemen“, sagt CWT-Mann Koch: „Ich würde es Mittelständlern, die eine OBE neu einführen, auch empfehlen. Denn den Reisenden interessiert nicht die Zahl der Transaktionen, sondern allein der Zeitpunkt, zu dem er abreist und wieder zurückkehrt.“ Und der Travel Manager kennt von Anfang an bereits die Gesamtkosten. Aber gerade das erfordert nach Ansicht vieler Experten ein grundlegendes Umdenken in der Branche. „Die Einführung einer Door-to-Door-Software erfordert Mut“, sagt Lill: „Es geht nicht mehr darum, wo und wie man das Ticket fürs Hauptverkehrsmittel am günstigsten erhält. Stattdessen geht es um Gesamtkosten und Gesamtreisezeit.“

Die wichtigsten Begriffe: Was heißt was?

OBE: Online Booking Engine, deutsch: Online-Buchungssystem/-software

Punkt-zu-Punkt: Flüge ohne Umsteigen, ideal für die Buchung via OBE

GDS: Global Distribution System; Reservierungssysteme, auf die sowohl Reisebüros als auch OBE zugreifen

Adoption Rate: Nutzungsrate; Anteil der Flüge, die via Online-Buchungssystem gebucht werden

TAF: Transaction Fee; Reisebüro-Gebühr. Ist bei OBE deutlich niedriger

Schnittstelle: elektronische Brücke, die Systeme miteinander verbindet, z. B. OBE und Reisekostenabrechnung

End-to-End: lückenlose Online-Abwicklung des gesamten Reiseprozesses von der Genehmigung bis zur Abrechnung

Door-to-Door: Abbildung der Gesamtreise samt ÖPNV und Taxis

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