Reisekosten-Software

(0)

Reisekosten abrechnen mit System

Bei der Reisekostenabrechnung stecken bei vielen Unternehmen noch erhebliche Sparpotenziale. Vor allem der Umstieg von manuellen Verfahren auf elektronische Lösungen zahlt sich aus.

von Martin Jürs, 09.01.2015, 09:00 Uhr
Die manuelle Abrechnung von Reisekosten ist ein Zeitfresser.
Foto: Thinkstock

Da existiert noch gehöriger Optimierungsbedarf: Bei acht von zehn Firmen hierzulande mit zehn bis 500 Mitarbeitern werden Reisekostenabrechnungen mit Fehlern oder unvollständigen Unterlagen abgegeben. Das hat der VDR in seiner Geschäftsreiseanalyse 2014 ermittelt. Bei Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern müssen sich sogar 92 Prozent der Betriebe mit fehlerhaften Abrechnungen herumschlagen.

Eine erschreckend hohe Quote, die für jede Menge Arbeit in den Personal- und Buchhaltungsabteilungen führt und die Kosten in den Unternehmen in die Höhe treibt. Glaubt man dem VDR, dann lassen sich sogar rund die Hälfte aller indirekten Kosten auf ineffiziente Reisekostenabrechnungen infolge hoher Fehlerquoten und langer Bearbeitungszeiten zurückführen. Ein Grund hierfür ist die weitverbreitete Zettelwirtschaft bei der Abrechnung. Denn bei vielen Firmen werden die Dienstreisen nach wie vor manuell, also per Papierformular oder allenfalls unter Zuhilfenahme eines Excel-Sheets abgerechnet – entsprechend hoch ist die Fehleranfälligkeit.

Eine Alternative stellen elektronische Abrechnungslösungen dar. Sie sorgen für optimierte Prozesse, eine erhöhte Transparenz und letztlich auch für eine verbesserte Wirtschaftlichkeit. Je nach vorherigem Verfahren ist alein in der Buchhaltung bei Einsatz einer Abrechungssoftware eine Arbeitszeitersparnis von 25 bis zu 50 Prozent möglich, sagt die Unternehmensberaterin Andrea Zimmermann.

Nach Untersuchungen der Aberdeen Group können Unternehmen, die zum Beispiel im Monat um die 5000 Reisekostenabrechnungen bearbeiten, durch die Automatisierung dieses Prozesses bis zu 700.000 Euro im Jahr sparen.

Foto: BizTravel

Manuelle Berechnung von Verpflegungspauschalen

Auch wenn sich solche Summen sicherlich nur bei Großunternehmen mit einem entsprechenden Reisevolumen erzielen lassen, so gilt allgemein: Das Einsparpotenzial gerade bei den indirekten Kosten ist umso höher, je weniger der Prozess automatisiert ist. Glaubt man den Angaben des Dienstleisters Mobile Xpense, sind hier Senkungen um bis zu 65 Prozent möglich. Erreicht wird dies unter anderem durch den Wegfall doppelter Eingaben und manuellen Errechnens von Verpflegungspauschalen. All dies – und mehr – wird von den Abrechnungssystemen übernommen.

Bei der Auswahl einer entsprechenden elektronischen Lösung haben die Unternehmen buchstäblich die Qual des Wahl. Es gibt zahlreiche Systeme, angefangen von vergleichsweise einfachen Desktop-Lösungen über Web-basierte Anwendungen bis hin zu Anwendungen in der Cloud. Am Markt setzen sich dabei zunehmend sogenannte SaaS-Systeme (Software as a Service) durch, wie sie etwa von Unternehmen wie i & k (Wintrip), Concur, HR Works, Mobile Xpense und Viatos angeboten werden.

Dienstleister für die Reisekostenabrechnung

Wer mit dem Thema Reisekostenabrechnung so wenig wie möglich zu tun haben möchte, kann diese auch auslagern. Ein Service, wie ihn zum Beispiel Hansalog, ADP oder der zu BCD Travel gehörende Dienstleister Numiga anbieten. Hier werden dann extern Belege kontrolliert, Erstattungszahlen angestoßen und auch die Abrechnungsunterlagen archiviert – eine Lösung, die sich vor allem für Firmen mit vielen Dienstreisen und Abrechnungen eignet. Aber auch beispielsweise i & k, deren Reisekostenlösung Wintrip bei mehr als 700 Kunden in der privaten Wirtschaft und im öffentlichen Dienst im Einsatz ist, bietet zusätzlich zur SaaS-Lösung das klassische Outsourcing an.

Überhaupt haben sich einige Dienstleister auf die unterschiedlichen Bedürfnisse der Unternehmen eingestellt und bieten verschiedene Lösungen an. Mobile Xpense zum Beispiel hat drei unterschiedliche Pakete im Portfolio. Das Tool Xpense Xpress ist eine Plug-Play-Lösung für kleine Unternehmen mit 700 bis 800 Abrechnungen im Jahr. Für größere Firmen gibt es die Produkte Corporate und Enterprise.

Schnittstellen müssen passen

Egal aber, wie leistungsstark das einzelne Tool ist, ein entscheidender Faktor für die Wahl einer Software ist deren Kompatibilität mit den bestehenden IT-Systemen des jeweiligen Unternehmens. „Extra-Schnittstellen und komplexe Prozesse müssen oftmals separat programmiert werden, was teilweise deutliche Mehrkosten verursacht“, sagt Beraterin Zimmermann. Wichtig sind neben der Anbindung ans Rechnungswesen zudem Schnittstellen zu den Personalstammdaten sowie die Möglichkeit für den Import von Kreditkartendaten – eine Funktionalität, die die Systeme der größeren Anbieter mittlerweile alle bieten.

Zusehends in den Fokus rückt das Thema Datenschutz. Unternehmen, die auf online-basierte oder Cloud-gestützte Anwendungen setzen, wollen wissen, wo ihre Daten gehostet werden. Der Anbieter i & k etwa wirbt daher mit seinem in Deutschland betriebenen Hochleistungsrechenzentrum. Concur, mit Zentrale in den USA, hat ebenfalls auf die Befindlichkeiten er hiesigen Kunden reagiert und 2013 eigens eigene Serverkapazitäten in Europa aufgebaut.

Weitere Business Travel-Themen

Geschäftsreisen
(0)

Clever Reisekosten senken

Ob bei Flug, Hotel oder internen Prozessen: Viele Firmen sehen die Sparpotenziale im Travel Management als ausgeschöpft an. Dabei gibt es durchaus neue Mittel und Wege, die Kosten weiter zu senken. Sieben ungewöhnliche Ideen und Produkte hat BizTravel unter die Lupe genommen. mehr

 
© 2016 FVW Medien GmbH, Alle Rechte vorbehalten
Impressum AGB Datenschutz Kontakt Media