Reisekostenabrechnung
Reisekosten richtig abrechnen
Eine Reisekostensoftware lohnt sich fast immer. Doch bei der Anbieter-Wahl sind einige Kriterien zu beachten.
Foto: iStockphoto
Formulare, Spesenlisten, Excel-Tabellen: Noch bis 2004 war jede Reisekostenabrechnung für Anna Solarski mit hohem Aufwand verbunden. „Alle Spesensätze mussten einzeln geprüft werden“, erinnert sich die Finanzbuchhalterin des Drucker- und Kopiererherstellers Kyocera Mita. „Das benötigte viel Zeit. Zumal wir personell stark wuchsen.“ Vor fünf Jahren entschied sich das in Meerbusch ansässige Unternehmen dann, für seine 320 Reisenden eine elektronische Kostenabrechnung einzuführen. Die Wahl fiel auf das System HR Works. „Eine tolle Erleichterung“, lobt Anna Solarski. „Die Einführung verlief problemlos, und die Abrechnung geht mittlerweile sehr schnell.“ Auch wenn immer mehr Firmen die Vorzüge der elektronischen Reisekostenabrechnung entdecken, durchgesetzt hat sie sich nicht. Noch nicht. „Das neue Reisekostenrecht von 2008 hat etliche Firmen aufgeweckt“, sagt btm4u-Beraterin Andrea Zimmermann. „Die Finanzkrise könnte dies verstärken. Denn Software bedeutet auch Kostentransparenz.“
Übersicht über Reisekosten
Ein wichtiges Argument für den elektronischen Weg: Reisemanager sehen, wer wann wie und wohin reist. Daten, die bei Verhandlungen hilfreich sind. Ein zweiter Aspekt ist die Zeitersparnis. „Pauschalen und steuerrechtliche Aspekte sind hinterlegt, Recherchieren ist überflüssig“, sagt Anna Solarski. Die Mitarbeiter geben ihre Reisen und Belege ins System ein, das Travel Management erhält danach eine E-Mail und leitet sie nach Prüfung an die Buchhaltung weiter.
Bei der Wahl des Anbieters sollte man sorgfältig sein. Simple Module, die keine Schnittstellen zur Buchhaltung bieten, sind oft nicht ideal. Beliebt ist die internetbasierte Methode, bei der jeder Nutzer die Daten automatisch weiterspielen kann. Doch auch hier heißt es aufpassen. „Der Anbieter muss die Software bei Steueränderungen sofort auf den neuen Stand bringen“, sagt Andrea Zimmermann. Alle Währungen, Umrechnungskurse, ausländische Spesensätze, kostenfreie Hotlines – ein Muss. Auch sollten die Schnittstellen stimmen. Hier empfiehlt sich Rücksprache mit der IT-Abteilung.
Alternative Outsourcing
A und O ist die Benutzerfreundlichkeit. Das System, in dem die Reisekostenabrechnung stattfindet, muss einfach zu verstehen sein – ohne großen Schulungsaufwand. „Testen Sie auf einer Personalmesse die Software anhand von echten Abrechnungen“, rät die btm4u-Chefin.
Eine Alternative ist, die Abrechnung komplett an einen externen Partner zu vergeben. Auf ein solches Outsourcing hat sich Numiga spezialisiert, aber auch ADP: ein System, für das sich der Autoelektronikspezialist Delphi entschied. Bis 1993 hatte das Unternehmen manuell abgerechnet, 2001 stellte es auf die ADP-Software um. Und wegen „knapper Personalressourcen in der Reisekostenstelle“, so Personalchef Dieter Endert, stieg man 2008 schließlich aufs ADP-Outsourcing um. „Die Mitarbeiter geben ihre Belege ab und erhalten wenige Tage später ihre Abrechnung per E-Mail“, schwärmt Endert. Zudem profitiere Delphi trotz des höheren Preises pro Abrechnung auch finanziell von der Auslagerung: „Bei 25.000 Abrechnungen im Jahr kommt da ganz schön was zusammen.“
Beliebter werden auch so genannte integrierte Systeme: Reisebuchung und Abrechnung in einem. „Gerade für kleine Firmen ist dies interessant, da es Arbeit spart“, wirbt Esther Stehning vom Anbieter Atlatos. Doch auch Konzerne finden Gefallen. „Bei integrierten System muss der Mitarbeiter nicht mehr zwischen verschiedenen Oberflächen hin- und herspringen“, sagt Michael Doerr, Travel Manager des Airbus-Herstellers EADS. Ein Vorteil – „denn schließlich gibt derjenige, der die Reise bucht, später auch seine Abrechnung ein“.
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