Reisekosten-Abrechnung

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Weg mit dem Papier!

Nach wie vor setzen viele Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung auf manuelle oder allenfalls halb automatisierte Prozesse und Verfahren. Dabei lassen sich mit dem Einsatz elektronischer Systeme kräftig Zeit und Kosten sparen.

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von Martin Jürs, 30.12.2015, 09:00 Uhr
Reisekosten-Abrechnungen in Papierform verursachen hohe Kosten.
Foto: Thinkstock

Die Reisekostenabrechnungen zählen heute zu den großen Kostenverursachern und Zeitfressern in den Unternehmen. Das zeigt eine aktuelle Untersuchung des Kölner Hotelreservierungssystems HRS und des internationalen Geschäftsreiseverbands GBTA. Demnach benötigt ein Firmenmitarbeiter für die Abrechnung einer Geschäftsreise mit mindestens einer Übernachtung im Schnitt 20 Minuten. Die Prozesskosten, die mit einer solchen Abrechnung verbunden sind, liegen bei immerhin 53 Euro. Grund hierfür ist auch der nach wie vor hohe Anteil an teilautomatisierten oder sogar noch manuellen Abrechnungsverfahren.

53 Euro sind kein ganz kleiner Betrag, der jedoch gewaltige Dimensionen erreicht, wenn man die Gesamtzahl der Geschäftsreisen betrachtet, die pro Jahr weltweit absolviert werden. Allein in Deutschland waren das zuletzt fast 176 Mio. Dienstfahrten – umgerechnet auf die damit entstehenden Prozesskosten ergibt sich eine Summe in Milliardenhöhe.

Trotz der Größenordnung steht dieser Ausgabenblock bei der Mehrzahl der Unternehmen aber nicht im Fokus. „Auf der Suche nach Einsparpotenzialen schauen die meisten Unternehmen nur auf die direkten Kosten, also etwa die Preise für Bahnticket, Flug oder Hotelübernachtung“, sagt HRS-Geschäftsführer Tobias Ragge. Nicht überraschend, schließlich machen die direkten Reisekosten mehr als zwei Drittel aller Reiseausgaben aus. Auf den Bereich der indirekten Kosten entfallen dagegen nur etwa 31 Prozent – wobei die Abrechnung hier wiederum auf einen Anteil von 42 Prozent kommt. So jedenfalls hat es eine neue Studie von Concur ermittelt.

Indirekte Kosten vernachlässigt

Insofern ergibt die Konzentration auf die direkten Reiseausgaben zwar zunächst Sinn. Allerdings haben viele Reiseverantwortliche hier bereits ihre Hausaufgaben gemacht, den Einkauf optimiert und Reiserichtlinien angepasst. Da lassen sich häufig nur noch schwerlich Einsparungen erzielen. „Eine Prozessverbesserung in der Reisekostenabrechnung bietet erheblich mehr Einsparpotenzial“, betont daher Tobias Ragge. Der Schlüssel hierfür sei vor allem ein automatisierter und digitalisierter Prozess, der manuelle Eingaben und das Anheften von Belegen überflüssig macht.

Wobei die Unternehmen in Deutschland in der jüngsten Vergangenheit Fortschritte gemacht haben: Nicht mehr überall regiert die Zettelwirtschaft. Folgt man der Erhebung von Concur, dann setzen zwei Drittel der Unternehmen hierzulande mittlerweile schon auf automatisierte Abrechnungsprozesse.

Arbeitgeber muss Vorschüsse leisten

In vielen Unternehmen ist es üblich: Arbeitnehmer gehen bei der Bezahlung von Geschäftsreisen für ihren Arbeitgeber in Vorleistung, zumindest, was einen Teil der Ausgaben betrifft. Verpflichtet ist der Mitarbeiter dazu eigentlich nicht. Denn laut Paragraph 669 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) besteht für den Arbeitgeber eigentlich eine Vorschusspflicht: „Für die zur Ausführung des Auftrags erforderlichen Aufwendungen hat der Arbeitgeber dem Beauftragten auf Verlangen Vorschuss zu leisten“, heißt es im BGB. Wie Unternehmen dies in der Praxis regeln, ist allerdings ihnen überlassen. Geht der Arbeitnehmer in Vorleistung, sollten die Ausgaben laut Angaben von Arbeitsrechtsexperten in jedem Fall tragbar sein. Um Konflikte zu vermeiden, empfiehlt es sich für Unternehmen, die Frage der Auslagen und deren Erstattung in den Reiserichtlinien oder in einer Betriebsvereinbarung zu regeln.

 
 
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