Reisekosten für's Inland absetzen

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Verpflegungsmehraufwand für 2017 richtig berechnen

Welche Sätze für Verpflegungsmehraufwand lassen sich bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands ansetzen? Und was muss bei der Abrechnung von Reisekosten in 2017 noch beachtet werden? Hier gibt's alle Antworten rundum Spesen und Pauschalen.

von Oliver Graue, 20.12.2016, 09:00 Uhr
Die unterschiedlichen Pauschbeträge richten sich nach der Länge der Abwesenheit des Geschäftsreisenden.
Foto: iStockphoto

Wer sich beruflich außerhalb seiner Wohnung und außerhalb der regelmäßigen Tätigkeitsstätte zu einer sogenannten Auswärtstätigkeit aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann, erhält hierfür den Verpflegungsmehraufwand erstattet. In der Regel geschieht dies durch Pauschbeträge, auch Spesen, Verpflegungspauschale oder Tagegeld genannt. Grundsätzlich gilt dies an An- und Abreisetagen unabhängig von der Reisedauer sowie für Auswärtstätigkeiten zwischen 8 und 24 Stunden.

Spesen steuerlich absetzbar

Geschäftlich veranlasste Verpflegungsmehraufwendungen sind – falls der Arbeitgeber sie nicht im Rahmen der Reisekostenabrechnung zahlt – steuerlich absetzbar. Sie gelten in diesem Fall als Werbungskosten und müssen unter dieser Rubrik auch in der Steuererklärung angegeben werden. Um dieses Verfahren zu vereinfachen, wurden unterschiedliche Spesen festgelegt, die sich größtenteils nach der Länge der Abwesenheit richten. Für Dienstreisen im Inland (Deutschland) gelten die folgenden Verpflegungspauschalen:

1. an An- und Abreisetagen, unabhängig davon, wie viele Stunden man beruflich unterwegs ist: 12 Euro
2. bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden aber weniger als 24 Stunden: ebenfalls 12 Euro
3. bei einer Abwesenheit von 24 Stunden: 24 Euro

Grundsätzlich werden dabei reguläre Kalendertage zugrunde gelegt. Maßgebend ist die Länge der beruflichen Abwesenheit von der Wohnung bzw. der Arbeitsstätte.

Pauschale Übernachtungskosten: 20 Euro

Wichtig: Für einen Anreise- oder Abreisetag sind in jedem Fall immer nur 12 Euro anzusetzen, auch dann, wenn am selben Tag (etwa am Morgen) die Abreise von der ersten Auswärtstätigkeit und gleichzeitig (etwa am Abend) die Anreise zur zweiten Reise erfolgt. Zudem dürfen beruflich bedingte Reisen höchstens drei Monate lang sein. Dauern sie länger, handelt es sich um keine Reise mehr, die Spesensätze gelten also nicht.

Lässt sich keine tatsächliche Hotelrechnung vorweisen, dann kann auch für die Übernachtungskosten eine Pauschale angesetzt werden. Diese beträgt in Deutschland derzeit 20 Euro. Maßgebend ist allerdings, dass das Unternehmen grundsätzlich private Übernachtungen bei beruflicher Auswärtstätigkeit anerkennt.

Erhält der Arbeitnehmer freie Mahlzeiten vom Arbeitgeber, wie beispielsweise das Hotelfrühstück, dann muss er den Wert dieser Mahlzeit von der Höhe des Verpflegungsaufwands als Kürzung abziehen.

Bei Essen muss gekürzt werden

Achtung: Die bis zur Reisekostenreform 2014 geltenden Sachbezüge gelten in diesem Fall nicht mehr! Das heißt, wer Frühstück im Hotel erhalten hat, muss dafür 20 Prozent der 24-Euro-Pauschale ansetzen, also 4,80 Euro abziehen. Diese werden im Rahmen der Reisekostenabrechnung vom Spesensatz abgezogen. Erhält der Reisende auch Mittagessen (Lunch) oder Abendessen (Dinner), das von seinem Arbeitgeber bezahlt wird, muss die Pauschale um jeweils 40 Prozent, also jeweils 9,60 Euro, gekürzt werden. Allerdings können die Spesen nicht ins Minus gekürzt werden. Wer also bei einem 12-Euro-Satz sowohl Frühstück als auch Mittagessen erhält (4,80 Euro + 9,60 Euro = 14,40 Euro), muss nichts dazu bezahlen, erhält allerdings auch keinen Cent Verpflegungsmehraufwand erstattet.
  
Grundsätzlich gilt übrigens: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, die Verpflegungspauschalen seinen Reisenden auszuzahlen! Zwar hält sich die überwiegende Mehrheit der Unternehmen in Deutschland daran, aber rein rechtlich dürfen sie auch weniger oder mehr zahlen – oder auch gar nichts. Trifft Letzteres zu, kann der Arbeitnehmer die Aufwendungen in Form der Pauschalen in seiner Steuererklärung ansetzen.

Fürs Ausland gelten spezielle Spesen

Für Geschäftsreisen ins Ausland gilt ein anderer Verpflegungsmehraufwand als bei Dienstfahrten im Inland. Dasselbe ist auch bei den Übernachtungen der Fall. Zum Teil unterscheiden sich die Sätze sogar sehr deutlich. Das Bundesfinanzministerium passt die Pauschbeträge für Business-Trips ins Ausland jedes Jahr an. Für 2017 hat es die Spesensätze in immerhin 49 Ländern und Landesteilen geändert. Neue Spesen gelten beispielsweise für China, die USA und Russland.
  
Die komplette Tabelle mit den Spesensätzen fürs Ausland für 2017 können Sie weiter unten herunterladen. Benutzt der Arbeitnehmer seinen Privat-Pkw für berufliche Reisen, gelten sogenannte Kilometerpauschalen. Andere Regelungen wiederum gelten für die sogenannte Einsatzwechseltätigkeit. Sie ist anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeitsstätte hat.
 
Benutzt der Arbeitnehmer seinen Privat-Pkw für berufliche Reisen, gelten sogenannte Kilometerpauschalen. Andere Regelungen wiederum gelten für die sogenannte Einsatzwechseltätigkeit. Sie ist anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeitsstätte hat.

Beispiel für eine Auswärtstätigkeit

Jens F. , der seine Tätigkeitsstätte in Hamburg hat, reist am 29. Juni 2016 nach Schwäbisch Gmünd. Er fährt direkt von zu Hause los, der Zug ab Hamburg Hauptbahnhof geht um 8 Uhr. Am Abend des 29. Juni sowie am 30. Juni Tag hat F. eine Reihe dienstlicher Termine in Schwäbisch Gmünd und Umgebung. Mittags am 30. Juni wird er von einer dritten Person – einem Geschäftspartner – zum Essen eingeladen; das Abendessen an diesem Tag beim Chinesen zahlt er selbst. Frühstück bekommt er sowohl am 30. Juni als auch am 1. Juli im Hotel: Die Assistentin Sabine B. hatte es mitgebucht. Am 1. Juli geht es morgens mit der Bahn wieder zurück nach Hamburg. Für den Mittagssnack im Zug hat F. sich ein Brötchen mitgenommen.

Bei seiner Reisekostenabrechnung muss er Folgendes ansetzen:

29. Juni: Für den Anreisetag gelten unabhängig von der Zahl der Stunden pauschal 12 Euro. Da Jens F. an diesem Tag auch kein vom Arbeitgeber veranlasstes Essen erhielt, ist auch keine Kürzung des Betrags erforderlich.

30. Juni: Da Jens F. den ganzen Tag, also 24 Stunden, abwesend ist, steht ihm der Spesensatz von 24 Euro zu. Allerdings hat sein Arbeitgeber durch die Hotelbuchung das Frühstück veranlasst (4,80 Euro). Das Mittagessen muss er nicht abziehen, da er von einem Dritten eingeladen wurde. Ansonsten wären hier 9,60 Euro fällig gewesen. Das Abendessen hat er ohnehin selbst bezahlt.

1.Juli: Für den Abreisetag gelten wie für den Anreisetag pauschal 12 Euro. Das Frühstück im Hotel (4,80 Euro) muss er wieder abziehen. Ansonsten erhielt er an diesem Tag keine von seinem Arbeitgeber gestellte Verpflegung.

In seiner Reisekostenabrechnung macht Jens F. also geltend:
12 Euro + 19,20 Euro (24 Euro minus 4,80 Euro) + 7,20 Euro (12 Euro minus 4,80 Euro) = 38,40 Euro.

Fragen zur Verpflegungspauschale

Regelmäßig erreichen die BizTravel-Redaktion Leserfragen rund um das Thema Reisekostenabrechnung. Wir stellen Ihnen die interessantesten Fragen vor – inklusive Antwort.

1. Gilt der Verpflegungsmehraufwand auch an Feiertagen?
Antwort: Der Wochentag spielt keine Rolle bei der Berechnung von Spesen. Die vom Bundesfinanzministerium festgelegten Pauschalen sind an klassischen Werktagen ebenso gültig wie an Sonntag und Feiertagen. Maßgeblich für die Höhe des Verpflegungsmehraufwands, der zugrunde gelegt werden kann, ist die Dauer der Abwesenheit bzw. die Frage, ob es sich um einen Anreisetag oder Abreisetag handelt.

2. Ist der Verpflegungsaufwand von der eigenen Steuererklärung absetzbar?
Antwort: Grundsätzlich sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, ihren Geschäftsreisenden einen Verpflegungsmehraufwand zu bezahlen. Auch die vom Bundesfinanzministerium vorgegebenen Spesensätze sind nicht verpflichtend, sondern geben nur die Höhe des Betrags an, den der Arbeitgeber seinerseits steuerlich geltend machen kann, wenn er diesen den Dienstreisenden bezahlt. Gehen die Mitarbeiter daher leer aus oder erhalten weniger Geld als vom Ministerium definiert, können sie jeweils die Differenz zur offiziellen Reisekostenpauschale in ihrer eigenen Steuererklärung geltend machen. Zahlt das Unternehmen gar keine Spesen, können sie also den vollen Betrag von ihrer Steuer absetzen.

3. Wie ist der Verpflegungsmehraufwand bei einer Auslandsreise steuerlich geltend zu machen?
Antwort: Ob es sich um eine Inlandsreise oder um eine Auslandsreise handelt, spielt für die steuerliche Absetzbarkeit der Spesen keine Rolle. Die Sätze unterscheiden sich jedoch. Während für Deutschland lediglich die Pauschalen 12 Euro (Anreise- und Abreisetag, 8 bis 24 Stunden Abwesenheit) und 24 Euro (länger als 24 Stunden abwesend) gelten, sind für die anderen Länder jeweils eigene Beträge festgelegt. Diese sind in aller Regel höher als in Deutschland. Die jeweiligen Pauschalen für die einzelnen Staaten lassen sich der offiziellen Reisekostentabelle des Finanzministeriums entnehmen. Anders als für Deutschland kann für das Ausland allerdings nicht die Pauschale für Übernachtungen als Werbekosten eingesetzt werden. Diese gilt nur für die Erstattung durch den Arbeitgeber. Wer Übernachtungskosten im Ausland absetzen will, muss Originalbelege der Hotels vorweisen.

4. Muss ich den Verpflegungsmehraufwand kürzen, wenn ich im Flugzeug eine Mahlzeit erhalte?
Antwort: Das kommt auf die Art der Mahlzeit an. Grundsätzlich müssen Geschäftsreisende seit der Reisekostenreform 2014 die Mahlzeiten an Bord anrechnen lassen, die Verpflegungspauschale also um den entsprechenden Prozentsatz von 20 Prozent (Frühstück) oder 40 Prozent (jeweils für Mittagessen und Abendessen) kürzen. Allerdings gilt das nur für solche Speisen im Flieger, die eine wirkliche Mahlzeit imstande sind vollwertig zu ersetzen. Für Snacks wie Chips, Salzgebäck, Schokowaffel, Müsliriegel, Laugenbrezel, Kuchen oder andere Knabbereien muss die Verpflegungspauschale nicht gekürzt werden. Man kann davon ausgehen, dass alles, was auf einem Tablett serviert wird, eine vollwertige Mahlzeit darstellt, um die die Spesen gekürzt werden müssen. In der Regel ist dies bei allen innerdeutschen und innereuropäischen Flügen in der Economy Class nicht der Fall. Travel Manager sollten in jedem Fall in ihrer Reiserichtlinie festschreiben, dass Geschäftsreisende alle Mahlzeiten sowohl am Boden als auch in der Luft in ihrer Reisekostenabrechnung anzugeben haben. Dann sind sie steuerrechtlich auf der sicheren Seite. Als vollwertige Mahlzeiten gelten dann aber eben nur jene Speisen, welche die eben genannten Kriterien erfüllen.

5. Gilt der Verpflegungsmehraufwand fürs Ausland auch dann, wenn der Geschäftsreisende erst abends an seinem Ziel im Ausland eintrifft, sich aber zuvor zu 90 Prozent im Inland bewegt hat?
Antwort: Bei Auslandsreisen bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Geschäftsreisende vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Es spielt keine Rolle, wie lange er zuvor im Inland unterwegs war. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland ins Inland gilt der Spesensatz des letzten Tätigkeitsortes im Ausland.

6. Mein Arbeitgeber hat für mich ein Hotel gebucht, in dessen Preis das Frühstück inbegriffen ist. Wenn ich das Frühstück aber nicht einnehme, muss ich den Verpflegungsaufwand trotzdem um die vorgeschriebenen 20 Prozent kürzen?
Antwort: Wird das Hotel vom Arbeitgeber samt Frühstück gebucht, so handelt es sich um eine vom Arbeitgeber veranlasste (und ja auch von ihm bezahlte) Mahlzeit. Der Geschäftsreisende ist daher gezwungen, eine entsprechende Kürzung der Verpflegungspauschale vornehmen, unabhängig davon, ob er das Frühstück tatsächlich auch eingenommen hat. Für Deutschland beträgt diese Kürzung immer 4,80 Euro, also 20 Prozent von der 24-Stunden-Pauschale in Höhe von 24 Euro. Fürs Ausland werden die in der Tabelle des Bundesfinanzministeriums genannten Spesensätze angesetzt. Laut Finanzministerium ist auch dann grundsätzlich zu kürzen, wenn Mitarbeiter das Frühstück aus nachvollziehbaren Gründen wie Lebensmittelallergie, veganer Lebensstil oder Verlassen des Hotels vor Beginn der Frühstückszeit nicht einnehmen konnten. Allerdings kommt in solchen Fällen eine sogenannte "Kürzung der Kürzung" in Betracht. Das heißt: Der Arbeitgeber darf dem Reisenden statt der zwar bezahlten, jedoch nicht eingenommenen Mahlzeit eine weitere gleichartige Mahlzeit zur Verfügung stellen. Für diese muss der Beschäftigte jedoch die entsprechenden Belege beim Arbeitgeber vorweisen. Der Mitarbeiter erhält in diesen Fällen vom Arbeitgeber also zwei Frühstücke gestellt, von denen er jedoch nur eines eingenommen hat. Übersteigt der Wert beider Mahlzeiten den Betrag von zusammen 60 Euro nicht, darf der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter auch das zusätzliche Frühstück steuerfrei gewähren und ersetzen. Der Geschäftsreisende setzt dennoch nur ein einziges Mal die Kürzung von 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale ein, innerhalb Deutschlands also 4,80 Euro. Alternativ kann der Arbeitgeber für das zweite Frühstück zum Beispiel einen Betrag von 6 Euro vom Beschäftigten verlangen, da das erste Frühstück ja bereits bezahlt wurde. In diesem Fall zahlt der Arbeitnehmer zwar die 6 Euro, muss den Verpflegungsmehraufwand im Gegenzug jedoch nicht um die 4,80 Euro kürzen.

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