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End-to-End nur bei 17 Prozent

Der Grad der Automatisierung schwankt allerdings stark. Gerade mal 17 Prozent der befragten Unternehmen verfügen über eine integrierte Komplettlösung, die von der Reisebuchung bis zur Abrechnung reicht. Knapp die Hälfte der Firmen haben ihre Prozesse zur Reisekostenabrechnung zumindest teilweise automatisiert und haben entsprechende Module in ihre ERP-Systeme integriert oder haben spezielle Software-Lösungen im Einsatz.

Zu den Nachzüglern einer automatisierten Reisekostenabrechnung zählen gerade auch kleine und mittlere Unternehmen. In fast der Hälfte der Firmen mit weniger als 500 Mitarbeitern erledigen die Reisenden ihre Abrechnung derzeit noch per Excel-Tabelle oder im Word-Format, teils sogar noch händisch in Papierform. Entsprechend hoch sind die Kosten und entsprechend groß ist die Fehleranfälligkeit eines solchen Verfahrens.

Dabei können die Unternehmen egal welcher Größenordnung mit automatisierten Abrechnungssystem sparen. Ein Beispiel ist hier Kranunion: Der Hersteller von Spezialkränen mit Zentrale in Leipzig hat vor rund einem Jahr von der Abrechnung per Excel-Formular auf die Software-Lösung des Anbieters HR Works umgestellt. „Bis dahin waren allein an unseren sechs innerdeutschen Standorten ein bis zwei Mitarbeiter mit der Erfassung und Kontrolle der Abrechnungen beschäftigt“, sagt Travel Managerin Peggy Engel. Jetzt, nach der Umstellung, wird diese Arbeit unternehmensweit nur noch von einer Person, nämlich Engel selbst, erledigt. Wobei nicht nur die Krannion von dem neuen Verfahren profitiert. Gleiches gilt auch für die Mitarbeiter: Mussten die zuvor schon mal bis zu acht Wochen auf die Auszahlung ihrer Reisespesen warten, erhalten sie ihre Auslagen nun nach maximal zehn Arbeitstagen erstattet.

Bei der Auswahl einer elektronischen Lösung für die Reisekostenabrechnung haben die Unternehmen die Qual der Wahl. Es gibt inzwischen zahlreiche Systeme, angefangen von vergleichsweise einfachen Desktop-Lösungen über webbasierte Anwendungen bis hin zu Anwendungen in der Cloud. Am Markt dominieren sogenannte SaaS-Systeme (Software as a Service), wie sie etwa von Unternehmen wie I&K (Wintrip), Concur, HR Works, Mobile Xpense oder Viatos angeboten werden.

Entscheidend für die Unternehmen ist dabei, ein System zu finden, das den eigenen Anforderungen entspricht und das nicht überdimensioniert ist – denn das treibt die Kosten einer solchen Lösung hoch. Grundlage für eine Entscheidung sollten dabei immer das firmeneigene Reisevolumen und dessen Struktur sein. Habe ich 100 oder 1000 Abrechnungen im Monat? Sind meine Mitarbeiter hauptsächlich im Inland oder eher im Ausland unterwegs? Will ich auch Standorte außerhalb Deutschlands integrieren? Müssen oder sollen Genehmigungsabläufe hinterlegt werden? Je nachdem, wie die Antworten ausfallen, ergeben sich die unterschiedlichen Anforderungen an eine Abrechnungssoftware.

Allein für Deutschland?

Für all diese Fälle gibt es die passenden Angebote auf dem Markt. Wer zum Beispiel internationale, mehrsprachige Lösungen sucht, ist unter anderem bei den Systemen von Concur und Mobile Xpense richtig. Beide Systeme gibt es in mehr als 20 Sprachversionen. Wobei aber auch die anderen Anbieter sukzessive nachziehen: Der Kieler Anbieter I&K jedenfalls hat vor Kurzem seine bislang allein für deutsches Recht geltende Abrechnungssoftware erweitert und stellt diese nun auch für Österreich, Frankreich und die Schweiz zur Verfügung. Weitere Länder sind in Planung.

Wichtig ist auch die Kompatibilität der Abrechnungssoftware mit bestehenden IT-Systemen in den Unternehmen sowie mit externen Datenquellen. So sollte der Import von Kreditkartendaten in das System ebenso problemlos möglich sein wie die Übernahme von Personalstammdaten. Die Anbindung ans Rechnungswesen über eine Standard-Schnittstelle ist für einen möglichst reibungslosen Prozess ebenfalls unabdingbar. Wird all dies beachtet, dann klappt‘s auch mit dem Sparen..

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