Welches Reisebüro passt zu mir?

Zuerst war es München. Heute verfügt das Marketing-Unternehmen HTP Concept, das 1988 aus einer Werbeagentur entstand, über drei weitere Büros: in Berlin, Zürich und im indischen Mumbai (früher Bombay). Die Zahl der Ziele und der reisenden Mitarbeiter sowie das Reisevolumen sind seither drastisch gewachsen. „Statt der zunächst sprichwörtlich drei bis fünf Mitarbeiter sind heute mehr als 60 Beschäftigte unterwegs“, sagt Manuela Kubisch, Projektkoordinatorin bei HTP Concept. Und das zu weltweiten Projekten.

Manuela Kubisch kümmert sich als Projektkoordinatorin bei der Berliner Marketing-Forschungsagentur HTP Concept auch um die Geschäftsreiseplanung.
Foto: Mathias Bothor

„Für uns als Firma wäre der Aufwand viel zu groß, all diese Reisen selbst zu buchen“, sagt Kubisch. Denn das Reisemanagement ist lediglich eine von mehreren Aufgaben der jungen Frau: „Und da fehlt mir einfach öfter die Zeit, die wirklich bes-ten Flugtarife im Internet zu recherchieren.“ Kubisch ist überzeugt: „Den Überblick hat das Reisebüro. Es findet die sinnvollsten Routen und Airline-Kombinationen heraus und hilft uns überdies, durch kreatives Buchen Geld zu sparen.“ Sondertarife koppeln, Flüge umbuchen, stornieren sowie Übersichten über die Ausgaben (Reportings) erstellen und gemeinsam auswerten – auch dafür braucht Kubisch ihren Partner: „Für uns ist das Reisebüro unverzichtbar.“

Partnersuche – nicht so einfach

Praktiker sind sich einig: Nicht immer ist das Internet die beste Lösung. Unternehmen, die viele Fernflüge benötigen, häufiger mal umbuchen müssen oder Strecken mit mehrmaligem Umsteigen brauchen, sind mit dem Reisebüro besser bedient. Auch das so genannte kreative Ticketing – das Kombinieren diverser Billigtarife – ist online äußerst kompliziert und zeitaufwendig. Einer Studie von First Business Travel zufolge setzen über drei Viertel der Mittelständler in Deutschland aufs Reisebüro.

Doch nach welchen Kriterien sucht man sich seinen Partner? Nicht jeder hat so viel Glück wie Manuela Kubisch, die seit 1988 mit ihrem HRG-Büro zusammenarbeitet und von einer erfolgreichen Partnerschaft spricht. Das hessische Biotechnik-Unternehmen Biotest beispielsweise hat in den zurückliegenden Jahren sein Travel Management neu aufgestellt. Die über 20-jährige Zusammenarbeit mit einem kleinen Reisebüro hatte den neuen Anforderungen nicht mehr genügt – Online-Portal, Reportings und Abfragen der Kundenzufriedenheit waren geplant.

Mit einem neuen Partner kooperierte Biotest seit zwei Jahren. „Allerdings waren viele Mitarbeiter unzufrieden mit den Leistungen dieses Büros“, erzählt Peter Mettmann, strategischer Einkäufer bei Biotest. Eine Zufriedenheitsanalyse, die er vornahm, kam denn auch zu keinem befriedigendem Ergebnis.

Mit einem zweiten Reisebüro wurde daraufhin eine einjährige Pilotphase vereinbart: „30 Vielreisende testeten den Dienstleister und waren recht angetan von ihm“, berichtet Mettmann. Ein dritter Partner schließlich war für Kongress- und Gruppenreisen zuständig. „Unser Ziel war es, die Buchungen auf ein Reisebüro zu konzentrieren“, berichtet der Einkäufer.Er entschied sich, die drei Anbieter hinsichtlich diverser Kriterien untereinander zu vergleichen. „Einer solchen Momentaufnahme der Reisebüro-Leistungen haben wir den Vorzug gegenüber einer förmlichen Ausschreibung gegeben“, erklärt Mettmann und ergänzt: „Die Erkenntnisse, die wir dabei gewannen, waren für das letztliche Urteil mitentscheidend.“

Tipps

Richtig ausschreiben: So funktioniert’s

Umfang: Bei kleinen und mittleren Firmen bis eine Million Euro Reiseetat lohnt eine förmliche Ausschreibung meist nicht. Es reicht, auf fünf bis sechs Seiten die wichtigsten Kriterien zu formulieren und drei bis vier Büros zu schicken.
Basisinformationen über ihre Firma geben. Zeitplan und Bewertung bei der Reisebüro- Auswahl erläutern.
Ihr Reiseverhalten genau angeben. Zum Beispiel: Buchungszahl Inlands-/Auslandsflüge, Bahn, Hotel, meistgenutzte Airlines.
Reisebüro-Profil abfragen: Vertriebsform, Standorte, Mitarbeiter, Umsatz, Stärken, Mitarbeiter und Qualifikation, Globalität.
Service-Konzept erläutern lassen: Art der Betreuung, Buchungs- technik, Reportings, wie wird Einhaltung der Reiserichtlinie garantiert, wie werden Reisenden-
profile verwaltet.
Online-Buchung (falls gewünscht): Gibt es eine Software? Wie viel kostet sie?
Reiseeinkauf: Erläutern lassen, wie die Buchung zum besten Preis sichergestellt wird (konkretes Flugbeispiel vorgeben).
Vergütung: Kalkulation des Reisebüros für Personal-, Technik-, Bürokosten einfordern, Gebührenmodell-Vorschlag fürs Unternehmen.
Testwoche: Eventuell vereinbaren.
Praxistag: Beim „Sieger“ zwei Tage ins Büro setzen, „Stimmung“ testen.
Wichtig: Bevor Sie ausschreiben, sollten Sie sich darüber klar sein, wie viel Sie fürs Reisebüro ausgeben wollen/können (Service-Gebühr) und welche Leistungen genau Sie benötigen.